資料庫軟體如何改善企業的效率和速度

雖然這在科技公司顯然會很暢銷,所有企業都應善加利用資料分析和資料庫軟體。McCownGordon 是一間總部設於堪薩斯城的建設公司,重視從對其工作和客戶關係採取資料導向方法所取得的深入解析、生產力和組織。

該公司的工程估價師 Jesse Dull 表示:「資料至關重要。資料是我工作的全部」。

McCownGordon 管理一棟新建築物的整個施工流程,從概念和設計到完工。亦即建立預算、僱用廠商、追蹤用品 – 篩選和理解巨量資料。使用資料庫軟體可協助 Dull 這類工程估價師管理資訊、贏得客戶信任,以及順利掌握工程 (和其數百名員工) 的進展。

虛擬檔案櫃

僱用廠商佔了工程估價師工作的很大一部分,透過審查出價,看看哪些是合格且符合預算的合作夥伴。Dull 表示:「我們一個工程不論去到何處都有 50 到 100 個出價。我以前第一次開始估價時,我總是隨身帶著一個小型的滾輪檔案櫃,裡面存放了每一個出價,並且印出每個標籤」。

如今,大家都沒有時間篩選塞滿書面文件的檔案櫃。「以越來越快的速度移交預算或估價的需求,是我們產業面臨的其中一項困境。而線上資料管理確實能協助我們的團隊保持協調,以最新資訊維持最佳速度」。

有了生產力工具和線上儲存空間之後,Dull 淘汰了滾輪檔案櫃,支持改用更容易攜帶的設備 – 智慧型手機。「我們徹底移轉為將一切保存在共用筆記和資料庫管理系統中。因此,現在工程團隊中的所有人都能存取歸檔櫃,而不是只有我能夠存取」。

以易於存取的資料贏得信任

在新工程破土之前,承包商必須先與客戶之間建立強大的信任基礎,而資料在這之中扮演了很重要的角色。「McCownGordon 的工程前期團隊是我們公司與眾不同之處。我們致力於建立信任。我們採行開卷式策略,開誠布公地向負責人呈現一切」。

當客戶想要僱用適合的承包商時,充分理解工程 (尤其是非營造業者) 是不可或缺的基礎。而且不會有一模一樣的兩個客戶。估價師必須了解與工程相關的所有資料、吸收資料,並讓每個特定客戶都能輕鬆理解資料。

Dull 表示:「如果對方是一間銀行,而且想要深入了解工程的基本要點和詳細資料,我們很樂意向對方呈現,坐下來仔細說明我們得出此工程數字或成本的步驟。然而,相反地,假設對方是教堂的建築小組委員會且不了解或不喜歡工程的基本要點,我們可以退一步只向他們呈現高層次的摘要。『您在聖殿花了 X 金額,而您在公共空間花了 Y 金額。』 主要就是了解特定的客戶,並用對方的語言溝通,以及提供價格」。

向不同的客戶陳述時,McCownGordon 會使用資料視覺效果來讓數字更易於理解。Dull 表示:「因此,當我們開始發表工程或發表估價時,並非所有人都會想要看到試算表,所以我們會以視覺化的方式發表。根據客戶而定,有時候是圓形圖,有時候是劃分為多個部門的橫條圖。我們會根據每個不同的客戶提供量身訂做的圖表。

掌握進度

攪拌了混凝土且開始施工之後,資料庫軟體仍扮演著推動工程進展的關鍵角色。在工程進行的過程中,意料之外的事件、預算調整,甚至是氣候,都會讓事情變得失常。無論發生任何複雜的情況,工程估價師都需要與現場員工合作 (例如監督工地所有活動的監督者 Paul Cook),讓工程如期進行且符合預算。

Dull 表示:「重返正軌的藍圖會隨著我們所有的資料進行備份:我們的詳細估價,我們的出發點。目標在於協助對方了解,進而做出希望如何花費其資金的相關決策」。

Cook 指出其線上工具對此程序有何助益。Cook 表示:「試算表會顯示決策已對我們的時間與金錢有何影響,而我們可以發現問題,進而採取矯正措施」。

成功的關鍵

McCownGordon 員工所做的一切,都是為了構築並維持客戶對他們的信任。Dull 表示:「這樣的信任至關重要。這與我們的公司使命密切相連。完整性、績效和關係是我們的核心價值。正因為贏得這樣的信任,讓負責人知道我們是他們的後盾,無時無刻捍衛他們的最佳利益,我們才能成為出類拔萃的公司」。

正確的管理和資料分析 (英文)是 McCownGordon 此類公司成功的關鍵。如 Cook 所說:「時間與金錢是業務的要素。如果我們雜亂無章,只是在浪費彼此的資源而已」。

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