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和泰汽車

精確專案管理流程,快速掌握商務關鍵,和泰汽車導入微軟 Enterprise Project Management,創造卓越成效

案例研究 張貼日期:2003 年 12 月 10 日
解決方案概述
公司
和泰汽車
客戶背景
日本 TOYOTA 台灣總代理和泰汽車,旗下擁有 128 個銷售據點、8 家經銷體系,是台灣汽車業龍頭廠商。該公司資訊部專業 IT 人才為集團關係企業提供相關 e 化服務。
解決方案
藉由 Microsoft Enterprise Project Management 提供可擴充的技術平台,讓和泰能在組織內完成開發並成功部署專案管理能力,同時並將專案管理程序與目前或未來的商務系統加以整合。
優點
  • 快速存取商務關鍵資料,企業可以用標準化的報告程序,來了解專案的績效。
  • 專案管理能力可以隨組織成長,面對需求變化仍然可以應付自如。
  • 可自訂的平台與工具組,能針對各種商務系統擴充並加以整合。
  • 微軟顧問群,提供各種專案理論與實務的整合輔導。
使用的軟體及服務
  • Enterprise Project Management (Project 2002)
  • Microsoft Consulting Services (MCS)
合作夥伴
晶睿科技

具有 50 多年悠久歷史的和泰汽車,儼然見證了台灣汽車業發展史。從第一台 IBM 大型主機的導入,到網路系統規劃、高速網路的架設,10 多年來和泰未曾錯過任何利用IT扭轉商業價值的最佳時機。2002 年年底更與台灣微軟合作,成功導入 Microsoft Enterprise Project Management(Project 2002)系統,藉由企業專案管理系統的應用,快速掌握專案進度與人力資源,發揮卓越效益。

一個成功的專案管理,除著重於專案進度的即時掌控和成本效益的控制,更重要的是,必須能夠掌握市場商機。藉由 Enterprise Project Management 的輔助,和泰快速而妥善地達成上述目標,充滿信心地朝向台灣「汽車業 no. 1」邁進。

長遠 e 化的願景

在台灣成立超過 50 年的和泰汽車,是日本 TOYOTA 的台灣總代理,集團中包含負責生產的國瑞汽車與多家水平事業,及旗下的 8 家經銷商 128 個銷售據點,是台灣首區一指的汽車業界龍頭,所應用的電腦系統,其規模龐大程度可想而知。

回憶起十多年來,和泰電腦化歷程的點點滴滴,當時還任職於零件部的總經理陳順德說:「當時需要管理的汽車維修零件就有兩萬多個項目,而零件管理,最重要的目標就是:『如何利用最低的庫存量,創造出最好的服務。』評量績效的方式,其實就是零件的供應率。在當時,使用人工來管理兩萬多種零件實在是一件非常困難的事情,為了仔細對照庫存,配置人力竟然要高達 8 個人」。

有鑑於電腦化技術對汽車業的迫切性,當時和泰就已經立下長遠的 e 化願景,陳順德指出:「希望透過 e 化,把和泰的行銷流程與顧客生活型態結合起來,不論任何時間、地點,顧客都可以取得所需的情報,進而讓台灣客戶覺得和泰是值得信賴的公司。」

五年前,也就是 1998 年,和泰進入第二期事業構造改革計畫,希望能夠把 IT 技術 Web 化,願景是建立完整的 MIS 系統。陳順德進一步說明:「當時擬定的構造改革內容,包含了人員、組織、業務流程、行銷創意的變革,配合 IT 技術,建立週邊事業新價值鏈(Value Chain)。」

專案管理系統迫切性

具有如此深厚的 e 化專業背景與能力。和泰更在去年 10 月,正式導入 Microsoft Enterprise Project Management,期望藉由標準化與具高度整合性的專案管理系統,快速而有效地提升企業整體管理績效。

專案管理對新世代企業來說是重要的一環,「如果專案的建立、執行與管理原則沒有標準化,品質落差一定會很大的」,和泰資訊部經理謝富來解釋,「因此資訊部門開始思考引進標準化工具,讓專案的品質與進度,能夠維持一致的理想滿意度」。

謝富來說:「和泰的各個事業部門,都有不同的專案正在進行中,如果只憑個人工作的習慣流程與喜好,所設計出來的專案表單當然落差就會很大。在努力爭取今年『國家品質獎』的前提下,現階段各部門如何掌控專案品質與進度,就更加迫切及重要。」

和泰之前也試過各種專案管理形式,像是最傳統的工作日誌,或定期檢討會等等,但這樣的形式經常出現錯誤的情形。謝富來舉例說,像資訊部的各種專案,向來都是在時間急迫的壓力下進行,如果還要專案人員撥出時間填寫工作日誌,根本就是雪上加霜,互動過程中,絕對會造成管理上的障礙,影響所及,當然就是整個團隊的生產力。

微軟顧問讓專案管理的導入事半功倍

既然專案管理工具導入具有如此的迫切性,和泰資訊部就在 2002 年 8 月,成立了一個 7 人的核心種子小組,開始進行導入評估。

當時設定的推動目標有三個層次:首先在資訊部門導入專案管理系統,評估效益;之後再推動到公司其他部門;最後再以和泰為背景,將其成果與使用經驗,轉移到關係企業與經銷商,甚至是其他國內有需求的企業,分享和泰經驗,用以提升國內專案管理的水準。

評估之後,和泰資訊部針對數家公司的專案管理工具進行最後評選。謝富來解釋:「最後還是決定選擇 Microsoft Enterprise Project Management,因為微軟的 Enterprise Project Management 工具 - Project 2002 不論是工具本身的價格或導入成本都比較合理,這個特點對將來推動其他企業的應用,才會有較高的成功機率與普遍性;同時,由於和泰長期使用微軟系統,在技術資源與基礎建設上,也能方便地取得較高的整合度」。

在與微軟顧問進行討論過後,首先擬定導入的階段過程,先由基礎建設著手,之後是釐清企業的專案需求,最後才開始進行應用的推動。資訊部門特地成立了種子小組,首先由微軟顧問進行專案管理理念培訓,推動工具與實際應用的結合,並輔導資訊部門的種子部隊建立各類型專案的標準。

導入過程中當然會遭遇諸多實際應用上的障礙,像是年度行事曆的安排,由於系統導入之前已有專案進行,如何銜接過去的專案資料就成了問題;同時,初期一下子湧入太多專案,也會造成資源分派不足,形成人力的負擔,這時透過微軟顧問經驗的傳授與實務導入訓練課程,問題才得以解決。「畢竟在專案管理的導入上,需要很多基礎理論及實務經驗的學習,軟體工具本身的使用反而不是太大的障礙。」謝富來表示。

微軟顧問何美玲讚許和泰的資訊團隊,她說,七人種子小組相當團結,盡力地解決導入與訓練的問題;資訊部門學習意願強,具有很旺盛的求知意願,所以能夠很快克服問題,因此實際導入過程還算順利。

謝富來表示,這次和泰導入 Enterprise Project Management 的時間從 2002 年 10 月份開始部署建置,大約花了半年就達成初期的目標。

更為精確的工作進度控管

第一階段由資訊部門使用 Enterprise Project Management,就已經讓部門人員開始感受到精準的專案管理所帶來的效應。謝富來舉例說,以前沒有工具協助規劃專案時,只能憑經驗值來作粗略的估計;而現在,專案規劃一完成,工時進度就能夠立刻精確地呈現。謝富來舉例說明:「以前憑經驗估算,經常會發現可能一年要加班 11 個月以上,才可能完成一個幾乎不可能及時完成的案子。但現在藉由 Enterprise Project Management 的幫助,工時與人力的分派一目了然,進度也能精確掌控。有了標準的依據,部門討論進度時也更能精確掌握彼此的意見」。截至目前為止,資訊部已有 30 個計劃、12 個專案正在進行中。像是經銷商財務系統專案,目標就是協助將當初幫經銷商開發的財務系統,導入集團關係企業,包含週邊水平事業等。或者像是車輛系統專案,目標是要讓商流與物流更加結合。這些專案都需要藉由強大的專案管理工具,才能妥善讓專案成員進行協同工作,快速做出回應。

談到 Microsoft Enterprise Project Management 專案管理系統的進一步運用優勢,謝富來表示:「透過 Microsoft Project 任務規劃及資源分派的功能,以及微軟合作夥伴晶睿科技專為和泰汽車開發的工時績效管理功能,可以讓公司主管充分掌握最即時的專案進度及成本資訊. 透過專案成員定期更新的任務進度完成百分比與實際使用工時,各部室資源經理可即時了解各專案的績效,同時也讓員工相互比較效率,學習彼此專案執行的差異性,進而達成共同成長的目標。例如,資訊部同仁在與公司內部探討 IT 需求時,可以藉由 EPM 準確表達出客觀的數據依據(如需要多少人力以及投入的時間),而不是仰賴經驗的粗略評估」,謝富來說:「專案執行配合度如果不夠好,影響的將是上下整體環節、企業的經營與管理效率」。

未來和泰的人力資源部門(HR),極有可能會利用 Microsoft Enterprise Project Management 的專案管理能力,規劃新的績效管理機制。資訊部門認為,利用專案管理的方式,不但可以很容易看出工時與專案進度情況,也可以輕易釐清哪個環節沒有做好,因此對績效管理機制是很大的幫助。

IT 力量,落實企業 e 化願景

雖然現處於第一階段的導入工作,但和泰對這次 Enterprise Project Management 系統導入,在整體 e 化的應用已經信心十足。

謝富來指出:「和泰是以市場行銷(Marketing)為主的公司,因這套專案管理系統引進,接下來將可以大力協助其他單位,規劃好各種市場行銷專案,迎接挑戰!」,而中長期的目標將是,「希望明年可以將系統推廣到關係企業及經銷商,如果國內其他企業也需要這樣的經驗值,我們將更進一步推動技術的轉移」。

總經理陳順德也指出,在和泰的第二期事業構造改革計畫之後,和泰已經順利整合了商流、金流與資訊流的重大變革。像是以網路支援賞車、交車、售後服務;或是導入行動化(Mobility)資訊功能,來支援即時車輛庫存管理、零件管理等等。

「去年我們已經在台灣賣出第 100 萬台車子,這表示我們在台灣已經擁有超過 100 萬名顧客,如何集中管理,分析提供給他們更好的服務,絕對需要更多 e 化系統的支援」,陳順德說出他心中的願景:「繼續深耕顧客滿意度是我們重要的目標,根據 J.D. Power 市調,TOYOTA 去年在台灣顧客滿意度排名第二(第一名也是和泰代理品牌,TOYOTA 同血系的LEXUS)。因此我們要堅持走下去的,就是成為台灣市場長期而穩定的第一,進而成為汽車業界顧客滿意度(CS)的標竿企業,同時並穩定提升企業形象與經營效率。」「取得今年國家品質獎的肯定,現在正在進行努力的目標,而集團營業額更訂在 2007 年,要從目前的 1 千 4 百億,達成 2 千億!」

陳順德肯定表示:「這些願景,將由 IT 的力量來落實!」


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