會議的未來 – 使用 AI 來改善小組共同作業

在會議室工作的 4 人小組

撰稿者:Microsoft 特邀作者 Blair Pleasant

顯然地,在可預見的未來,人工智慧 (AI) 將成為我們進行溝通和共同作業的重要方式。將 AI 技術與企業通訊應用程式 (例如小組共同作業和整合通訊) 相結合,可以提高員工的工作效率、節省時間,並改善整體商務流程。

AI 是一個廣泛的領域,由多種技術組成,包括:

  • 機器學習
  • 自然語言處理
  • Bot 或執行簡單和重複自動化工作的軟體應用程式
  • 語音,包括語音轉換文字和文字轉換語音
  • 機器人學

這些工具會持續不斷地學習,讓應用程式能夠使用從過去行為和外部資料來源所收集的深入解析來幫助使用者。當搭配小組共同作業和會議一起使用時,AI 技術可以自動執行工作並協助使用者存取在正確位置呈現的正確資訊。

改善小組共同作業和會議 – 之前、期間和之後

您可以在小組共同作業和會議之前、期間和之後,使用 AI 工具來幫助改善流程、節省時間,提高工作效率 – 以及減少挫折感!

會議可能沒有成效的一個原因,是我們通常花費大量時間來安排會議,並找到適合所有參與者的時間。相對於浪費時間試圖找出可用的時間,您可以使用 Bot 根據受邀者的行事曆和空閒時間自動安排會議,並且可以預先填寫行事曆邀請,節省時間,同時減少挫折感。Bot 還可以根據專業知識、角色,關係等等,找出應該邀請參與會議的其他人。

AI 還可以透過在小組會議之前和期間,存取正確的文件和資源來減少挫折感。讓我們看看一個開發小組的範例,該小組每週召開一次會議,分享、修改和更新文件和草圖。在會議之前,小組成員需要存取最新版本的文件。但是,這些文件通常會有多個版本,且並非每個人都使用最新的版本。如果使用 AI,小組共同作業軟體就可以識別需要哪些文件、存取每個文件的最新版本,然後在會議之前將它們提供給所有小組成員,那會不會更容易?

在會議期間,AI 工具可以根據所使用的主題和關鍵字,自動識別和提供其他相關資訊和資源,例如對會議有用的網路連結、影片和文件。AI 工具還可以製作會議記錄、建立交辦事項,取得核准以及指派工作。

會議結束後,AI 工具可用於追蹤指派的工作和截止日期、匯總會議內容並將其轉錄為文字,讓人們輕鬆就能根據主題、提到他們的名字時等條件,存取重要資訊。

期望看到具有交談介面的虛擬或數位助理加強整合通訊和小組共同作業功能,允許員工使用語音控制來撥打電話、向同事發送即時訊息,或發起視訊會議。例如,您可以告訴 Cortana 週二凌晨 4 點與書成和俊文建立視訊通話,或者如果您遇到塞車,您可以讓助理通知您的小組,您會遲到每週會議。

AI 工具可提供深入解析並執行平凡但重要的任務,從而提高員工的工作效率、減少使用者的挫折感,並創造更好的業務成果。

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獨立產業分析師,擁有超過 18 年的經驗,為使用者和供應商客戶提供市場深入解析和分析。Blair Pleasant 經常在產業會議、網路研討會,播客以及有關不斷發展的「整合通訊和共同作業」以及連絡中心市場的其他活動中,發表演講和進行參與。

Blair 的部落格和文章可以在 http://www.ucstrategies.com 上找到,他也在 Twitter 上以 @blairplez 發佈推文

關於作者

An independent industry analyst with over 18 years’ experience, providing market insights and analysis for end user and vendor clients. Blair Pleasant is a frequent speaker and participant in industry conferences, webinars, podcasts, and other events about the evolving Unified Communications and Collaboration and contact center markets. Blair’s blogs and articles can be found on http://www.bcstrategies.com and tweets on Twitter as @blairplez

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