Klik hier om Silverlight te installeren*
Nederland|Sitemap
Microsoft
Financien 
|Contact
Financieel Management - Bewaak uw financiën

Nummers bijhouden en automatisch ophogen

Het bijhouden van nummers, zoals factuurnummers, ordernummers et cetera is voor menigeen een probleem. Heel veel ondernemers maken hun facturen, offertes en dergelijke in een Word-document, en typen daar een nummer, dat steeds 1 hoger is dan op het vorige document. Maar wat was ook alweer dat vorige nummer?
 
In Word-bestanden en ordners is het wel te vinden, maar veel gemakkelijker en sneller is deze automatisch ophogende Word-toepassing. Weliswaar een kleine, maar wel zeer handige applicatie. In de NummerBijhouder vinden ook andere niet-ophogende, vaak gebruikte nummers een plekje, zoals BTW-nummer, KvK-nummer, IBAN-nummer en dergelijke.`
 
          Download
          NummerBijhouder.doc
Installatie
Macro-beveiliging
Gebruik
De eerste keer
Knop

Installatie

De Word-macro NummerBijhouder presenteert een gelijknamig dialoogvenster met daarin alle veelvoorkomende nummers. U klikt op de ronde radioknop bij het gewenste nummer en vervolgens op OK om dat nummer in uw document te plakken. Betreft het nummer een automatisch ophogend nummer, dan is het de volgende keer, dat u de macro gebruikt, 1 opgehoogd. Gemakkelijker kan niet.
 
Schermafbeelding: De 'NummerBijhouder'
 
Om de macro klaar te maken voor gebruik moet u het document waarin hij opgeslagen ligt eerst downloaden. Achtereenvolgens betekent dit:
 
  1. Start het downloaden bovenaan deze pagina en kies in het downloadvenster voor Opslaan.
  2. Bewaar het document NummerBijhouder.doc bij Mijn documenten.
 
Het dialoogvenster van de NummerBijhouder wordt geactiveerd door een VBA-macro, die is ingebouwd in het document NummerBijhouder.doc. Dit betekent dat de NummerBijhouder alleen in dat document gebruikt kan worden en dat is niet handig. Om hem in alle documenten beschikbaar te maken moet u er een 'Invoegtoepassing' van maken. Daartoe moet u hem verplaatsen en een andere naam geven. Dit is een eenmalige klus die u als volgt afhandelt:
 
Schermafbeelding: Sjablonen en invoegtoepassingen
 
  1. Zoek eerst uit waar zich de Opstart-map van Word bevindt: kies Extra >> Opties >> open het tabblad Bestandslocaties >> klik op Opstarten >> Wijzigen. In het dialoogvenster Locatie wijzigen klikt u achter Zoeken in op de vermelde map (OPSTARTEN). U krijgt nu een boomstructuur te zien, die u op een papiertje noteert, bijvoorbeeld:
 
    • Word 2003/2002:
      C:\Documents and Settings\UwNaam\Application Data\Microsoft\Word\OPSTARTEN
    • Word 2000:
       C:\Windows\Application Data\Microsoft\Word\Wrdstart
    • Word 97:
      C:\Program Files\Microsoft Office\Office\WRDSTART
 
Druk op Escape om terug te keren naar het document.
  1. Sluit Word zonder NummerBijhouder.doc te bewaren.
  2. Start Windows Verkenner en open de map Mijn documenten. Rechtsklik op NummerBijhouder.doc en kies uit het snelmenu de optie Knippen.
  3. Open nu de Opstart-map volgens de structuur die u zojuist hebt opgeschreven.
  4. Rechtsklik in het grote witte vak en kies uit het snelmenu de optie Plakken. Hiermee hebt u het bestand naar de Opstart-map verplaatst.
  5. Als u de volledige bestandsnaam inclusief de extensie .doc kunt lezen, ga dan verder naar de volgende stap. Als de map alleen maar de naam NummerBijhouder laat zien in plaats van NummerBijhouder.doc kies dan Extra >> Mapopties >> open het tabblad Weergave of Beeld en schakel hier de optie Extensies voor bekende bestandstypen verbergen uit (deze optie heet ook wel Bestandsextensies verbergen voor bekende bestandtypes). Klik op OK. Nu ziet u wel de volledige bestandsnaam.
  6. Rechtsklik op de bestandsnaam NummerBijhouder.doc en kies Naam wijzigen. Verander de laatste letter c in een t; daarmee maakt u van het document een sjabloon (template) met de naam NummerBijhouder.dot.
  7. Sluit Windows Verkenner en start Word.
  8. Kies Extra >> Sjablonen en Invoegtoepassingen.
  9. Vink het aankruisvakje voor NummerBijhouder.dot aan en klik op OK.
 
Voortaan is de macro NummerBijhouder in al uw documenten bereikbaar via sneltoets Alt+F8.
 

Macro-beveiliging

Krijgt u in de hierna volgende procedures een foutmelding over macro-beveiliging, handel dan als volgt:
 
  1. Klik de foutmelding weg en sluit het document.
  2. Zorg er vervolgens voor dat de macro-beveiliging op laag of gemiddeld staat.
  3. Controleer en pas dit aan via Extra >> Macro >> Beveiliging.
  4. Als de instelling Hoog is, kies dan Gemiddeld of Laag.
  5. Klik op OK om het venster te sluiten.
  6. Open uw document opnieuw en herstart de macro.
 

Gebruik

U gebruikt de NummerBijhouder als volgt:
 
  1. Open een nieuw of bestaand Word-document.
  2. Plaats de cursor, waar u een nummer wilt invoegen.
  3. Druk op sneltoets Alt+F8 en selecteer de macro NummerBijhouder. Kies Uitvoeren.
  4. In het dialoogvenster NummerBijhouder selecteert u het gewenste nummer door op het rondje uiterst rechts van het nummer te klikken. Klopt het nummer niet, dan kunt u het nummer heel gemakkelijk in het witte vak corrigeren, voordat u op OK klikt.
  5. Klik op OK. Het venster sluit en het gekozen nummer wordt in uw document geplaatst.
 
De macro is in staat om het gekozen nummer automatisch met 1 op te hogen, zodat u bij een volgend gebruik steeds een geactualiseerd nummer kunt invoegen. Wilt u dat een bepaald nummer na gebruik automatisch met 1 wordt opgehoogd, plaats dan een vinkje in het corresponderende aankruisvakje in de kolom Ophogen aan/uit. U kunt dit bij alle nummers doen, maar in principe alleen bij nummers, die daarvoor in aanmerking komen, zoals factuurnummer, offertenummer, afgiftebonnummer etc.
 

De eerste keer

Vooral de eerste keer dat u de macro gebruikt kloppen de nummers en omschrijvingen geen van allen. De nummers en de omschrijvingen zijn fictief. Eerst past u de omschrijvingen aan:
 
  1. Start de macro.
  2. Klik linksonder in het venster op de grote knop Omschrijvingen aanpassen. Alle omschrijvingen staan nu ook in de witte vakken.
  3. Klik in het eerste witte vak en pas de omschrijving aan. Druk op de Tab-toets om naar het volgende vak te gaan.
  4. Herhaal stap 3 tot alle omschrijvingen kloppen.
  5. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan en het venster te sluiten.
 
Let op: als de eerste omschrijving ontbreekt of leeg is, zal het venster een volgende keer weer de standaard (fictieve) gegevens of allemaal lege velden presenteren. Zorg er dus voor, dat de eerste omschrijving in ieder geval ingevuld is. Nu past u eenmalig alle nummers aan:
 
  1. Start de macro opnieuw.
  2. Pas in het eerste witte vak het nummer aan.
  3. Bepaal meteen of het een automatisch ophogend nummer moet zijn of niet, en vink in dat geval het aankruisvakje aan.
  4. Herhaal stap 2 en 3 tot alle nummers kloppen.
  5. Klik op OK om de nieuwe nummers vast te leggen. U hoeft hierbij geen rondje aan te klikken.
 
Hiermee zijn alle eenmalige aanpassingen uitgevoerd. Desgewenst kunt u deze opdrachten herhalen, in het geval een omschrijving niet meer van toepassing is. Een nummer kunt u tijdens normaal gebruik altijd aanpassen.
 

Knop

Vindt u het gebruik van de sneltoets Alt+F8 lastig en hebt u liever een knop in de menubalk, waarmee u de macro opstart, voer dan eenmalig de volgende handelingen uit:
 
  1. Start Word, rechtsklik in de menubalk en kies Aanpassen.
  2. In het dialoogvenster Aanpassen opent u het tabblad Opdrachten.
  3. Klik in het linkervak op Macro's en in het rechtervak op de naam van de macro, dus ...NummerBijhouder.
  4. Houd de muisknop ingedrukt en sleep deze optie tot boven Extra in de menubalk.
  5. Als het menu Extra zich opent sleept u de optie naar beneden tot onder Macro's. Daar laat u de muisknop los.
  6. Hiermee hebt u aan het menu Extra een nieuwe optie toegevoegd. Deze optie heeft een nogal lange naam. Om die te wijzigen rechtsklikt u erop; in het snelmenu kunt u achter Naam een kortere naam opgeven. Druk op Enter.
  7. Sluit het venster Aanpassen via Sluiten.
 
Tot slot nog een kleine tip. De opmaak van het nummer past zich aan aan uw huidige tekst. Wilt u een nummer cursief plaatsen, druk dan eerst op de sneltoets Ctrl+I (Italic) en start daarna de macro. Evenzo kunt u het nummer met Ctrl+B (Bold) en Ctrl+U (Underline) vet maken c.q. onderstrepen.
 

Gerelateerde artikelen

 
Abonneer u op de nieuwsbrief
.

©2009 Microsoft Corporation. Alle rechten voorbehouden. Contact opnemen |Gebruiksvoorwaarden |Handelsmerken |Privacyverklaring