為什麼電子郵件封存是您未曾用過的最佳電子郵件功能的 5 個原因

無論您是否在公司的環境下工作,每天可能都需要傳送和接收多封電子郵件。您可透過電子郵件快速便利地與同儕、同事、客戶、朋友和家人進行溝通。當然,電子郵件是公司中非常熱門的溝通工具,一部分是因為它能夠記載交談並且做為可搜尋的資訊存放庫。

事實上,根據多項研究顯示,電子郵件和訊息系統中包含了組織四分之三的智慧財產權。也就是說,保護這些資料 (而不只是將它們丟到垃圾桶) 是至關重要的任務。不過,保留如此龐大的資訊可能會使貴公司的儲存伺服器超載。

什麼才是最佳解決方案呢?

電子郵件封存是大家耳熟能詳且行之有年的工具,何不讓更多的公司採用此工具呢?以下是使用電子郵件封存解決方案的五大優勢:

  • 儲存。 將電子郵件資料儲存在線上伺服器時,這些資料在佔用更多伺服器空間時可能會大幅降低效能。僅有的其他選項包括刪除所有電子郵件 (這不是明智之舉,因為會永久遺失重要資料),或是將電子郵件資料儲存在其他位置。電子郵件封存遵循後者這個選項,並將資料移至安全的異地伺服器或雲端環境。某些解決方案使用進階壓縮和/或重複資料刪除功能,減少封存所需的磁碟空間,有時可高達 50% 或更多
  • 還原。 視您原有的備份解決方案而定,電子郵件封存可在隨時需要還原資料時加快程序。這是因為已封存的資料佔用較少的空間。此外,由於郵件伺服器的資料載入減少了,還原未封存電子郵件會變得更加快速簡易。
  • 安全性。 雖然舊電子郵件在您的「視線之外」且儲存在其他位置,但不代表它們就沒有受到與即時收件匣環境中的電子郵件同等的保護。如果您採用適當的電子郵件封存解決方案,就能透過持續資料備份和頂級災害復原功能原樣保留和保護資料。為獲得最佳服務,請尋找具有 99.9% 上線時間的保證且含補償方案的服務等級協定,能提供可靠性、可用性和效能的提供者。
  • 生產力。 當線上伺服器因不計其數的電子郵件資料而陷於停滯狀態時,這會讓搜尋特定電子郵件或特定主旨變得疲憊不堪且速度緩慢。此外,員工可以擺脫電子郵件信箱配額和設定自動電子郵件封存,而不必再像以往一樣耗費寶貴的時間刪除電子郵件或將電子郵件移至 PST 檔。最後,當您讓員工能夠輕鬆存取已封存和備份的電子郵件資料時,員工就會獲得自行掌控這些資料的權利,這表示就不必請 IT 部門為他們執行相關工作。
  • 合規性。 大多數產業會要求組織保留業務記錄。由於電子郵件通常包含此類記錄,刪除電子郵件是絕不可行的做法。某些產業 (例如醫療保健業、金融服務業、製藥業和能源業) 針對必須保留的業務記錄甚至有更嚴格的相關規定。

考慮電子郵件封存解決方案時,請記得調查提供者並選取可提供易於使用解決方案的提供者,讓您保有掌控的能力,並維護高標準安全性和可靠性。

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