Adres ophalen uit Excel-bestand

Veel zakelijke gebruikers gebruiken Excel 2007 niet alleen voor hun rekenwerk, maar ook voor hun databases. Daarvoor is het programma in eerste instantie eigenlijk niet bedoeld, maar het is wel gemakkelijk én vertrouwd. U zet in de eerste rij een aantal veldnamen en daaronder vult u per rij steeds de bijbehorende gegevens in. Bijvoorbeeld de adresgegevens van bedrijven, relaties en contactpersonen. Een dergelijke lijst is in Excel 2007 eenvoudig te sorteren en u kunt er zelfs selecties op uitvoeren. Bovendien is een Excel-werkblad in Word 2007 te gebruiken voor het maken van samenvoegingen. Het gaat echter mis wanneer u een adres uit uw Excel-adressenlijst wilt ophalen en dat wilt gebruiken in een brief in Word 2007. Maar geen nood, dankzij een slimme VBA-macro is dat probleem eenvoudig op te lossen. Aan de hand van een praktisch voorbeeld leggen we uit hoe een en ander werkt.

 

Ons voorbeeldwerkblad Adreslijst bevat een standaard adressenlijst. Dit voorbeeldwerkblad is bruikbaar in zowel Excel 2007 als in Excel 2003. In dit artikel gaan we verder uit van Excel 2007. De door ons aangemaakte adressenlijst bevat de veldnamen Naam, Contactpersoon, Straat, Huisnr1, Huisnr2, Pc en Plaats. We gaan nu aan de slag:

 

 
De gegevens worden naast elkaar als een tabel op de plaats van de cursor in Word 2007 geplakt. Zo zijn de gekopieerde adresgegevens in een brief niet echt bruikbaar. U wilt de gegevens namelijk in de standaardvorm van een adres bovenaan een brief plaatsen. Om ervoor te zorgen dat alle velden op de juiste plek komen te staan, moeten we ze in de juiste volgorde op het Klembord plaatsen. Dat kan met behulp van een macro (of beter gezegd: door een klein hulpprogramma te schrijven in de programmeertaal VBA).

 

 

Voor uw gemak is de macro die de adresgegevens op de juiste wijze op het Windows Klembord plaatst al in ons voorbeeldwerkblad Adreslijst.xls aanwezig. Echter als u wilt weten hoe die gemaakt is, lees dan verder:

 

 

 

 

 

U kunt de macro met de hand starten. Als de macro onverhoopt niet wil starten, sluit dan het voorbeeldwerkblad en open het opnieuw. Onder het lint verschijnt dan de beveiligingswaarschuwing Macro's zijn uitgeschakeld. Kies hier Opties >> Deze inhoud inschakelen >> OK en ga verder.
 

 

 

De macro is sneller te activeren als u er een sneltoets voor maakt. Die hebben wij er natuurlijk al voor u in geplaatst. Om zelf een sneltoets te maken, handelt u als volgt:

 

 

De gekozen toets dient samen met de Ctrl-toets als sneltoetscombinatie. Wij hebben in ons voorbeeldwerkblad de sneltoets op Ctrl+Q ingesteld. Door een bedrijfsnaam te selecteren en op Ctrl+Q te drukken activeert u dus de macro en wordt het hele adres op het Windows Klembord geplaatst. U hoeft daarna in Word 2007 alleen nog maar op de cursor op de gewenste plek te plaatsen en vervolgens op Ctrl+V te drukken.

 

 

Met een relatief eenvoudige macro kunt u Excel 2007 en Word 2007 helemaal naar uw hand zetten. U hoeft in de adreslijst in Excel 2007 slechts een bedrijfsnaam te selecteren en de macro via een sneltoets te starten. Daarna kunt u het correct opgemaakte adres in Word 2007 boven een brief plakken. Snel, handig en steeds opnieuw te gebruiken.