 | | | | PowerPoint-cursus - deel 1 | |
|
Wie professioneel wil presenteren kan niet om een goed presentatieprogramma heen. Microsoft PowerPoint is 's werelds meest gebruikte programma voor het maken van hele simpele tot zeer indrukwekkende presentaties.
Deze korte cursus leert u werken met dit programma en laat u kennis maken met de fijne kneepjes van PowerPoint.
|
Gerelateerde training
|
| |
| | | | |
|
| | | PowerPoint | | PowerPoint is het presentatieprogramma van Microsoft Office, waarmee gemakkelijk professionele dia's te maken zijn. Die dia's zijn op het pc-beeldscherm of een projectiescherm aan een publiek te presenteren, al dan niet met gesproken commentaar. Wie wel eens beurzen bezoekt, vergaderingen bijwoont of colleges volgt, zal regelmatig dergelijke PowerPoint-presentaties tegenkomen. Ook op het internet maken meer en meer bedrijven gebruik van PowerPoint-presentaties. En op kleine schaal worden PowerPoint-presentaties toegepast om bijvoorbeeld een klant iets te demonstreren op het scherm van een notebook.
PowerPoint is in haar korte bestaan opgeklommen tot het populairste programma voor het maken van presentaties. Dat is vooral te danken aan de kwaliteiten en mogelijkheden van de laatste versies, zoals taakvensters, infolabels, de Mediagalerie, de (van Word) bekende menustructuur en een groot aantal unieke functies. Met die hulpmiddelen stelt u elke denkbare presentatie snel en gemakkelijk samen.
Download
Het resultaat van het eerste deel van deze cursus is een presentatie van twee dia's. U kunt deze bovenaan de pagina downloaden en openen in PowerPoint 2002 of PowerPoint 2003.
|
|
| |
|
| | | Sjabloon | | Elke presentatie is een verzameling van dia's of 'slides' die achter elkaar worden afgespeeld. De dia's zijn gebaseerd op een of meer ontwerpsjablonen. Zo'n ontwerpsjabloon bepaalt hoe de dia er in grove lijnen uitziet. PowerPoint biedt een groot aantal ontwerpsjablonen, die u zo kunt gebruiken: even wat tekst aanpassen en klaar, want verfraaiende kleurvlakken, lijnen en dergelijke zijn allemaal al aanwezig.
Daarnaast is het ook mogelijk uw eigen ontwerpsjablonen te maken, die u geheel kunt afstemmen op uw bedrijfshuisstijl (denk onder meer aan opsommingtekens, kleurgebruik, fonts) en waarin altijd het bedrijfslogo is opgenomen. Deze cursus beschrijft stap voor stap hoe u een ontwerpsjabloon toepast voor uw presentatie.
|
|
| |
|
| | | Taakvensters | | Net zoals in andere Office XP- en 2003-applicaties werkt ook de nieuwste versie van PowerPoint met taakvensters. Deze helpen u bij het maken van een nieuwe presentatie, het selecteren van een geschikte ontwerpsjabloon, het zoeken naar en invoegen van illustraties en animaties, het maken van vloeiende overgangen tussen de dia's en nog veel meer. Het eerste taakvenster verschijnt al direct na het opstarten van het programma: u ziet rechts in beeld het taakvenster Aan de slag waarin u klikt op Nieuwe presentatie maken. Hiermee opent u het taakvenster Nieuwe presentatie.
Hier kunt u een recent gemaakte presentatie openen, een nieuwe presentatie maken vanuit een blanco scherm, of een voorgedefinieerde sjabloon gebruiken. Tijdens het werken met uw presentatie worden weer andere taakvensters getoond met functies voor het toepassen van opmaak op een enkele dia of de gehele presentatie.
|
|
| |
|
| | | Nieuwe presentatie | | U kunt gemakkelijk een bestaand diaontwerp gebruiken voor een nieuwe, lege presentatie. Doe dit als volgt:
- Rechts in beeld ziet u het taakvenster Nieuwe presentatie. Is het taakvenster niet zichtbaar, kies dan Bestand >> Nieuw.
- In het taakvenster Nieuwe presentatie kiest u voor de optie Vanuit ontwerpsjabloon.
- Daarmee verschijnt het taakvenster Diaontwerp. Dit taakvenster is in feite drieledig: de naam van elk van de drie onderdelen staat bovenaan:
 Ontwerpsjablonen- Kleurenschema's
- Animatieschema's
- Van deze drie is de eerste geselecteerd: Ontwerpsjablonen. U ziet dus de beschikbare ontwerpsjablonen, in het taakvenster weergegeven als kleine plaatjes. Zoek er een uit. Let op: laat u alleen leiden door de motieven, dus niet door de kleuren, de plaats van de tekst of het aantal tekstvakken.
De plaatjes zijn maar klein, klik er daarom gerust enkele aan om ze groter te zien. Door op een ontwerp te klikken wordt het direct toegepast op uw presentatie. Zo wisselt u snel van design tot u vindt wat u zoekt.
U kunt altijd - dus ook later nog - een ander ontwerp toepassen door in het taakvenster op Ontwerpsjablonen te klikken en een ander ontwerp aan te wijzen. In dat geval is de pijlknop die rechts van het geselecteerde plaatje verschijnt misschien handig. Door daar namelijk op te klikken kunt u aangeven of u het ontwerp op alle dia's wilt toepassen of op een enkele dia. Zo kan uw presentatie uit verschillende ontwerpen worden samengesteld.
- Selecteer het ontwerp Voorstel.pot. De naam van het ontwerp verschijnt in een geel tipvenstertje, zodra u de muis boven het ontwerp houdt. In vervolgvensters zult u ook de Engelse naam 'Proposal' tegenkomen.
- Klik nu in het grote vak en typ daar de titel: Voorstel tot verbetering van de efficiency.
- In het kleine vak typt u: door Marcel van Zuiden.
Wat u nu gemaakt hebt is de eerste dia. De dia staat groot op het scherm en links in beeld - in de inhoudsopgave van de presentatie - ziet u hem nogmaals in het klein, compleet met de door u getypte titels.
|
|
| |
|
| | | Dia indelen | | De dia die u zojuist gemaakt hebt is een titeldia: op de dia zijn twee tekstvakken gereserveerd waarin u de titels moet typen. Een volgende dia is evenwel anders in te delen: meer of minder tekstvakken. Een voorstel daartoe volgt vanzelf als u de volgende dia toevoegt:
- Om de volgende dia aan te maken klikt u op de knop Nieuwe dia in de werkbalk Opmaak.
- De tweede dia bevat wel dezelfde motieven maar is anders ingedeeld. Bent u het niet eens met de voorgestelde indeling, dan kunt u rechts in het taakvenster Dia-indeling een andere dia-indeling selecteren. Afhankelijk van wat u op de dia gaat zetten kunt u er een passende indeling bij kiezen: een titeldia, een opsomming, een diagram, een combinatie van objecten enzovoort. Klik enkele indelingen aan om de effecten te zien op het grote scherm.
- Kies voor de indeling met de naam Titel, tekst en inhoud.
- Deze naam verschijnt in een geel tipvenstertje, zodra u de muis boven het plaatje van de indeling houdt.
- Deze indeling verdeelt het scherm in twee helften. Klik in het linker vak en typ daar onder elkaar de volgende teksten, die u elk afsluit met Enter:
- Samenwerking
- Communicatie
- IT-voorziening
- Intranet
- Thuiswerk
Automatisch worden opsommingtekens toegevoegd, omdat die standaard in de gekozen indeling zitten. Stelt u geen prijs op opsommingtekens, selecteer dan de getypte tekst met sneltoets Ctrl+A, rechtsklik in de selectie en kies in het snelmenu Opsommingstekens en nummering >> Geen >> OK.
- Merk op dat het tekstvak groter is dan de tekst. Door de regelafstand te vergroten vult u de lege ruimte in: druk op sneltoets Ctrl+A om alle tekst in het vak te selecteren en kies Opmaak >> Regelafstand, typ 1,5 en klik op OK.
- In het vak bovenaan typt u weer een titel: Efficiencyverbetering - Hoe?
De rechterhelft van de dia bestaat uit een nader in te vullen vak met een pictogram van zes knoppen. Beweeg met de muis over de knoppen om te zien welke betekenis ze hebben: Tabel invoegen, Grafiek invoegen, Illustratie invoegen, Afbeelding invoegen, Diagram invoegen, Mediaclip toevoegen. Als voorbeeld voegt u een lijngrafiek toe met een lijn die omhoog gaat:
- Klik in het vak op de rechterhelft op de knop Grafiek invoegen. Prompt verschijnt een staafgrafiek in het vak. Omdat elke grafiek is gebaseerd op cijfers, is er ook een tabelletje verschenen met voorbeeldgetallen.
- Om van de staafgrafiek een lijngrafiek te maken rechtsklikt u eerst op een van de staven in de grafiek. Kies in het snelmenu voor Grafiektype.
- In het gelijknamige dialoogvenster klikt u op Lijn en vervolgens op het Subtype linksboven; sluit af met OK.
- Omdat de voorbeeldgrafiek is gebaseerd op drie kengetallen, moeten er twee weg. De gemakkelijkste manier is: klik in de tabel op de rijnummers 2 en 3 en druk op de Delete-toets. Doe hetzelfde met de titelrij om de kwartaal-teksten te wissen.
- Nu moeten nog de cijfers en het woordje Oost uit de grafiek worden verwijderd: rechtsklik in de grafiek en kies Grafiekopties.
- Open in het dialoogvenster Opties grafiek het tabblad Legenda en vink het vakje Legenda weergeven uit. Sluit het dialoogvenster.
- Wijzig nu de getallen in A1, B1, C1 en D1 in respectievelijk 20, 65, 90, 99 om een mooie opgaande lijn te krijgen, die past bij de doelstelling van de presentatie.
- Klik ergens naast de dia om de tabel te onderdrukken. Wilt u de tabel weer terughalen, rechtsklik dan in de grafiek en kies Grafiek-object >> Bewerken.
|
|
| |
|
| | | Overzicht | | Links ziet u nu twee miniatuurweergaven van uw dia's. Klik een van de twee aan, om de eerste of de tweede dia te bewerken. Bovenaan ziet u twee tabs: Overzicht en Dia's. Wanneer u klikt op de tab Overzicht verdwijnen de miniatuurweergaven en ziet u de overzichtsweergave. Hier kunt u op een overzichtelijke manier dia's toevoegen en van tekst en opsompunten voorzien.
Voor wie nog met oudere versies van PowerPoint heeft gewerkt: in het hoofdvenster van PowerPoint zijn de tabbladen Overzicht en Dia's nieuw. Zij vervangen de normale- en overzichtsweergave uit oudere versies. Waar u in PowerPoint 2000 vijf knopjes links onderin uw beeld had, zijn dat er vanaf PowerPoint 2002 nog maar drie: normale weergave, diasorteerderweergave en diavoorstelling. De normale weergave is uitgebreid, zodat u in één scherm zowel de dia, een notitiegebied, en een miniatuurweergave van de dia's ziet.
In het notitievenster onder in beeld kunt u nu ook notities typen in de normale weergave. Voorheen was dit alleen mogelijk in de overzichtsweergave of de speciale notitiepagina.
|
|
| |
|
|
| | | Kleurenschema's | | Eerder las u al dat u de ontwerpsjablonen niet moest beoordelen op kleuren. Voor de kleuren biedt het taakvenster Diaontwerp namelijk de optie Kleurenschema's:
- Open het taakvenster Diaontwerp door in de titelbalk van het taakvenster op het neergaande pijltje te klikken.
- Klik op Kleurenschema's. Een kleurenschema is gemakkelijk, want dit bepaalt de achtergrondkleur van de dia en tegelijkertijd de letterkleur(en) die daar het beste bij passen. U hoeft die dus niet allemaal apart te kiezen.
- Klik bijvoorbeeld op het grijze kleurenschema en merk op dat de tekst wit en geel wordt. Of klik op het groene schema en zie de tekst lila en paars worden.
|
|
| |
|
| | | Afspelen | | De presentatie ziet er nu uit zoals het te downloaden bestand aan het begin van deze pagina. Om te zien hoe de presentatie er tot nu toe uitziet, laat u de presentatie afspelen. Tijdens de presentatie is het slim om enkele bedieningstoetsen uit uw hoofd te kennen:
- F5 - Start de presentatie
- V - Ga naar volgende dia (of spatiebalk)
- Esc - Stop de presentatie
- Z - Maak het scherm zwart, als u iets wilt vertellen en u niet wilt dat uw publiek wordt afgeleid door wat er op het scherm staat. Hervat de presentatie met de spatiebalk.
- W - Idem, maar nu wordt het scherm wit.
Oefen zelf met deze toetsen. Aan het eind van de presentatie keert u vanzelf weer terug naar de bewerkingsmodus van PowerPoint. Herstart de presentatie weer met F5.
|
|
| |
|
| | | Opslaan | | De presentatie moet worden opgeslagen en wel tweemaal. Enerzijds om hem te bewaren voor archief en latere correcties (via Bestand >> Opslaan), anderzijds voor de presentatie. In veel gevallen moet u de presentatie namelijk afspelen op een andere pc. Denk bijvoorbeeld aan een congreszaal, waar een verhuurmaatschappij een complete projectie-installatie heeft opgesteld, bestaande uit scherm, beamer en pc. Omdat lang niet altijd zeker is of PowerPoint op die pc is geïnstalleerd, hebt u de mogelijkheid om uw presentatie zodanig op een cd op te slaan dat hij op de vreemde pc afgespeeld kan worden zonder dat daar PowerPoint voor nodig is. Hij wordt namelijk opgeslagen samen met een versie van 'PowerPoint Viewer'.
- Kies Bestand >> Inpakken voor cd.
- Het begrip 'cd' mag u hier ruim zien; u kunt de presentatie namelijk ook op een diskette, USB-stick, memory-card of ander medium opslaan. De keuze maakt u in het dialoogvenster Inpakken voor cd:
- Voor cd: leg een lege cd in uw cd-writer en klik op Naar cd kopiëren. Deze cd wordt in principe zelfstartend: zodra u hem in een andere Windows-pc schuift, zal de presentatie automatisch gaan lopen.
- Voor andere media: klik op Naar map kopiëren. Als locatie noteert u de drive-letter van uw diskette, USB-stick of memory-card.
Nog een tip: ook als u op uw eigen pc of notebook gaat presenteren, is de 'Inpakken'-manier van opslaan aan te bevelen. Mocht u namelijk per ongeluk op een verkeerde toets drukken, dan keert u niet terug in de bewerkingsmodus van uw presentatie. Publiek wordt altijd een beetje rumoerig, zodra ze de bewerkingsmodus zien en dat is niet wat u wilt. U wilt dat zij alleen de presentatie zien; kies daarom altijd voor Inpakken voor cd.
|
|
| |
|
|
| |
