成長中的企業需要了解的電子郵件封存相關資訊

對於大多數的辦公室員工,傳送和回覆電子郵件不再是一種工作,而是一種必須不斷執行的動作,在某些情況下,就像呼吸一樣,幾乎會自動完成。請參閱相關數據:在今年底前,我們傳送並接收了超過 2150 億封電子郵件。而到 2020 年底前呢?將會收發超過 2570 億封郵件。

電子郵件的數量十分龐大。

郵件中還包含了許多重要資訊。試想所有文件、影像和資料都保存在收件匣中,更不用說當中包含了多少重要信件往來、腦力激盪會議和決策內容。貴公司需採取相關措施來保護這些智慧財產權嗎?請繼續閱讀以深入了解成長中的企業應針對一些電子郵件封存層面做出的考量。

合規性考量

讓我們先從基本概念開始。電子郵件封存的用途就如同其名稱,是一種儲存人員的電子郵件並使其可供搜尋的程序。而且這項程序受法律規定所要求。

早在十年前,政府便發佈相關法規,要求所有企業保存商務資料的電子記錄 (包括電子郵件)。萬一發生訴訟案件時,必須能輕鬆擷取每筆記錄,這表示您無法仰賴一般備份方法。換句話說,「我找不到相關檔案」不是可接受的藉口。

特定企業還必須遵守額外法規。例如,公開交易公司必須遵守沙氏法案 (Sarbanes-Oxley Act of 2002),而醫療保健和保險提供者則必須符合 HIPAA 要求。

內部管理或託管?

對於企業而言,電子郵件封存是指儲存每個員工傳送和接收的每封電子郵件,即使是已從個別收件匣中刪除的郵件亦然。不過要把這些電子郵件儲存在哪裡呢?

第一個選項是設定內部伺服器,讓所有電子郵件都以內部部署方式儲存。這種方法可提供最大的彈性,讓您全面控管平台,以及用您選擇的方式將資訊確實歸檔。不過,對於預付成本加上後續的維護而言,費用相當昂貴。您必須設定和安裝實體伺服器,並付費請 IT 部門成員管理伺服器。

另一個選項是選擇託管解決方案,付費請第三方為您儲存貴公司的電子郵件。這種方法可讓您透過雲端存取資訊,而免除內部部署伺服器的高成本。不過,這樣也會減少控制權,這是因為特定平台功能是由提供者所指定。

不論是哪一種選項,並沒有一定比另一種安全。要選擇哪一個選項,取決於特定需求。貴企業是否資金充足,而且需要高度控制儲存空間?如果是,建議您選擇內部選項。否則,請考慮用外包方式以便節省成本。

附加功能

不論您選擇的是內部部署或託管解決方案,建議您考慮一些額外功能。例如,如果能讓員工搜尋過去收發的電子郵件 (甚至是十年前的郵件),請考慮實作桌面存取。所有儲存的資訊並不會只是單純保存在某個地方,未來總會有派上用場的一天。

那其他形式的通訊呢?您也可以視需要封存電話對話、立即訊息和推文。

在選擇要使用哪個平台以及平台的使用方式之前,請花點時間思考貴公司的諸多需求。

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