利用電子郵件和時間分析大幅提升效率

不斷進入信箱的電子郵件會迅速把原本可以應付的待辦事項清單變成工作日的噩夢。數十封 (或數百封) 郵件會打斷您正在專注處理的事情、增加您的壓力,還會打亂您理想的工作流程。有時候可能一不小心,甚至就算小心也一樣,讓電子郵件變成第二份全職工作了。

不用說,處在這種混亂當中不會是長久之計。幸好,個人分析工具可讓您深入解析您日程上的安排及電子郵件使用習慣。您可以利用分析結果制定策略、調整流程並設定界限,這將為您省下大量的時間。

理解您的收件匣

知識工作者平均一天花費 28% 的時間處理電子郵件,您呢?您在閱讀與撰寫郵件上花費多少時間?閱讀率和回覆時間是多少?您和同儕與同事之間是否能有效溝通?

那是很長的問題清單,但是電子郵件分析會為您提供有幫助的答案。假設您想要深入了解您與某位特定客戶的互動情況。而您發現您花很久的時間審慎撰寫定期更新報告是浪費時間,因為您的連絡人甚至沒有打開您的電子郵件。這代表什麼?您或許應該直接列出重點就好,並且尋求其他方式與那位連絡人溝通。

或者,您發現下午 3 點後發送的郵件平均需要很長的時間才會收到回覆。這種資訊可讓您精確建立寄送郵件的窗口,將效率最大化。花越少的時間等待被對方忽略的信件,效率就越高。

掌控您的排程

現代人很難擁有一段不會被打斷的時間。電子郵件、會議和電話雖然必要,但通常也是煩人的干擾。當您感到注意力多半無法集中時,要好好完成工作就會非常困難。該怎麼解決呢?讓時間分析協助您評估隱藏的效率殺手。

時間分析可讓您迅速檢視您多常享有不被打斷的工作時間、您多常於一般上班時間之外工作、您每週參加幾次會議...等等,項目還不只這些。一旦掌握了全貌,您就能總體改變您的工作習慣。

發現您的平均空閒時間只有半小時?每天在您的行事曆上保留兩小時用來埋頭工作。向您的同事清楚說明,這兩小時讓您留在辦公桌前非常重要。如果您在這段保留時間內收到會議通知,詢問是否可以重新安排會議時間。如果您認為您實際上不需要與會,不要害怕禮貌地拒絕。

您也可以在回覆電子郵件上採用相同的做法。每天選擇兩個時間區塊,或許各 30 分鐘,來回覆累積的郵件。同樣將這兩個時間區塊加入行事曆,讓同事知道您正在忙。

為您的工作時間做主

如要完全發揮工作時間的效率,還有其他的個人分析工具可以利用。例如,網路的深入分析能診斷您和連絡人之間的狀況。您最常聯繫的是誰?您和誰有可能會失去聯繫?獲得這些資訊能幫助您維持關係,並確保優先順序較低的專案不會被遺漏。

同樣地,會議品質功能也可提供深入分析,幫助您了解為什麼有些會議的效果不如預期。多工的情況太多?會議時間過長?時間不夠?也許您會發現甚至沒有必要每週參與簽到會議。

總歸來說

今日的辦公室絕對少不了電子郵件,這點不會改變。可以改變的是,您如何管理電子郵件,以及如何管理您的一天。使用個人分析可協助您調整時間,讓您更有效率地工作。小小的改變,就能產生巨大的影響。

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