了解電子文件探索服務如何保護您和貴企業

電子化探索 (或稱「電子文件探索」) 是識別、收集和傳遞以電子形式儲存之資訊 (例如電子郵件、簡報和資料庫) 的程序,這些資訊可做為法律案件中的證據。

由於組織儲存了大量的電子資料,電子文件探索可能十分複雜。而雖然電子檔案自然而然比較動態,但保留原始檔案屬性、內容和中繼資料 (例如時間日期戳記) 以及作者和收件者資訊是非常重要的關鍵。這麼做有助於消除訴訟程序期間之證據竄改行為 (如果有的話) 的索賠。

可以想見的是,如果您沒有能夠自動找出資訊和檔案 (和其中繼資料) 的訴訟支援軟體,電子文件探索程序可能會非常艱鉅、費時和昂貴。幸好,有各種電子文件探索軟體能夠協助組織為訴訟做好準備,並相對快速地完成與探索相關的工作。不過,尋找適合的軟體可能很令人困惑。讓我們看看電子文件探索平台的四種功能如何使訴訟期間的一切大不相同。

  • 同時在多個位置搜尋關鍵字:只要透過單一關鍵字搜尋,就能享有搜尋電子郵件、文件入口網站、雲端儲存空間、立即訊息服務等所有強大功能,快速找出重要檔案、文件和甚至可能與您的案件有關的交談。此外,某些電子文件探索軟體可讓您將結果匯出到存放庫,然後下載匯出報告,而不必匯出所有實際搜尋結果,這有助於電子文件探索管理員縮小文件領域的範圍以便進行分析,最終節省時間。
  • 將搜尋結果中的重複資料刪除:當您選擇可讓您將匯出結果的重複資料刪除的電子文件探索服務時,即使可能已經找到同一個項目的多個執行個體,仍只會將電子郵件訊息、文件或檔案的一個複本匯出到存放庫。透過重複資料刪除功能,您可以減少必須檢閱的項目數量,這有助於節省時間。不過,重複資料刪除演算法有一些限制可能會導致唯一的項目在匯出程序期間被標幟為重複,因此請謹慎使用此功能。
  • 內容搜尋的權限篩選。某些解決方案可讓您使用搜尋權限篩選,讓電子文件探索管理員僅搜尋貴組織中的特定信箱和網站子集,或是僅搜尋符合特定準則的郵件或網站內容。例如,如果您想要允許電子文件探索管理員僅搜尋往返於特定位置的電子郵件訊息,軟體會允許您建立支援此功能的篩選。
  • 擷取未編製索引的項目。未編製索引的項目可能包括受到密碼保護、加密的檔案、以大型電子郵件附件傳送的檔案,或因編製索引程序期間發生錯誤而無法編製索引的項目。針對法律調查,組織可能必須檢閱未編製索引的項目,因此,為了更容易找到這些檔案,請務必選擇可提供在匯出搜尋結果以供進一步分析時包含未編製索引項目之選項的電子文件探索服務。

面對訴訟時,電子文件探索軟體可協助小組找到與特定客戶、主題或小組成員有關的所有電子郵件和立即訊息、文件、檔案等等。您可以使用自動化此類搜尋的工具,快速識別、保留和匯出您需要的內容以完成探索程序,以及讓法律小組及時向前邁進。

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