本文說明如何為貴公司選擇適合的內部網路軟體

在伺服器機房中使用壁掛式螢幕的男士

撰稿者:Microsoft 特邀作者 Sam Marshall

如同公司內的許多工作,若要選擇適合的內部網路軟體,您應該從重要的成果開始著手,以逆向工作的方式往前回推。

即使只是一頁的計劃書,請在計劃中闡述內部網路的商務案例,以及您想要它如何改變員工的工作方式。與專案關係人和您的員工溝通有助於了解最重要的事項為何。每個人員的內部網路成本從幾塊錢到數百元都有可能,因此對於其優點有初步了解可協助您制定按比例分配的預算。

接下來,您要選擇的是功能、廠商,以及您的技術需求。

功能

所有內部網路軟體都能讓您建立頁面和發佈新訊。幾乎全部都有社交功能,例如說讚、留言和分享。確認所有功能在行動裝置上都能正常運作。

讓內部網路軟體脫穎而出的關鍵,就是易於使用。您可以變更商標,但是很難變更介面。對於發佈資訊的人員,介面特別重要,如果很難變更介面,內部網路的使用頻率可能就會下降。

某些平台比其他平台更有彈性,因此如果您想要與其他系統整合或自訂功能,請提早留意。

廠商與合作夥伴

如果您是第一次接觸內部網路,則擁有適合的支援服務可能比軟體更有幫助。有些廠商也提供服務。SharePoint 等較大型的平台是透過合作夥伴網路來營運。要注意的事項包括:

  • 關係潛力。 他們是否在當地且容易拜訪?他們是否與您的產業合作且了解您的業務?
  • 服務。 他們是否只提供技術協助,或是還能提供設計、內容和啟動建議?
  • 軟體追蹤記錄。 產品更新的頻率為何?是否有活躍的使用者社群?
  • 業務追蹤記錄。 他們的信譽如何?您是否可以和目前的客戶對談?何時提供支援服務時間?

技術需求

您的軟體選項可能會受到 IT 因素 (例如與其他系統的相容性) 限制。許多公司喜歡以一個平台 (例如 Microsoft) 來標準化。

使用雲端式內部網路有很大的優點,因為您不需要擔心伺服器、更新和容量。不過,安全性和法規限制可能會禁止使用這個選項。

示範和選擇

您有了候選清單之後,請安排示範來了解各產品。初期可能是進行網路會議,但之後,與廠商建立直接且密切的關係是非常重要的。要求您自己的示範空間,以便您直接試用產品。

準備要正式提案的時候,花一些時間解釋您預期的業務成果。分享您所觀察到員工如何使用內部網路的一些案例。這樣就能提供廠商更多脈絡,而不是只列出功能清單,如此一來,就能以廠商建議的其他方法來達到成果。

最終選擇

選擇容易維護並能夠隨公司成長的內部網路軟體是非常重要的。但不要執著於功能:長期充分運用內部網路比內容更為重要,因此請挑選能讓您輕鬆專注在內容上的平台。

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Sam Marshall 是 ClearBox Consulting 的經營者。他的推文發佈在 @sammarshall

關於作者

Sam Marshall 是 ClearBox Consulting 的負責人。他的推文發佈在 @sammarshall

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