本文說明如何為貴公司選擇適合的內部網路軟體

在伺服器機房中使用壁掛式螢幕的男士

撰稿者:Microsoft 特邀作者 Sam Marshall

如同公司內的許多工作,若要選擇適合的內部網路軟體,您應該從重要的成果開始著手,以逆向工作的方式往前回推。

即使只是一頁的計劃書,請在計劃中闡述內部網路的商務案例,以及您想要它如何改變員工的工作方式。與專案關係人和您的員工溝通有助於了解最重要的事項為何。每個人員的內部網路成本從幾塊錢到數百元都有可能,因此對於其優點有初步了解可協助您制定按比例分配的預算。

接下來,您要選擇的是功能、廠商,以及您的技術需求。

功能

所有內部網路軟體都能讓您建立頁面和發佈新訊。幾乎全部都有社交功能,例如說讚、留言和分享。確認所有功能在行動裝置上都能正常運作。

讓內部網路軟體脫穎而出的關鍵,就是易於使用。您可以變更商標,但是很難變更介面。對於發佈資訊的人員,介面特別重要,如果很難變更介面,內部網路的使用頻率可能就會下降。

某些平台比其他平台更有彈性,因此如果您想要與其他系統整合或自訂功能,請提早留意。

廠商與合作夥伴

如果您是第一次接觸內部網路,則擁有適合的支援服務可能比軟體更有幫助。有些廠商也提供服務。SharePoint 等較大型的平台是透過合作夥伴網路來營運。要注意的事項包括:

  • 關係潛力。 他們是否在當地且容易拜訪?他們是否與您的產業合作且了解您的業務?
  • 服務。 他們是否只提供技術協助,或是還能提供設計、內容和啟動建議?
  • 軟體追蹤記錄。 產品更新的頻率為何?是否有活躍的使用者社群?
  • 業務追蹤記錄。 他們的信譽如何?您是否可以和目前的客戶對談?何時提供支援服務時間?

技術需求

您的軟體選項可能會受到 IT 因素 (例如與其他系統的相容性) 限制。許多公司喜歡以一個平台 (例如 Microsoft) 來標準化。

使用雲端式內部網路有很大的優點,因為您不需要擔心伺服器、更新和容量。不過,安全性和法規限制可能會禁止使用這個選項。

示範和選擇

您有了候選清單之後,請安排示範來了解各產品。初期可能是進行網路會議,但之後,與廠商建立直接且密切的關係是非常重要的。要求您自己的示範空間,以便您直接試用產品。

準備要正式提案的時候,花一些時間解釋您預期的業務成果。分享您所觀察到員工如何使用內部網路的一些案例。這樣就能提供廠商更多脈絡,而不是只列出功能清單,如此一來,就能以廠商建議的其他方法來達到成果。

最終選擇

選擇容易維護並能夠隨公司成長的內部網路軟體是非常重要的。但不要執著於功能:長期充分運用內部網路比內容更為重要,因此請挑選能讓您輕鬆專注在內容上的平台。

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Sam Marshall 是 ClearBox Consulting 的經營者。他的推文發佈在 @sammarshall

關於作者

Sam Marshall is the owner of ClearBox Consulting. His current activities focus on intranet strategy, the growth of the digital workplace, the business side of SharePoint, and the use of social media tools for collaboration and communication. Sam has over 15 years of intranet and digital workspace experience and has helped large companies across the UK develop their systems and people He tweets at @sammarshall

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