運用企業內容管理簡化您的內容

行銷素材、合約、電子郵件訊息、客戶簡報和推銷文案、試算表、文字檔、PDF 檔、相片、影片、表單、發票、求職者履歷。組織不分大小,都是內容製造機。建立內容可能輕而易舉,但要井然有序地存放卻是一大難題。

而這時便是企業內容管理 (ECM) 解決方案派上用場的時候了。這類解決方案可讓您在內容從建立到封存的整個生命週期期間,妥善地進行整理及管理。但世上沒有任何一樣東西是完全相同的,而企業內容管理系統也不例外。因此,以下介紹幾項部分功能,不但可協助維持您的內容井然有序 (且易於存取),同時又能協助您的團隊更有效率地運作。

  • 為各式各樣的內容類型提供單一存放庫:選用 ECM 服務,即可讓您在單一位置儲存影片、試算表、影像、文字文件等各種類型的檔案,如此一來,您便能為特定專案或計劃集中儲存所有檔案。
  • 建立主資料夾及幾乎無數量上限的子資料夾:這麼一來,如果您有正在進行中或一年才進行一次的專案或計劃,您只要建立一個主資料夾 (例如「淨山活動」),再為您進行該計劃的各個年度建立一個子資夾即可。在每個子資料夾中,您還可以另外建立子資料夾來存放如合約、志願同意書、行銷素材等。
  • 輕鬆編輯文件屬性或中繼資料:具備尋找及在文件中編輯檔案中繼資料的能力,您就能節省寶貴時間,並確保檔案標籤標示無誤,以利日後查詢。
  • 控制資訊存取權:並非組織中的每個人都需要存取每份文件,只要使用 ECM,您就可以針對文件、檔案群組、系統的某個完整區域或系統本身套用已定義的權限,以便您密切控制使用者的內容存取權限。
  • 共同作業:部分 ECM 解決方案可讓您建立文件工作流程,以使用您現行的程式按文件導向程序進行追蹤及與他人共同作業。
  • 從企業內容管理系統內部播放媒體內容:對使用影片和音訊檔案的組織而言,能直接從 ECM 播放媒體檔案,即可免除檢視或聆聽檔案前需完成的多個步驟,為團隊省下寶貴時間。
  • 儲存及保護業務記錄和重要法務檔案:防護嚴密的存放庫,不但能將您的記錄儲存在鎖定的最終狀態中,也能讓您在有法定開示時,輕易找到並存取所需檔案。此外,還有所有文件均具備的便利存取功能,可協助您降低整體探索成本。
  • 關鍵字搜尋:可讓使用者按關鍵字搜尋文件和資訊的 EMC 服務,能協助團隊找到他們不知道、卻可能與當下處理專案有關的檔案,為他們省下時間,坐收事半功倍之效。可搜尋的區域應包含文件文字、中繼資料和備註等。除此之外,文件也應可按建立日期搜尋。
  • 可在各式各樣的裝置上存取:選用為桌上型電腦、膝上型電腦、平板電腦和手機用途設計的企業內容管理解決方案,使用者便能在需要時存取所需檔案,無論他們是在辦公室、遠端工作、出外旅行,或外出會議,都能輕鬆使用。

企業內容管理服務提供在單一位置儲存、保護、尋找、操縱及建立檔案和文件的能力,可簡化團隊溝通、專案作業,甚至是法定開示的流程。而無論您的組織只有一間辦公室或在全球均有據點、只有十幾名員工或是數千名員工,企業內容管理系統都能協助您將內容存放地井然有序。

關於作者

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

開始使用 Microsoft 365

以您熟悉的 Office 搭配有助於共同作業的各式工具,讓您能隨時隨地完成更多工作。

立即購買
相關內容
Business Tech

貴公司需要內部網路的五個原因

深入閱讀
Business Tech

會議的未來 – 使用 AI 來改善小組共同作業

深入閱讀
Business Tech

本文說明如何為貴公司選擇適合的內部網路軟體

深入閱讀
Business Tech

不在混亂中迷失:妥善利用資料庫管理

深入閱讀

成長中心不會構成專業的稅務或財務建議。您應該連絡您的稅務或財務專家以討論您的情況。