員工可向 IT 小組學習哪些知識以提升線上會議效率

隨著越來越多員工在家或在外工作,視訊會議逐漸成為與同事連絡的主要方式。線上會議逐漸成為日常商務溝通和共同作業不可或缺的一部分。

與 IT 小組共事可確保員工取得進行虛擬會議所需的相關設備,並確保他們了解如何善用可用的技術。這樣還可協助員工成功設定視訊會議,為您的 IT 小組省下寶貴時間。

事先檢查設定

在進行通話之前,員工應該與 IT 確認已備妥必要的增益集和最新技術。此外,在會議開始的幾分鐘前,員工應該檢查在通話期間使用的所有攝影機和麥克風,都能正常輸入和輸出內容。

避免不必要的延宕

延遲、視訊和音訊不同步,通常是網路連線問題所造成。為確保這些問題不會影響會議的進行,員工可以要求 IT 小組設定服務品質,來最佳化視訊會議解決方案的網路流量,以因應員工在辦公室撥打視訊會議通話的負載。撥入數量也可能會使連線速度變慢。員工應記住這些事項,盡可能讓單一撥入只讓重要的參與者或將多名出席者組成群組來加入。

IT 深入解析可強化會議體驗

目前的虛擬會議解決方案提供許多功能,員工未必會留意線上會議提供給他們的功能範圍。您的 IT 小組可以使用 App 內即時聊天室、共同作業白板和直接檔案共用工具來提供員工指導方針,以強化下次的通話體驗。

開發和分享祕訣檢查清單

取得成功的最佳方法是,讓您的員工和 IT 小組合作,開發出能夠與整個公司分享、可用來協助確保虛擬會議有效進行的祕訣。每個組織都是不同的個體,各自的考量也不盡相同;以下提供幾個祕訣協助您開始為員工建立 IT 檢查清單:

        
  • 使用外接式麥克風時,會議召集人和出席者可能需要改用該麥克風做為音訊裝置,而不是預設的「內建音訊」
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  • 為避免意外產生背景雜音,干擾交談進行並降低參與者的溝通速度,員工應該建議會議參與者在沒有說話時保持靜音狀態。
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  • 針對想要分享螢幕畫面的人員,請事先做好準備以避免中斷會議。在會議進行期間開啟索引標籤或嘗試開啟檔案,可能會拖慢通話速度,還可能使螢幕畫面出現延遲。

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