Időpont: 2008.11.12.

ICO Zrt.

A DOS-tól a dinamikus vállalatirányításig

A marketing-tankönyvek szerint abból egyetlen vállalkozásnak sem származik mérhető üzleti hátránya, ha a cég logója pixelesen jelenik meg a kibocsátott számlákon. De nem elegáns, nem korszerű – így egy önmagára igényes cégnél előbb-utóbb problémaként jelentkezik egy ilyen apróságnak tűnő részlet.

De ha szóba kerül, akkor záporoznak az újabb jogos és fontosabb igények is, mint például az adatbázisok egységes és naprakész kezelése, vagy az elektronikus úton érkezett megrendelések adatainak közvetlen importálása.

Azzal, hogy átálltunk a Forefront Client Security használatára, óriási hatékonyság-növekedést értünk el mind a felügyelet, mind a költségek tekintetében.
Hoffman Sándor
műszaki igazgató,
ICO Zrt.

Előzmények

Amikor az ICO Író-Irodaszereket Gyártó Zártkörűen Működő Részvénytársaság vezetőségénél napirendre tűzték a vállalatirányítási rendszer korszerűsítését, gyorsan kiderült, hogy az esztétikusan nyomtatott számlák hiányánál sokkal többről van szó. Az egyes területek vezetői már korábban összegyűjtették a felmerülő elvárásokat, így a mindennapi nyomtatási problémáknál sokkal fontosabb igények is felszínre kerültek.

Az ICO-nál ugyanis 1998 óta egy DOS-alapú, egyedi fejlesztésű vállalatirányítási rendszert használtak, amellyel párhuzamosan egy különálló pénzügyi alkalmazás is működött. A két rendszer között volt ugyan adatkapcsolat – de sem a megrendelők adatbázisa, sem a beszállítói törzsadatok, sem a pénzügyi információk nem voltak naprakészek. Mindenki tudta, hogy az adatok közvetlen exportálásának és importálásának lehetősége a cég fejlődésének egyik kulcskérdése.

Gyarapodó üzleti problémák – előremutató igények

– Olyan problémák és igények merültek fel, amelyek a DOS-os rendszerrel már nem voltak megoldhatóak. Számos külföldi partnerrel állunk kapcsolatban, akiknek mutatós logó van a számláján – mi viszont akár mátrix, akár lézer-printerrel nyomtattunk, mindig pixeles volt a céglogó, mert a grafikai elemeket nem tudja kezelni a DOS, a megoldáshoz mindenképpen Windows-alapú rendszer kellett. – kezdte a gondok felsorolását Lepenye Gábor, az ICO Író-Irodaszereket Gyártó Zártkörűen Működő Részvénytársaság informatikai vezetője.

Voltak azonban az üzleti adminisztrációt jóval érzékenyebben érintő gondok is. Az ICO kereskedelmi partnerei az utóbbi években már többnyire elektronikus úton küldték megrendeléseiket, az azokban szereplő adatok konvertálásához azonban egyedi fejlesztéssel készült önálló interfészeket kellett létrehozni. Közvetve ugyan, de az is nehezítette az üzletmenetet, hogy a vállalati IT-rendszert nem lehetett kívülről elérni. Ugyanakkor a lakossági internet-használat elterjedésével egyre erősebb volt az erre vonatkozó igény, a cég munkatársai otthoni ADSL-vonalukról is szerették volna elérni a vállalati információkat – amit azonban a DOS-os rendszer nem támogatott.

Az ICO Író-Irodaszereket Gyártó Zártkörűen Működő Részvénytársaság forgalmának növekedésével egyre több gondot okozott az is, hogy ugyanazokat az adatokat az egyes részlegeknél manuálisan rögzítették, ami sok hibalehetőséggel járt. A régi vállalatirányítási rendszer mellett működő pénzügyi rendszer különállóan kezelte a például a partnerek és a beszállítók törzsadatait, de a duplikáció miatt azok nem mindig voltak egységesek. Egy-egy partnert különböző számokon jelöltek az egyes részlegek – így a kimutatások elkészítésénél sok időt vett igénybe az egyeztetés, ráadásul a korrekciókat csak kézzel lehetett elvégezni, ami értelemszerűen újabb hibalehetőségeket is magában rejtett.

A cégvezetés egyik fő célja az volt, hogy az ICO minden tekintetben megfeleljen a megrendelők igényeinek, ennek megteremtését egy korszerű, integrált vállalatirányítási rendszer bevezetésében látták.

A signettától a régió piacvezető pozíciójáig

Az ICO Író-Irodaszereket Gyártó Zártkörűen Működő Részvénytársaság (az Írószer Szövetkezet utódja) a cég megalapításától kezdődően kizárólag magyar tulajdonosok kezében van – ma már Magyarország és Közép-Kelet-Európa legnagyobb író- és irodaszergyártója, termékeit az országhatárokon túl is jól ismerik. 1951 óta állítanak elő író- és irodaszereket, saját márkáik mellett (ICO írószerek, SAX fűző- és lyukasztógépek, BOXER fűző- és lyukasztógépek, Creative Kids hobby termékek) olyan világmárkák kizárólagos magyarországi képviselője és forgalmazója, mint például a Parker, a Waterman, az Edding, a KOH-I-NOOR, vagy Nike iskolatáskák.

A részvénytársaság 200 dolgozót foglalkoztat, éves nettó forgalma 2007-ben meghaladta a 4,5 milliárd forintot, exportja több mint az 5 millió euró volt.

A 2007. elejétől működő integrált vállalatirányítási rendszer az EU-társfinanszírozási program keretében valósult meg.

Az új ERP rendszerünk fő előnye, hogy a meglévő információkat egyesítjük, a felhasználók produktívabb felületet kaptak és az informatika hatékonyabb kihasználásával költséget lehet megtakarítani.
Lepenye Gábor
informatikai vezető,
ICO Zrt.

Döntéselőkészítés: hosszú idő – de megéri

Az új vállalatirányítási rendszer kiválasztásakor a cég vezetői olyan megoldást kerestek, amely Magyarországon is elterjedt, sok partnercég használja, hosszútávon stabil cég fejleszti, így a következő években is megbízhatóan fogja kiszolgálni az újonnan felmerülő igényeket, éppen ezért fontos szempont volt az is, hogy moduláris és könnyen bővíthető legyen.

Hoffman Sándor, az ICO Író-Irodaszereket Gyártó Zártkörűen Működő Részvénytársaság műszaki igazgatója nagy hangsúlyt helyezett a döntés-előkészítésre. Munkatársaival jó néhány olyan céget felkeresett, ahol már működött hasonló rendszer, a felhasználói tapasztalatok összegyűjtése mellett a bevezetéssel kapcsolatos buktatókról is érdeklődtek.

– Körülnéztünk azoknál a kereskedelmi partnercégeknél, akik már korszerű integrált vállalatirányítási rendszerrel dolgoznak, és azt tapasztaltuk, hogy legnagyobb partnereink több mint 60 százaléka a Dynamics mellett döntött. Sokat nyomott a latba, hogy náluk tökéletesen bevált – ugyanakkor azt is tudjuk, hogy a Microsoft Dynamics AX és a Dynamics NAV rövid időn belül egy közös platform lesz, ami egyben azt is jelenti, hogy minden partnerünkkel és beszállítónkkal a későbbiekben is kompatibilis vállalatirányítási rendszert használunk. – mondta Lepenye Gábor.

A döntés meghozatalában szerepet játszott, hogy a Microsoft Dynamics AX több nyelv és több pénznem használatára ad lehetőséget, képes kiszolgálni több telephelyet is, jól igazítható a belső vállalati igényekhez és átfogó vezetői információkat biztosít. Ugyanakkor naprakész áruforgalmi információkkal is szolgál és támogatja az ICO-nál alkalmazott technikai eszközöket, például a vonalkód-olvasót és a címkenyomtatót.

Megfontolt döntés – gyors átállás

Az ICO menedzsmentje a meghirdetett tenderre beérkező pályázatok közül végül az XAPT Hungary Kft. ajánlatát választotta, többek között azért, mert a cég komplett szoftver-hardver megoldást kínált. Közösen készítették el az ilyenkor szokásos rendszer- és igényfelmérést – végül az ICO teljesen lecserélte régi informatikai rendszerét.

Az új struktúrában négy új szerver működik, amelyeket kizárólag a Dynamics AX vállalatirányítási rendszer kiszolgálására állítottak munkába. A váltás egybeesett a PC-park cseréjével – így ma több mint 100 kliensgépet használnak az ICO-nál, mindegyiken korszerű Windows operációs rendszer fut.

Az új integrált vállalatirányítási megoldás teljesen lefedi a gazdálkodás valamennyi területét. A Dynamics AX rendszerben a következő modulokat használják: pénzügy, elektronikus bank, tárgyi eszköz, pénztár, kereskedelem, kereskedelmi megállapodások, készlettervezés, raktárgazdálkodás és termelés. A gondos előkészítésnek köszönhetően az új rendszerre történő átállás, valamint az adatok importálása egyetlen hétvégén megtörtént, 2007 januárjában elsőként a pénzügyi modul indult élesben, később fokozatosan bevonták a többi részleget is.

Az adatrögzítés minden esetben csak egyetlen munkahelyen történik, aminek eredménye azonban minden szálon végigfut, így végül ugyanazokat az információkat tudjuk kinyerni minden részlegnél. Lecsökkent a hiányzó információk száma és gyakorlatilag megszűntek a duplikált adatbevitelből eredő eltérések.
Lepenye Gábor
informatikai vezető,
ICO Zrt.

Eredmények, előnyök

Az egyik legfontosabb előny, hogy minden tranzakciót csak egyszer kell rögzíteni, a vállalatirányítási rendszer automatikusan aktualizálja azokat az analitikus nyilvántartásban, a főkönyvben és a pénzügyi számlákon is. Egyidejűleg a kisegítő folyamatokban is frissíti a gazdasági eseményeket, így az adatok bekerülnek például a raktári készletnyilvántartásba is.

– Ma már minden igényt kielégít a számlákon megjelenő logó, de ennél sokkal fontosabb, hogy jelentős megtakarítást értünk el a papírfelhasználás terén. Korábban mátrix-printerekkel leporellóra nyomtattunk, amihez drága többpéldányos papír kellett – most hálózati lézernyomtatókat működtetünk, amelyeket több részleg is használ. A régi rendszerrel nagyon sokszor feleslegesen kellett printelni, a könyvelő-program például mindent kinyomtatott, ha akartuk, ha nem. Ma a listák többsége képernyőre is lekérhető, és csak akkor nyomtatunk, ha valóban szükséges. – mondta Tarné Györkös Zsuzsanna.

– Az új rendszer már külön kezeli a megrendelőket és a beszállítókat – ez korábban egyetlen 4000-es partnertörzs volt. Az átállás előtt ezen a területen is rendet tettünk, házon belül szétválogattuk, a két törzsbe tartozó cégadatokat. – említ egy fontos momentumot Lepenye Gábor.

– Ha az Excelben elkészített formanyomtatványon kapunk megrendelést egy vevőtől, akkor a táblázatban szereplő adatokat közvetlenül beolvastathatjuk. A beérkező megrendeléseket a rendszer automatikusan visszaigazolja, a program pedig automatikusan leválogatja az egyes tételeket, így végül az ügyintézők olyan komplett megrendeléseket kapnak, amelyből mindenki számára egyértelmű, hogy ki a vevő, milyen termékből mekkora mennyiséget rendel, és mikorra kéri a szállítást. Gyorsabban tudunk reagálni a megrendelésekre, ezáltal nagyobb árbevételre tehetünk szert. – emelte ki a forgalom-növekedéssel kapcsolatos előnyök egyikét Tarné Györkös Zsuzsanna, az ICO Író-Irodaszereket Gyártó Zártkörűen Működő Részvénytársaság projektvezetője.

A távmunka lehetősége a rugalmasságot is fokozta. Az informatikai rendszer külső elérhetősége a kereskedők munkáját jelentősen megkönnyíti, sokan hetente csak egy-két alkalommal dolgoznak az irodában, de a noteszgéppel és otthonról is teljes értékű munkát végezhetnek.

Az ICO-nál régóta szerették volna lerövidíteni a partnerek kiszolgálási idejét – az Microsoft Dynamics AX bevezetésével ez is sikerült. Korábban 48 órán belül szállították ki a megrendelt irodatechnikai eszközöket – ma már mindez akár 24 órán belül megtörténhet.

A teljes beruházás 70 millió forintba került, amelyből az EUGA program kis- és középvállalkozások számára meghirdetett projektjének köszönhetően végül több mint 33 millió forintos visszatérítést kapott az ICO Író-Irodaszereket Gyártó Zártkörűen Működő Részvénytársaság Az EUGA programnak köszönhető kedvező beruházási feltételekről egyébként éppen a rendszer-korszerűsítésre kiírt pályázat kapcsán értesültek az ICO-nál – a következő IT-projekteknél már kifejezetten keresni fogják a hasonló lehetőségeket.

A cég jövőbeni terveiben többek között az is szerepel, hogy megvalósítsák a kereskedelmi kapcsolatok és a marketing összehangolását, a partnerek webes kiszolgálását. Idén új modullal szeretnék bővíteni a vállalatirányítási rendszert, a webáruházat a Dynamics AX egyik moduljaként integrálható Enterprise Portal-lal kívánják átalakítani. Jelenleg is működtetnek ugyan webáruházat, de az onnan beérkező megrendelések tételei egyelőre nem automatikusan kerülnek át a vállalatirányítási rendszerbe, ami nemcsak fölösleges manuális adminisztrációval, hanem hibalehetőségekkel is járhat.

Megoldás áttekintése

Szoftverek és szolgáltatások
Iparági szektor
Ország/Régió

Magyarország

Tanácsadó és bevezető partner