Tips, trucs en video's voor Outlook - deel 6

Een bijzonder handige, maar zelden gebruikte functie van Outlook is het kunnen weergeven van de locatie van een contactpersoon op een stratenkaart. Dat doet u als volgt:

 

 

 

Het is mogelijk om de lijst met contactpersonen van Outlook naar Excel te exporteren. In bijgaande instructievideo kunt u zien hoe dat in zijn werk gaat.

 

 

U kunt ruimte besparen op de taakbalk door de taakbalkknop van Outlook te verbergen. Als u dat doet wordt terwijl Outlook actief is alleen het pictogram van Outlook getoond in het systeemvak (naast de klok). Dat scheelt een knop in de taakbalk en dat is handig, zeker wanneer u regelmatig meerdere applicaties tegelijk geopend heeft.

 

 

Door te dubbelklikken op het Outlook-pictogram in het systeemvak opent u Outlook wanneer dat nodig is.

 

Voor het schrijven van de meeste e-mailberichten voldoet Outlook uitstekend. Echter, soms is het handiger om Word in plaats van Outlook te gebruiken voor het schrijven van gecompliceerde e-mailberichten. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het gebruik van veel tabellen en dergelijke. U hoeft echter Word niet apart te starten, maar kunt dat eenvoudig vanuit Outlook doen. In bijgaande instructievideo kunt u zien hoe dat in zijn werk gaat.

 

 

Wanneer u een e-mailbericht van een bepaalde afzender krijgt, dan kan dat aanleiding zijn voor aanvullende zoekacties. Wanneer kreeg u nog meer e-mail van deze afzender? Welke onderwerpen zijn recent met deze afzender behandeld? Met een handige optie zoekt u direct naar alle berichten van een bepaalde afzender. Dat gaat als volgt:

 

 

 

De waarschuwingsgeluiden voor nieuwe e-mailberichten zijn standaard actief. U kunt ze echter uitzetten. Bekijk bijgaande instructievideo om te zien hoe u dat doet.

 

 

Een bijlage bij een bericht slaat u waarschijnlijk op door er met de rechtermuisknop op te klikken en de optie Opslaan als te selecteren. Bij meerdere bijlagen werkt dat niet handig. Het is beter alle bijlagen ineens op te slaan. Dat gaat als volgt:

 

 

U kunt ook alle bijlagen in een bericht opslaan wanneer u het bericht al geopend heeft. Dat doet u als volgt:

 

 

Stel u werkt op een afdeling personeelszaken en krijgt af en toe e-mailberichten die strikt persoonlijk zijn. U kunt natuurlijk die e-mailberichten afdrukken en opbergen in het dossier van het desbetreffende personeelslid. Maar als u het oorspronkelijke e-mailbericht ook wilt bewaren, maar om privacy-redenen niet in uw Postvak IN wilt laten staan, dan kunt u het e-mailbericht op een andere plek op uw harde schijf opslaan of eventueel op een losse diskette of USB-key zetten. In bijgaande instructievideo kunt u zien hoe dat in zijn werk gaat.

 

 

De meeste gebruikers bewaren bijna alle e-mailberichten, ook die met grote bijlagen. Zelfs als de berichten al erg oud of overbodig zijn. Je kunt immers nooit weten? Alle postbussen bij elkaar kosten zo honderden tot duizenden megabytes aan schijfruimte. Veel organisaties beperken daarom de maximumgrootte voor een postbus in Exchange Server. Als de maximumgrootte bijna bereikt is ontvangt u automatisch een waarschuwing. Tijd dus om de postbus op te ruimen. Dat doet u als volgt:

 

 

Een zoekactie wordt gestart en vrij vlot daarna verschijnt een venster waarin alle berichten met bijlagen groter dan 500 KB in een lijst getoond worden. U kunt de berichten van hieruit direct verwijderen als u ze niet meer nodig denkt te hebben.

 

 

Als u in Outlook niet alleen de e-mailadressen van uw zakenrelaties opslaat, maar ook hun complete NAW-gegevens dan is het mogelijk om een adressenlijst af te drukken. Outlook beschikt hiervoor standaard over een aantal zeer uitgebreide afdrukmogelijkheid. Bekijk onderstaande instructievideo om te zien hoe u dat kunt doen.