我們的新工作文化中的專案管理:7 個簡易控管步驟

撰稿者:Sensei Project Solutions 執行長 Kenneth Steiness

貴組織中的工作是如何開始?是否有了構想就立即展開工作?還是會有正式的程序,決定哪些工作值得付諸實行,並決定哪些計劃可投入資金與人力?那自始至終管理工作和專案呢?

在許多組織,工作過程中常令人「迷失」方向,因而浪費了時間與金錢。成功的組織會主動從工作的開始到結束管理其生命週期。對於專案工作,這表示必須有端對端的控管程序,先評估計劃是否值得付諸實行,然後再對這些計劃進行漏斗式管理,直到成功執行和結案。

在控管程序的架構內,小組可以選擇推出專案的最佳方法,無論是採用較傳統的方法、敏捷式或混合式。無論如何,Sensei Project Solutions 所做的研究發現,最佳做法控管程序通常會包含下列 7 個步驟:

步驟 1:初始商務案例

在提案階段,使用者提交完整的初始商務案例,包括問題陳述、預期的利益、成本和資源預估。這也是 Project Management Institute® 所說的「專案章程」,就是您可能聽過的「專案申請表」或類似項目。商務案例的目標在於提供恰如其分的充足資訊,讓授權得以繼續進行。通常,人們耗費太多時間在極為詳細的商務案例上,而如果提案與

企業的優先順序不一致,終究可能會變成白費力氣。因此,成熟度較高的組織會將策略評定納入為初始提案的一環。這可讓申請者評估如何讓提案與組織的策略目標保持一致,而這也是判斷是否值得更進一步實行計劃的快速方法。不過,這確實需要相對較高的成熟度,因為資深領導小組必須定義策略目標和其支援措施,並對此達成共識。

步驟 2:部門審核

完成商務案例之後,將會提交提案進行其初次審核。此階段的核准者通常是部門主管或 PMO 總監。他們會個別審視每個提案的優點,判斷是否有充分的理由向指導委員會推薦。在缺少正式策略評定的情況下,核准者通常會在此步驟中判斷專案是否與組織的策略方向一致。在此步驟中,我們也會審核提案的完整度,並確保所有適當的資訊都已包含在內,以讓執行指導委員會能夠在下一個步驟中選出最佳提案。

如果貴組織規模很小,或只有少數人可以提交提案,可以將這兩個核准步驟合併為一個。

步驟 3:指導委員會審核

在遴選階段,已通過部門審核的所有提案現在會統一交由指導委員會根據整體預算和可用資源進行審核。

如果組織具有正式策略評定,將會有以數字、優先順序編排的提案清單。在該優先順序清單的內容中,會接著針對成本與資源需求評估計劃。在預算有限的情況下,指導委員會通常只會選擇他們能夠提供資金的提案。也會根據可用資源 (通常是依據角色和/或技能) 評估提案。

指導委員會審核中會有幾個考量和細微差異。首先,有一個關於是否要包含已經在進行的專案或讓它們維持不變的決策。如果將這些專案納入考量,它們就有可能受到取消;而如果不納入它們,則會投入已經用於這些專案的資源,這表示會根據剩餘的可用性排定優先順序。其次,有一個關於組織中非專案工作的考量,例如照常營業 (BAU)、支援、管理等。指導委員會必須決定是否要預先分配資源給非專案工作,或將該工作納入優先順序本身之中,這樣才能根據資源可用性排定計劃的優先順序。大多數組織選擇將某個時間百分比分配給非專案工作,而且往往不會高估其執行接踵而來的專案組合的能力。

步驟 4:詳細範圍和排程

順利通過指導委員會審核的提案現在會被視為正式專案,並進入「規劃」階段。如果早期階段沒有專案經理的參與,現在會指派專案經理來建立詳細範圍和排程,以及初始基準。這會是一項非常耗時的活動,而如果能密切地與分配來執行該專案的小組一起共同作業,通常會達到最好的成效。

此步驟的成果將根據組織和專案大小而有所不同。至少,我們現在應該會有具備詳細範圍和基於人力、載入資源的排程的正式專案管理規劃,但在大型專案,此步驟可能也包含溝通規劃、廠商合約、風險登錄表等更多項目。

步驟 5:基準排程審核

在進行「基準排程審核」核准時,我們會將原始商務案例 (包括成本和資源預估) 與專案經理準備的詳細範圍和排程加以比較。如果計劃仍具意義,將會核准專案,然後在程序中向前邁進。如果商務案例與詳細範圍之間有顯著的差異,專案可能會回到排定優先順序程序。

步驟 6:專案執行

在「執行」階段中,專案小組將處理專案的重要交付項目,並全程持續追蹤進度。這通常是所有控管步驟中耗時最長的一個步驟,因為這是實際完成工作的階段。有些組織在這裡會有額外的控管步驟 (例如需求簽核、設計核准等),但這通常會採用專用的方法。

這裡的溝通和共同作業非常重要,因為小組會追蹤其達成專案目標的進度、回報重要里程碑、監控規劃差異、追蹤範圍變更等。

如果專案有顯著延遲或主要範圍改變,指導委員會有時候可能需要重複執行排定優先順序程序,並再次評估專案組合,以免資源過度分配和過勞;要不然,焦點就會集中在專案執行上。

步驟 7:專案結案審核

小組會在「結案」階段中進行專案後審核,而專案經理會轉出資源並終止廠商合約來關閉專案。這是個值得把握的好機會,能夠評定專案是否符合其目標,以及我們是否了解可用於未來其他專案的一切。

根據專案的本質,這可能也是「利益實現」的起點,我們會持續在這裡追蹤專案是否已實現預期的利益。

若要以最顯著、明確的方式呈現,請將您的控管程序內嵌到 Project Online 中,以便顯示於完整專案時間表和排程的內容中。

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Kenneth Steiness 是專案與組合管理的專家,同時也是 Microsoft Project 和 Project Online 的最佳做法叢書的作者。他也是 Sensei Project Solutions 的創辦人,這個領先業界的 Microsoft 合作夥伴致力於透過採用 Microsoft 技術的工作、專案與組合管理最佳做法,協助組織達成其策略目標。

關於作者

Kenneth Steiness is an expert in Project and Portfolio Management and the author of best practices books for Microsoft Project and Project Online. He is also the founder of Sensei Project Solutions, a leading Microsoft Partner helping organizations achieve their strategic goals through work, project and portfolio management best practices with Microsoft technology.

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