Microsoft PowerPoint 2007: tips en trucs

U kunt een Office-document digitaal ondertekenen om daarmee de echtheid ervan te garanderen. Het is net als bij een papieren contract: wanneer het is ondertekend is duidelijk dat de ondertekenaar er onweerlegbaar bij betrokken was en dat het sindsdien niet is gewijzigd. Een voorbeeld van een type Office-document dat u zou kunnen ondertekenen is een PowerPoint-presentatie die u verstuurt aan anderen. Zo ondertekent u deze digitaal en onzichtbaar, wanneer u in het bezit bent van het juiste certificaat:

 

 

Wanneer iemand anders de presentatie wijzigt en opnieuw opslaat zal uw digitale handtekening ongeldig worden en is duidelijk dat met het bestand gerommeld is.

 

 

Als gebruiker van Office 2007 moet u bedenken dat de documenten die u opslaat een nieuw bestandsformaat hebben. U kunt ze niet zonder meer delen met gebruikers die geen Office 2007 hebben, zelfs niet als zij wel een vorige versie van Office bezitten.

 

Slimme gebruikers weten dat er een PowerPoint 2007-viewer bestaat. Deze kan kosteloos worden gedownload van de Microsoft-website. Vriendelijker is natuurlijk dat u die viewer meteen meestuurt. Dat kan als volgt:

Klik op de Office-knop en wijs naar Publiceren. Klik dan op Inpakken voor cd. Geef het bestand een naam en klik Naar map kopiëren om een map te maken met de benodigde bestanden voor uw presentatie. Deze kunt u bijvoorbeeld op het netwerk zetten. Kies Naar cd kopiëren wanneer u daadwerkelijk een cd-rom wilt branden en die wilt versturen.

 

 

Microsoft Office 2007 kan thema's gebruiken om het uiterlijk van een document aan te passen. Ook in PowerPoint 2007 vindt u deze thema's. Het zijn professionele diaontwerpen die u met één klik van de muis toepast op uw presentatie. Om een thema te gebruiken gaat u naar het tabblad Ontwerpen en kijkt u bij Thema's.

 

Let op, er zijn meerdere regels met themaminiaturen. Klik op de onderste pijl bij dit groepsvak om een palet met alle thema's te openen. Houd de muis over een thema om het effect op de huidige dia te zien, nog voordat u het thema toepast.

 

 

In Windows Vista zit standaard een programma voor het delen van uw bureaublad of programma's daarop. Het heet Windows Meeting Space. Met dit programma maakt u een virtuele vergadering door andere personen uit te nodigen. U kunt hen dan bijvoorbeeld een PowerPoint-presentatie laten zien. Video en geluid zijn niet mogelijk, dus als u uitleg wilt geven moet u bijvoorbeeld een conference call via de telefooncentrale regelen.

 

U vindt Meeting Space het snelst door op de knop Starten te klikken en in het zoekvak 'meeting' te typen. Klik dan op Windows Meeting Space. Nu kunt u een vergadering starten en personen uitnodigen. Klik op Een programma of uw bureaublad delen en deel het programma PowerPoint. De genodigden zullen dit programma nu op hun computer kunnen zien en al uw acties erin kunnen volgen. U kunt het bestand ook delen of iemand anders de regie over het programma geven. Probeer het eens.

 

 

Om uw PowerPoint 2007-presentatie op internet te kunnen plaatsen hoeft u slechts een paar handelingen te verrichten:

 

 

In dit venster kunt u aangeven of u de hele presentatie of een deel ervan wilt publiceren. Verder kunt u ervoor kiezen eventuele sprekersnotities te tonen en kunt u de browserondersteuning aanpassen. Dat is meestal niet nodig. Wel handig is het vinkje Gepubliceerde webpagina in browser openen. Zet dit aan, geef een pad en bestandsnaam op en klik op Publiceren. De webpresentatie wordt gemaakt en direct getoond in uw browser. Om de presentatie op internet of een intranet te zetten moet u alle aangemaakte bestanden en mappen naar uw webserver kopiëren.

 

 

Het is heel gemakkelijk om een filmclip, een stukje video dus, toe te voegen aan een nieuwe dia in een PowerPoint-presentatie. Video kan heel verhelderend werken. Wellicht kunt u er een proces mee toelichten, een korte toespraak van de directeur laten zien en horen of gewoon een informatief filmpje vertonen dat u op internet hebt gevonden. Zorg er in elk geval voor dat het videobestand op uw harde schijf staat. Ga dan als volgt te werk:

 

 

Dat is alles. Als u wilt, kunt u het formaat van de filmclip nog aanpassen. Als de dia in beeld komt wordt de filmclip automatisch afgespeeld.

 

Wanneer u gebruikmaakt van een filmclip in een dia kunt u daarvoor nog bepaalde instellingen selecteren. Deze instellingen krijgt u niet te zien wanneer u de clip invoegt. Klik op de filmclip en ga indien nodig naar de tab Opties. Hier vindt u knoppen voor onder andere de volgende nuttige functies:

 

 

 

Met een ingevoegde foto kunt u tegenwoordig leuke dingen doen. Voorbij is de tijd dat elke foto simpelweg in een presentatie werd geplakt. Met de nieuwe opmaakopties van PowerPoint 2007 voegt u snel een professionele afbeeldingstijl toe. Deze bestaan uit combinaties van kaders, slagschaduwen en soms reflecties of rotaties van de afbeelding. Zo gebruikt u afbeeldingstijlen:

 

 

 

Zoals u van Microsoft Office gewend bent, kunt u ook in PowerPoint een grote hoeveelheid vormen invoegen. Alle vormen zijn bovendien gemakkelijk aanpasbaar. Dat is bijvoorbeeld handig bij pijlen of toelichtingen. Zo maakt u bijvoorbeeld een toelichting in de vorm van een tekstballon die precies naar de juiste plaats wijst:

 

 

 

PowerPoint heeft de neiging om tekst steeds kleiner weer te geven wanneer deze niet past in het kader. Zo kan het voorkomen dat u een heleboel opsomtekens aan het typen bent en merkt dat de tekst steeds kleiner wordt. Dat is niet echt gewenst, al was het alleen maar om de continuïteit. Bovendien kan kleinere tekst voor uw publiek slecht leesbaar worden. Bij het tekstvak zal een pictogram Opties voor AutoAanpassen verschijnen. Klik hierop voor de volgende opties: