透過商務程序自動化讓工作現代化

俗話說,活在過去的人不會有未來,對於拒絕接受現代技術所帶來的好處的組織而言,也是如此。不論我們喜歡與否,今日的商業世界節奏快速,而且往往讓人覺得似乎不可能跟得上瞬息萬變的趨勢。再加上客戶都希望能立即得到服務,這足以讓任何業務人員感到頭疼。要和這個時代與技術保持並進的一個方式是商務程序自動化。商務程序自動化軟體讓貴組織將耗時的工作轉為自動化,進而最佳化營運成效,讓公司的效率更上一層樓。此外,程序自動化讓您的員工將技能發揮在所聘雇的工作上,而不是將寶貴的時間用來處理例行工作。

BPA 軟體能為您執行哪些工作

一份 2013 年 CompTIA 發表的研究指出,公司希望 BPA 軟體能改善的五個層面包括:拖延效率的瓶頸 (48%)、重複作業 (46%)、各部門間的不良互動 (39%)、難以找到需要的文件 (33%),以及缺乏商務程序的可見度 (27%)。

具體說來,商務程序自動化可用來精簡各種流程,包括:

  • 文件管理
  • 自動化工作流程
  • 透過電子郵件發出工作提醒
  • 電子郵件行銷活動
  • 感謝函
  • 付款提醒
  • 文件檢閱與核准
  • 管理員工要求

一旦決定了需要自動化的程序有哪些,您就能透過訂出步驟、設定提醒和核准,模擬您通常以手動方式執行的實際流程。常見的使用領域包括行銷、客戶管理及客戶支援。

商務程序自動化的好處

除了能簡化流程,實作商務程序自動化還有許多好處,其中包括:

  • 降低成本。由於使工作量降低,因此能雇用較少的人員。
  • 更有效地利用人力。例如,經理可以花更多時間指導員工、關切重要的工作,而不是被淹沒在審核、批准和請求等雜務中。
  • 改善共同作業。BPA 軟體可用來創造一個小組成員共用檔案的空間,如果文件經過更新或變動,或是由一名小組成員指派給另一名小組成員,所有成員都會收到通知。這有助於讓整個小組掌握一致的資訊,並改善溝通。
  • 改善客戶支援。 如果沒有商務程序自動化,公司的客戶支援小組或技術支援中心就難以追蹤所有的問題與要求。使用 BPA 軟體自動建立票證,能防止客戶的需求受到忽略。這能協助您的客戶服務小組更快且更有效率地做出回應,客戶也會更加滿意。
  • 更佳的整體工作表現。採用商務程序自動化可減少人工錯誤,並使員工更專注於工作。
  • 員工的滿意度提升。根據 2015 年 Society for Human Resource Management 所發表的報告,55% 的員工認為,能夠在工作上發揮所長對工作滿意度而言「非常重要」。如果能讓員工不需要處理單調瑣碎的工作,他們就能有更多時間在工作上發揮自己的強項。

選擇符合您需求的 BPA 軟體

在為貴組織選擇完美的商務程序自動化解決方案時,重要的是將各種因素納入考量,包括價格是否符合您的預算、解決方案是否能和您現有的應用程式整合、提供者是否具有良好聲譽,以及是否有能力提供您高品質的服務。所以您還在等什麼呢?迎向未來,透過商務程序自動化讓工作現代化。

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