使用簡單好用的工作管理軟體讓工作持續不間斷

對於某些人來說,保持井然有序是一種生活方式。他們會提前幾週計畫好要做的菜並列出購物清單,他們會追踪所有的工作專案,並且似乎總是有辦法掌握到期日、下一步要做什麼,以及應該注意哪些狀況,而且他們永遠不會錯過最後的期限。不過,對於在時間管理上覺得有困難、管理有許多參與者參與的大型專案,或是只想要更順利地掌握待辦事項清單的人而言,透過某種形式的工作管理員就能有所助益。

工作管理軟體不僅可以幫助您工作得更有效率、排出您與其他人的專案的優先順序,還可以幫助您在工作與生活之間取得更好的平衡 (因為您不會再因擔心記不住待辦的工作事項而感到焦慮)。

當然,最佳的工作管理員就是您真正會使用的那一個,但如果您是剛想要嘗試工作管理員的新手,要了解哪些功能和特點是您真正會用到的其實並不容易。所以,我們來看看該尋找注意的一些重要特質,並探索它們如何能改善您自己以及與他人合作時的工作方式。

  • 專案中樞:將所有專案都集中到同一個地方,您就能追踪一個或多個專案的工作,以及與您合作的小組的工作。在這個中樞裡,您應該要能清楚看到每個人的進度,這表示參與專案的每個人都可以完全掌握哪個專案今天到期、下一個到期的是哪個專案,以及完成整個專案的排程日期。
  • 接受工作:如果您是專案經理或小組負責人,您的工作管理解決方案應該要讓專案中的每個人都有機會接受工作,並讓負責專案的其他人看到誰已經著手進行哪些工作。這樣一來,就不會搞不清楚誰該負責什麼,或是同一件事重複處理。
  • 依存的工作觸發程序:理想情況下,在這個中樞裡,每完成一項工作就應該讓負責下一個工作的人知道文件已備妥,可以開始進行。舉例來說,如果您的工作是建築業,在工作管理員中將施工圖標記為已完成即可自動對您的同事發出通知,讓他知道現在該將施工圖交出去申請建築許可,工作流程進度就能順暢地進行下去。
  • 工作管理員 App:現今的員工極富行動力,可隨處工作,因此選擇的工作管理員不僅要能在膝上型電腦和桌上型電腦上運作,也要能在手機或平板電腦上運作。使用工作 App 可讓您存取在辦公室工作時一樣的資訊,您就可以隨時隨地追蹤專案的進度。
  • 檔案儲存:工作管理軟體讓您能儲存並整理資源檔案 (例如文件、試算表和影像),可有效確保您所處理的訊息不會出錯。如果您可以將特定文件附加到特定的工作上,這樣會更好,因為這能進一步減少哪些資訊該對應到哪項工作的任何混淆。

有了適合的工作管理員,就能輕鬆保持進度。透過這樣一個能將工作指派給自己或是群組中其他人的工具,就能輕鬆讓每個人都確切知道有哪些工作需要完成以及需要完成的時間。而且有了這個將檔案附加到工作的功能,您的小組不必先搜尋正確檔案、資料或資訊,就能開始工作。對於經常出差或是遠端工作的小組而言,存取工作管理 App 可讓每個人在出差或是遠端工作時掌握工作狀況,更容易在上班時提升生產力,並且能在休息時真正放鬆。

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