全新的工作方式:流程圖軟體的特殊用途

任何名符其實的流程圖軟體在標準上都內建幾項基本功能:範本版面配置和圖形、自動化格式設定、雲端相容性。不過,還有超越以上基本功能的更多進階選項,讓使用者能夠將圖表連結至外部資料來源。資料連結可讓使用者變更儲存在試算表或 SQL 資料庫中的資訊,藉此更新流程圖。此功能在整個小組共用流程圖時特別有用,因為它能讓使用者透過所有裝置在任何位置,輕鬆即時地傳遞重要的狀態變更。資料連結的常見用途包括管理預算和追蹤休假。

如您所想像,資料連結讓高階流程圖軟體可多方面進行擴充。唯一會限制流程圖軟體用途的是您對它的想法。遇到這種情況時,請參考以下幾點來完整發揮您的創意。

分配資源

負責管理及分配小組時間和資源的人員通常有自己的一套做事原則。他們需要持續掌握有關專案關係人可與會時間 (雖然專案關係人常常沒有空) 的最新資訊。這種資訊往往會以各種格式和訊息提供,相當零碎。呈現可靠的資訊中心的首選方法,就是透過簡單的視覺效果傳達。幸好,資料連結就能讓它實現。

做法:

  1. 建立基本圖表,當中包含代表專案小組每個成員的圖示或影像
  2. 將此圖表連結至專案關係人能在當中標示預計可與會時段的共用試算表
  3. 選擇如何在圖表中以視覺化方式呈現每個專案關係人的可與會時間,您可以變更色彩、圖形等等
  4. 根據每個專案關係人的視覺化狀態獲知資訊,放心且快速地指派工作

保留所需空間

我們都知道,工作場所不斷地在改變。小隔間和辦公室被具備彈性的共同作業空間所取代;個人辦公桌則被膝上型電腦和辦公室內部行動力取代。為了因應這些改變,許多公司 (特別是規模涵蓋許多樓層或建築物的大型公司) 可能想為員工提供隨時更新的記錄,讓他們知道哪些工作區域可供使用,哪些區域要予以保留。資料連結可提供簡單的解決方案。

做法:

  1. 建立一或多個對應公司樓面規劃的圖表
  2. 將此圖表連結至共用試算表,方便員工用來保留房間或區域供特定時間使用
  3. 決定要如何標示已有人保留的房間或區域
  4. 讓整個公司共用此圖表,方便小組了解哪些空間可供使用

標示進度

流程圖軟體非常適合用來將重要的商務程序視覺化,也適用於對應個別專案的狀態。不只如此,流程圖軟體也適用於追蹤進行中的專案進度。只要參與專案的所有專案關係人能夠查看已完成的項目和後續目標,就能大幅降低專案進度停滯不前的機率。資料連結就相當適用於這種情況。

做法:

  1. 建立圖表,當中包含代表專案的每個階段和每個專案關係人的參與程度的圖示或影像
  2. 將圖表連結至專案關係人能在當中標示已完成工作的共用試算表
  3. 選擇要顯示工作已完成的視覺化方法
  4. 將圖表與整個專案小組共用,讓每個人都了解還有哪些必須完成的事項以及何時該完成。視覺化溝通可讓背景不盡相同的人員快速剖析複雜資訊。使用合適的流程圖軟體,您就能避免溝通不良和誤解的情況發生。如何運用?

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