*
回首頁 十大迷思 Office 2007 VS Office 2003 決戰十回合 超上手教學
 
 
 
2007 Office system 所擁有的各種便利功能設定,其實都會讓您不禁有「原來可以這樣使用呀!」、「居然有這種功能!」的讚嘆。

說穿了,不管是什麼樣的新功能,要讓用戶能更簡易地使用產品與提升操作的便利性,其實就是在許多小地方加上「貼心」的設計罷了。像是 Office 2003 之類的商務應用程式,也是有著大多數人都覺得「要是有那功能就好了… 」等等,能夠讓工作更便利的輔助設計。那麼現在就讓我們來具體的比較看看,與 Office 2003 相比,2007 Office system 究竟在哪些部分,讓工作可以變得更輕鬆。
 
  「從四月到九月的平均銷售額是多少呢?」相信不少人都曾經在會議簡報上,有過突然被這樣突擊式詢問的經驗吧? 在這種狀況下,使用
Excel 2003 仍需要將數據代入公式進行計算;而使用 Excel 2007 的話,則可立即進行答覆囉。
   
 
   Word 2003  Word 2007
 
   
  由於 Excel 2007 的狀態列具備能夠顯示選取範圍內的總和、平均數值與所選取的資料數量,所以可以很簡單地即時確認資料處理的成果。有了這個便利的功能,即使僅想要立刻確認本地區內各分店的銷售業績,您也不需要額外再開啟一個個的分頁進行計算。

 
   Word 2007
 
 
Word 2007 能夠顯示文稿的總字數 ( 也能夠同時顯示選取範圍內的字數 ),對於某些有字數限制的文書工作來說,是再便利不過的功能了。
 
 
在 Excel 2003 中,只要我們選取試算表中的欄位資料,被選取的欄位合計數字就會顯示在狀態列;而 Excel 2007 則更加強了這個運算功能,不僅是總計、資料數量、甚至是平均值,都能一一顯示在狀態列裡。當您按住 Ctrl 鍵並選取個別的欄位時,也能立刻計算出上述的統計結果。如此一來,即使是從全國各分店的銷售報告中,隨意抽選其中一家分店的銷售數字,您也能輕鬆地應對各種詢問。

同樣地,Word 2007 也能在狀態列這個平常不為人所注意的地方,顯示整篇文章目前所輸入的總字數。當您在進行字數確認的時候,您也能同時調整文章整體感或是與原稿文件進行比對的工作喔。
 
  好不容易做出了一份框線與色彩分明的報表,結果在新增了一欄新的資料就又得重新再進行一次美工設定,這樣的經驗相信誰都曾經有過吧。

在先前的章節中我們曾經介紹過,使用 Excel 2007 的格式化表格,可以很簡單地做出內容豐富的報表,事實上這個功能在這種時刻也能幫您輕鬆解決難題喔。

 
 Word 2003 Word 2007
 
 
 
一般來說,大家最常用的,就是使用 Excel 來進行包含了許多統計條件的計算工作。當您想要在表格內新增欄位時,格式化表格樣式就非常地實用。舉例來說,當您想要在表格右方新增關於平均值的欄位時,只需要在索引列的儲存格中輸入名稱,並且在顯示計算結果的儲存格中輸入計算公式,新增的欄位就會自動套用整個報表的美工以及自動篩選設定 ( Excel 2003 僅能套用索引列的文字與自動篩選設定 )。假如欲變更報表的範圍,您也不需要再次動手設定這些工作,不僅可以節省時間,也可避免人為的工作疏失喔。
 
 
由於 Excel 2003 並沒有辦法在索引欄位以外的新增儲存格中,套用格式與自動篩選功能,所以您必須要再次花時間重新調整表格的設計。但是,當您使用了 Excel 2007 的格式化表格後,即使您新增行列欄位,這些新增的儲存格都會自動套用同樣的設計。不僅是字型等文字設定,就連自動篩選的條件也都自動地被設定完成,讓您可以一直不間斷地追加各項資料。

對於像銷售報告這類,每個月必須定期新增資料的工作來說,這種設定將是再便利不過的了。
 
  一般我們會將 Excel 統計出來的資料,複製到 Access 的表格來進行更詳細的分析工作。但有的時候,想要透過 Access 的資料庫來做大量的資料分析,可不只是單純的將 Excel 的資料複製貼上就能完成的喔。現在就讓我們來比較一下,Office 2003 與 2007 Office system 在 Excel 與
Access 的互動效果上,究竟是哪一邊比較輕鬆。

 
 
 Access 2003  Access 2007
 
 
 
 
 
一直到 Access 2003 為止,傳統的表格設計工作,都是一直在複製、貼上資料、然後重新設定資料類型、接著再次進行調整的循環作業。但事實上,要將 Excel 的資料順利地沿用至 Access 中,這樣花時間的工作實在稱不上「簡單地協同合作」。

但是 2007 Office system 辦到了,可以大幅地縮短資料互換之間的手續。舉例來說,您只需將 Excel 2007 內的銷售統計資料,整份貼到
Access 2007 的資料表 ( 資料表檢視 ) 內。接著,您就可以在資料表的「設計檢視」模式中,發現您所貼上的數據資料都轉換為貨幣類別了。而且在 Excel 2007 中的格式設定資訊,也都能忠實地移轉至 Access 2007。如此一來,您要做的只是集中所有精力,活用在 Access 2007 裡的資料進行分析工作而已,對您而言,這真正可說是一套專心致志的應用程式。
 
  在製作簡報資料的時候,有時會因為文字或圖示太小而不易閱讀;而有時做出了一張大型簡報,卻又沒辦法清楚地掌握整體資訊的呈現。在這種時候,假如您能夠很快地放大與縮小整個版面,那麼就能使工作更加的輕鬆了。現在就讓我們以 PowerPoint 為例,來比較一下這種縮放功能的使用方法差異性吧。
   
 
   Word 2003  Word 2007
 
   
 
縮小顯示比例
 
   
 
100% 比例顯示
 
   
 
擴大顯示比例
 
   
  Excel 2007,PowerPoint 2007 以及 Word 2007,在畫面的右下方都有顯示比例的設定工具。您只要將滑鼠左右移動,就能即時變更顯示設定的比例;不僅可以局部放大畫面,也能夠輕鬆地確認整體排版。
 
 
不僅是 PowerPoint 2003,如果想要放大或縮小整個版面,Office 2003 的各項應用程式都必須透過工具列中的「縮放」來進行操作。但是,雖然可以在工具列的選項中找到版面設定大小以及自訂的縮放工具,不過當您只是要進行倍率微調工作時,還是得要花點時間,從下拉式選單中進行選擇或自行輸入倍率數字。說實在的,真的有點累人。

而不管是 PowerPoint 2007,Excel 2007 或是 Word 2007,都在畫面的右下方配有標準的顯示比例設定工具。當您想要放大部分的資料做檢視時,您可以即時地將所選的區域進行放大,而且隨時可以再次進行調整;當然,不僅僅是放大,您也可以縮小整個版面,即使是大型簡報文件,也可以很容易地校對整體版面。

將傳統的縮放操作變更為左右滑動的調整,同時還能進行即時預覽,讓您可以根據畫面的大小設定最適當的顯示比例。只要稍做調整,您的技術就能夠更上層樓!
 
  現今工作上不可避免的,多少都會使用英文郵件進行溝通,但有的時候,卻又無法用英文簡單扼要地說明中文文件中的重點… 以前這種時候,就是要準備與字典或是翻譯機展開奮鬥的時候;而現在,市面上有許多專為 PC 所設計的翻譯軟體或是線上字典服務,當然 Office 2003 與
2007 Office system 也內建了簡單的字典翻譯功能。現在就讓我們來比較看看,誰的字典功能在使用上更為簡單吧。
   
 
 Word 2003 Word 2007
 
 
 
Word 2003 與 Outlook 2003,只要您與網際網路連接,就可以使用線上查詢服務來進行單字的翻譯功能。而 Word 2007 與 Outlook 2007 更在這項功能中加入,只要將滑鼠游標移至想要查詢的單字上,就能在快顯視窗中選擇翻譯提示的新功能。不僅不需要援引字典輸入單字,也不需要連接網際網路,您就能立即使用字典服務。如果要啟用這項功能,您只需要在「校閱」標籤中,選擇「校訂」群組內的「翻譯功能提示」,接著選擇您要使用的語言及可。
 
 
 
Word 2003 或是 Outlook 2003,當您要使用查詢服務的時候,必須要在畫面右方的工作視窗內檢閱英漢翻譯的內容 (而且還必須連接網際網路)。假如在您欲查詢的單字上按右鍵並選擇「查詢」時,還必須按住 Alt 鍵並點選單字才能開啟「查詢」工作視窗。 而在 Word 2007 或 Outlook 2007 中,您除了可以使用舊有的「查詢」功能外,還追加了能更簡易地查詢單字的「翻譯工具提示」功能。在此功能被啟動之後,您使需要將滑鼠游標移至文章或電子郵件中的單字上,就能立即顯示該單字的翻譯內容。而這個 "輕鬆使用的簡易字典" 的優點,就是既不需要連接網際網路,也不需要檢索就能快速使用。在使用 Word 或 Outlook 時,如果只是想要查一下單字的意思,這將是項不可或缺的利器喔。
 
 
不管是以優質服務聞名的高級飯店,或是以樸實聞名的老牌旅店,其受歡迎的秘訣都是:隨時以客 ( 使用者 ) 為尊,並為此設計出纖細的服務 ( 功能 ),就是人性化的考量。

同樣地,為了要了解軟體使用者的感受,因此得透過累積了過去數個版本的使用經驗,發現不同的人有著不同的需求,對於操作手續是否繁複艱澀,然後思考如何將現有的商用軟體進行改善,也是同樣的道理:就是要讓使用者,即使在小地方也能感受到產品的親切設定。

2007 Office system 就是這樣一套,能讓人在小地方也能感受各種貼心設計的應用程式;不是要讓使用者去適應軟體,而是相反的,要讓軟體來配合使用者,這才是真正的商務應用程式。