為何使用者採用對於任何整合通訊部署至關重要

在辦公室工作且對著 Surface 微笑的女士

撰稿者:Microsoft 特邀作者 Blair Pleasant

「只要蓋了,他們就會來」的概念對於棒球場很適用,但很不幸,對於部署商務通訊技術並非如此。

無論是基本的整合通訊 (UC) 功能,或是小組共同作業應用程式,使用者採用是成功部署的關鍵。在 UC 方面,專注於使用量和採用率,會比只專注於運用技術有更好的成果。

UCStrategies 將整合通訊定義為「進行通訊整合以將商務程序最佳化」,包括使用單一整合介面整合了語音、立即訊息以及音訊/網路/視訊會議等即時和非即時通訊工具,以提升員工生產力。較新的小組共同作業提供聊天或傳訊、內容共用和常設小組空間,讓虛擬小組更容易溝通和共同作業。

如何鼓勵使用和採用新的商務通訊工具,以確保您的 UC 投資發揮最大效益?以下是開始規劃使用者採用策略的一些祕訣。

  1. 一開始先建立一個贊助小組,成員包含企業營運經營者、IT 和電信管理者,以及從銷售代表至管理者中抽選出來的使用者。能越早讓他們參與規劃流程越好。
  2. 接下來,獲得高層的支持。首長和其他高階主管也可以立下示範,將小組共同作業、視訊和其他 UC 功能用於內部通訊,並推動公司其他人員採用。
  1. 找出「進階使用者」,他們可以推廣 UC 解決方案,並協助其他人了解這些工具的價值和優點。他們能協助推動使用並讓 UCC 工具被廣泛採用。
  2. 在部署解決方案之前大力宣傳並進行內部行銷。最基本的做法像是在辦公室各處懸掛海報,或是舉辦讓員工親自試用產品的體驗活動。
  3. 訓練、訓練、訓練。使用者採用策略最重要的一部分或許就是使用者訓練。訓練包含如何使用和為何使用。專注在如何使用各種功能,以及為何員工應該使用 UC 解決方案,還有他們可獲得的優點。員工了解 UCC 對生產力提供的價值之後,就更有可能將它們整合到日常作業中。
  4. 專注於變更管理。UC 不只是技術,它是大部分人員新的工作方式。例如,使用小組共同作業工具,對於偏好單獨工作而不是與小組成員共同作業的員工來說,可能是一項挑戰。

成功的 UCC 部署提供預期的優點,並且視員工使用及採用所提供的工具和技術,而產生投資的回報。如果部署,他們就會用,但可以使用策略來協助確保採用!

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獨立產業分析師,擁有超過 18 年的經驗,為使用者和供應商客戶提供市場深入解析和分析。Blair Pleasant 經常在產業會議、網路研討會,播客以及有關不斷發展的「整合通訊和共同作業」以及連絡中心市場的其他活動中,發表演講和進行參與。

Blair 的部落格和文章可以在 http://www.ucstrategies.com 上找到,他也在 Twitter 上以 @blairplez 發佈推文

關於作者

An independent industry analyst with over 18 years’ experience, providing market insights and analysis for end user and vendor clients. Blair Pleasant is a frequent speaker and participant in industry conferences, webinars, podcasts, and other events about the evolving Unified Communications and Collaboration and contact center markets. Blair’s blogs and articles can be found on http://www.bcstrategies.com and tweets on Twitter as @blairplez

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