貴公司需要內部網路的五個原因

在伺服器機房中使用膝上型電腦工作的男士

撰稿者:Microsoft 特邀作者 Sam Marshall

如果您是一個不斷成長之組織的一份子,您可能會發現,當每個人都在同一個辦公室時,曾經很容易的事情現在變得令人沮喪。

隨著人們越來越分散、在家工作或分散在多個樓層,更新和新聞越來越難以協調。人們在電子郵件清單中被遺漏,並開始抱怨他們永遠找不到正確的文件。這些都是您需要內部網路的跡象。

您可以將內部網路視為私人網站。它是新聞、資訊和分享的首選場所。取得內部網路的五大理由是:

1) 有效溝通。 在人們抱怨太多郵件,或者因為瑣碎的更新而忽略了重要的公告之前,電子郵件清單的作用已有所侷限。內部網路可讓您收回主導權,因為您可以將頭條新聞固定在頁面頂端。

有關停車場和 IT 升級的行政更新不會消失,但您可以將它們放在頁面上的次要位置,而不用傳送到收件匣中。

2) 有效合作。 針對文件共同作業,如果您仍然使用共用磁碟和電子郵件附件,那麼您可能已體驗過有人花了一整晚的時間對錯誤版本進行更新的情況。

不一定需要這樣。大多數現代內部網路都為您提供了一個位置,可以讓多人在相同檔案上作業,並且始終擁有最新版本。

更好的是,它們提供了討論的空間,因此每個人都可以看到評論,並且對要完成的事項有共識。

3) 使資訊易於查找。 您的內部網路可以是您所有受信任資訊的家。您可以確保只有一個複本,而且每個人都可以存取最新的原則、程序和產品資訊。這不僅節省了時間,而且對於需要了解當前流程的合規性而言,也是至關重要的。

4) 降低風險。 人們只是想完成工作。如果他們在個人生活中使用了一個好用的工具,他們也可能開始將它用於工作上。但是,將消費者層級的工具用於共用文件或小組討論,會對您的安全造成風險。如果員工離職去競爭對手那兒工作,卻仍然可以存取這些檔案怎麼辦?您可以直接封鎖服務,但更好的方法是為員工提供部網路做為妥善管理的解決方案。

5) 減少管理成本。 低效管理會浪費多少時間?重複撥打電話以查明是否已滿足要求?使用電子郵件要求更新人力資源記錄?使用內部網路輕鬆就能將表單放在網路上,讓一次就把事情做好變得更容易。

設定內部網路可以很快速便宜。請參閱我的其他文章,以了解如何選擇適合貴公司的內部網路軟體。

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Sam Marshall 是 ClearBox Consulting 的經營者。他的推文發佈在 @sammarshall

關於作者

Sam Marshall is the owner of ClearBox Consulting. His current activities focus on intranet strategy, the growth of the digital workplace, the business side of SharePoint, and the use of social media tools for collaboration and communication. Sam has over 15 years of intranet and digital workspace experience and has helped large companies across the UK develop their systems and people He tweets at @sammarshall

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