提升工作場所的溝通並拓展業務

指向大螢幕的女士正在對使用膝上型電腦的一群人說話

大家都知道,不良的溝通對組織而言有害無益,但害處到底有多大,可能會讓人感到驚訝。根據 Society of Human Resource Management (SHRM) 的《溝通不良的代價》研究指出,「針對擁有 10 萬名員工的 400 間公司進行調查,每間公司指出他們因為公司對員工或是員工對員工之間的不良溝通,而每年平均損失六千兩百四十萬美元。」 雖然您的小型企業規模和調查中的公司相比沒那麼龐大,但還是無法免疫於溝通不足所帶來的影響。

事實上,與大規模的企業相比,由於您的員工很有可能身兼數職、事務多頭並進,因此以最適合您小組的方式確保清楚明確的通訊,對小型企業而言甚至更為重要。幸好,市面上有非常多的科技和資訊,能幫助您開拓清楚的溝通管道,並和您最仰賴的員工保持良好的溝通。

利用技術,但要去蕪存菁

無庸置疑地,技術很美妙,但必須要審慎選擇、明智使用。與其在內部溝通上零散地個別擁有員工內部網路、社交內部網路、專案管理工作區、立即訊息、私人聊天室、電子郵件、影片頻道等工具,還不如選擇一個囊括了所有功能的解決方案。這樣一來,大家比較容易進入狀況,也可以提高使用這些工具的意願和機會。但是哪些工具才是真正必要的呢?

  • 電子郵件:現今,電子郵件已經不可或缺。要連絡公司內外的人,最好的方式就是透過電子郵件。記得選擇雲端式的電子郵件用戶端。這樣一來,不只可以讓您輕鬆地從任何裝置存取郵件,而且所有郵件都備份在雲端,安全性防護也永遠會自動更新到最新版本。
  • 共同作業工作區:一個安全而有效率的工作區 App 可提供強大的立即訊息和視訊會議功能讓員工彼此連線,再加上即時共用檔案與共同作業,小組成員可以輕鬆地針對專案進行共同作業、討論問題、共用文件,並建立互信互賴的工作關係,幫助您發展成功所需的工作文化。而且因為員工不論使用桌上型電腦、膝上型電腦、平板電腦或是手機,都可以透過 App 做到這一切,您也可以不需要顧慮地理位置地限制,甚至跨國聘用最好的人才。
  • 工作流程與工作管理解決方案:不管是何種企業,維持井然有序都非常重要,但如果您是員工人數不多的小型企業,事務的優先順序有可能會迅速轉換,導致狀況混亂不清,進而嚴重影響生產力。不過,有了工作流程與工作管理軟體協助您擬訂專案計畫,您就能確保小組理解事務處理的優先順序、清楚哪些任務需要在何時完成,還能回傳狀況更新並讓同一小組的成員共用檔案。

詢問員工想要或是需要什麼

雖然工作文化是自然而然發展出來的,但是創造一個真正具有包容、合作、快樂和高生產力特質的空間還是需要一點方法。畢竟最近的 Gallup 調查顯示,「70% 的美國員工在工作上不投入」,而不夠投入又會產生倦怠感、生產力低落,甚至會導致惡劣的職場環境。

可惜的是,人們不容易在面對直接詢問時給出認真、誠實的答案。或許是因為缺乏匿名性,也或許是單純因為沒時間好好思考這個議題。因此,使用 App 給予人們需要的空間,讓他們提供真誠的答案,這樣更能讓您和員工建立連結,也提高他們針對工作排程給予回應的機會。在您選擇 App 時,尋找一個具備能讓您順暢排程員工活動、向小組要求資訊 (不論小組是大是小),或甚至是建立調查、將調查發送給每個人並收集回應 (匿名或非匿名) 的功能。只要可以讓您和您的小組順利溝通、找出他們對公司的意見想法,並且讓他們表達需求,這類 App 都可以幫助您建立一個讓大家都覺得受到接納並有成就感的工作文化。

如何有效溝通

不論是大學課程或高階主管研討會都教過有效的溝通技巧,但等到畢業進入真正的職場並開始工作以後,學過的早忘光了。而且雖然有很多改善溝通的祕訣,但最好的祕訣往往是最簡單的,例如:

  • 讓訊息清楚明確、選擇簡單的字句,然後捨棄術語。雖然您的小組應該要知道相關術語的意思,但這麼做還是容易阻礙理解。事實上,使用術語被視為壞習慣,許多學校都開始教導他們的商學院學生如何在談話裡面避免使用術語,而且美國政府也創立了 PlainLanguage.gov 這個網站,旨在協助政府員工建立「方便民眾閱讀、理解並使用政府通訊」的文件。
  • 親自到您小組的所在地點與他們面對面。如果您的資料顯示您的員工偏好傳統的溝通方式,而沒那麼喜歡透過電子郵件傳送的文字或影片訊息的話,那您就該這麼做。如果調查顯示他們偏好在有重大事情要宣布的時候面對面進行,或是使用即時串流會議,那您就該這麼做。畢竟,LinkedIn 上有一篇文章指出,「內部溝通是近 79% 組織成功的關鍵因素」,因此務必要使用您小組最能接受的方式來建立連結並傳達訊息。此外,還能節省時間。
  • 有大型宣告、重要的公司新聞或是重大訊息 (例如福利上的變動) 要傳達時,最好也像進行對外發布那樣遵照一個通訊計畫範本。這樣可以幫助確保您的訊息 (不管是書面還是口語) 不僅清楚明確,而且包含了所有的相關資訊。此外,等訊息擬定完成後,還可以請您信賴的另一人為您提供改善的意見。
  • 透過視覺效果強化文字效果。根據 Social Science Research Network 指出「我們當中有 65% 的人是靠圖像學習」,而且一項來自 3M 的調查顯示「我們處理圖像資訊的速度比文字資訊快 6 萬倍」,所以盡量為您的小組提供圖片、圖表、影片、資訊圖表等視覺輔助,幫助大家理解您需要完成什麼以及希望達成什麼。

當然,想要改善員工之間的溝通和參與程度,並沒有一勞永逸的解決辦法,但透過嘗試新技術和新的商業溝通方法,就可以避免誤會、消弭傳言並節省時間,甚至還能改善小組之間的合作關係、員工看待公司的態度,以及提高收益。畢竟 Aon Hewitt 報告顯示「員工參與度每提高 1%,可以預期公司的銷售額會提高 0.6%」,所以只要是可以讓員工更加投入的舉措,都是值得投資的。

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