تدوين الملاحظات بالذكاء الاصطناعي: كيفية عمله وكيفية اختيار أداة

عملية تدوين الملاحظات بالذكاء الاصطناعي بمثابة استخدام تقنيات الذكاء الاصطناعي، والخوارزميات، ونماذج اللغة لتحسين كيفية تدوين الملاحظات وتنظيمها وإدارتها. يفرض الإصدار اليدوي مقايضةً؛ إذ يكون الشخص الذي يدوّن الملاحظات حاضراً في الاجتماع بنصف تركيزه فقط، ما يؤثر سلباً على كلٍّ من جودة الملاحظات ومستوى مشاركته في الاجتماع.

تُزيل تقنية تدوين الملاحظات بالذكاء الاصطناعي هذه المقايضة من خلال تولي عملية التدوين ذاتها. بالنسبة للشركات التي لا تخصص موظفاً لتدوين الملاحظات، أصبحت الاجتماعات، التي لم يكن لدى أحد وقتٌ لتوثيقها، تُعد الآن سجلاً تلقائياً.

تُنفِّذ معظم الأدوات الخطوات الخمس نفسها، ومعرفتها تتيح لك تحديد مواضع الفشل المحتملة في الأداة. 1. التدوين. تستقبل الأداة صوتاً مباشراً من اجتماع أو مكالمة، وغالباً ما تتعامل مع نصوص مكتوبة، أو مستندات تم تحميلها، أو صورة لصفحة مكتوبة بخط اليد. 2. كتابة الحديث. تحول ميزة التعرف على الكلام الكلمات المنطوقة إلى نص. تتميز الأدوات الجيدة بقدرتها على تحديد هوية المتحدث وتوثيق الوقت، ما يتيح لك العثور على اللحظة التي تم فيها الاتفاق على أمر ما. 3. التخطيط. تُحدِّد تقنية معالجة اللغات الطبيعية الكيانات والموضوعات والعلاقات في كتابة الحديث وتُصنِّفها. هذا الفرق بين التسجيل وبين شيء قابل للبحث. 4. التلخيص. يعمل التلخيص الاستخلاصي على اختيار الجمل التي تحمل القدر الأكبر من المعنى. يعتمد التلخيص التوليدي على صياغة نصوص جديدة تنقل المعنى ذاته بكلمات أقل. 5. المزامنة. تستقر الملاحظات في تقويمك، أو قائمة مهامك، أو مساحة التخزين المشتركة.

هذه الخطوة الأخيرة مهمة أكثر مما تبدو. تترك لك الأداة التي تتوقف عند الخطوة الرابعة عملية حفظ ملفات الملاحظات المدونة وهي الطريقة التي تُفقد بها الملاحظات الجيدة في مجلد التنزيلات.

يستخدم البائعون هذه المصطلحات بطريقة غير ملائمة، ومعرفة نوع العمل الذي تحتاج إليه ستجنبك شراء المنتج غير المناسب.

ينشئ الملاحظات وينظمها، من خلال ميزات مثل تحويل الصوت إلى نص، والتصنيف الذكي، والاقتراحات السياقية. يمكن لمدير المشروع تدوين ملاحظات الاجتماع في الوقت الحقيقي والمشاركة في المناقشة في نفس الوقت.

لتحويل الكلام إلى نص، متوخياً الدقة والأمانة بدلاً من التفسير. استخدمه عندما تكون الصياغة الدقيقة مهمة، مثل المقابلات والمكالمات مع العملاء.

تلخيص النص. امنحه تقريراً طويلاً أو عرضاً تقديمياً أو نسخة مكتوبة، ويرجع النقاط الأساسية.

تجمع معظم المنتجات اثنين على الأقل من الثلاثة. يوضح لك هذا الفرق ما يجب اختباره: فإذا كانت الصياغة الدقيقة أمراً بالغ الأهمية، فاختبر النسخة المكتوبة؛ أما إذا كانت سرعة الاستيعاب هي الأهم، فاختبر الملخص.

تختلف الأدوات باختلاف التقنيات الأساسية التي استثمرت فيها.

لتحويل الكلمات المنطوقة إلى نص مكتوب مما يتيح للأشخاص إملاء النصوص بدلًا من كتابتها.

لتحديد الكيانات والعلاقات والمشاعر، ما يجعل الملاحظات قابلة للبحث بدلاً من تخزينها فقط.

لقراءة موضوع مجموعة من الملاحظات وتطبيقه للحصول على إخراج أكثر وضوحاً.

يلخص المقاطع الطويلة في نقاط رئيسية باستخدام التعلم الآلي.

لاستخراج المصطلحات المهمة لإنشاء العلامات التي تربط الأرشيف المتزايد ببعضه.

لمعالجة الصور والرسوم التخطيطية والصفحات المكتوبة بخط اليد.

لتحليل كيفية تدوين الشخص للملاحظات وضبط اقتراحاته لتكون متوافقة معها.

لتحديث الملاحظات باستمرار عبر الأجهزة، بحيث يعمل الفريق من إصدار واحد.

لتوصيل الأداة بالتقويمات وإدارة المهام والتخزين السحابي.

قلة من الأدوات تؤدي المهام التسع جميعها بكفاءة عالية؛ لذا فإن المعيار الحاسم عند الشراء هو مدى ملاءمة الأداة لطبيعة عملك، وليس مجرد عدد الميزات التي توفرها.

تصل المزايا بترتيب، وتظهر المزايا اللاحقة فقط إذا كنت تستخدم الأداة.

يستغرق تدوين المعلومات وتنظيمها وقتاً أقل، مما يتيح للأشخاص التفرغ للمهام التي تتطلب إصدار الأحكام واتخاذ القرارات.

تُتيح أتمتة عمليات كتابة الحديث والتصنيف توجيه الانتباه إلى المحادثة بدلاً من لوحة المفاتيح.

تصل الملاحظات المتاحة عبر مختلف الأجهزة إلى الأشخاص الذين لم يحضروا الاجتماع، وبذلك تتجاوز المعرفة حدود الحاضرين.

يعمل وضع العلامات التلقائي على إنشاء سجل تتراكم قيمته. يوفر عامٌ من الملاحظات القابلة للبحث إجاباتٍ تعجز عن تقديمها مجموعةٌ من المستندات المبعثرة في مجلد.

عند توفر قدر كافٍ من المواد، يكشف تحليل الأنماط عن المحتوى ذي الصلة والمواضيع المتكررة.

تصبح الحالة أكثر وضوحاً في أي أسبوع عادي.

تُكتب الالتزامات الدقيقة.

تتحول عناصر الإجراءات إلى رسالة بريد إلكتروني أو قائمة مهام في اليوم نفسه، وليس بعد ثلاثة أيام اعتماداً على الذاكرة.

يصل الملخص إلى الشخص الذي لم يحضر الاجتماع، ما يزيل الحاجة إلى إجراء الاجتماع مرتين.

يجعل السجل المكتوب لكل شخص المقارنة أكثر عدلاً ويحافظ على تناسق آراء اللجنة الصغيرة.

تصبح الملاحظات المكتوبة بخط اليد والمذكرات الصوتية أثناء التنقل نصاً قابلاً للبحث.

تُصنّف معظم المقالات الأدوات وفقًا لمدى ملاءمتها لك. لكن الأكثر فائدة هو معرفة كيفية اختيار الأداة المناسبة لاستخدامها، لأن الخيار الأنسب يعتمد على طبيعة اجتماعاتك ومدى تقبّلك للمخاطر.

تنخفض الدقة مع وجود اللهجات، وتداخل الأصوات، والمصطلحات المهنية المتخصصة. أجرِ التجربة باستخدام تسجيل لاجتماع حقيقي، وليس العرض التوضيحي الخاص بالمورِّد.

توفر الأداة التي تكتب في التقويم والتخزين خطوة في كل مرة. إن من يسلّمك ملفًا يتعين عليك نقله يضيف عبئًا بسيطًا إلى كل اجتماع، وهذه الأعباء الصغيرة تعوق الاعتماد والاستخدام على نطاق واسع.

استفسر عن مكان تخزين التسجيلات، ومدة الاحتفاظ بها، ومن يمكنه الوصول إليها، وما إذا كان المحتوى الخاص بك يُستخدم لتدريب نماذج المورِّد. احصل على إجابات قبل الإطلاق، وليس بعد طرح سؤال العميل.

تختلف قواعد التسجيل حسب الولاية والبلد، وبعضها يتطلب من كل شخص في المكالمة الموافقة. تأكد من أن الأداة تعلن عن نفسها، وحدّد آلية العمل التي سيتبعها فريقك قبل إجراء أول مكالمة مسجلة مع العميل.

لا ينبغي ترك مسألة تحديد من يسجل ومن يشارك النص المكتوب، ومدة الاحتفاظ بالملاحظات، لحكم الأفراد.

يؤدي التسعير على أساس الترخيص للأشخاص باستخدام الأداة وعلى أساس الدقيقة إلى فواتير مختلفة. يمكن التسعير لشهر حقيقي.

تبدأ الفرق التي تحقق قيمة من هذا الأمر بنطاق ضيق.

يوفّر اجتماع أسبوعي موجز للفريق أو مكالمة دورية ثابتة مع العميل تقييمًا عادلًا لدقة الأداة دون التسبب تعطيل كل شيء في وقت واحد.

استخدم الكلمة نفسها في كل مرة بحيث تصبح روتيناً.

إذا تجاهلت هذا الأمر، ستتشتت الملخصات في علب الوارد، ما يفاقم مشكلة الذاكرة ويضيف المزيد من الملفات.

قارن الملخصات بما تتذكره، ودرِّب الأداة على المصطلحات التي تخطئ فيها باستمرار.

تتلاءم العديد من أدوات Microsoft مع أجزاء مختلفة من هذا. Microsoft OneNote هو دفتر ملاحظات رقمي مشترك. تجعل ميزة كتابة الحديث المباشر في Microsoft Teams متابعة الاجتماعات أسهل خلال انعقادها، بينما توفر ميزة الملخص الذكي في Teams نظرة عامة عليها بعد انتهائها. تسجل ميزة كتابة الحديث في Word المحادثات وتحولها إلى نص مكتوب داخل إصدار Word على الويب، وهي ميزة ملائمة للمقابلات والمكالمات الفردية. عندما لا يزال من المطلوب كتابة المتابعة، يمكن لـ Copilot Chat إعداد مسودة لها من المادة نفسها.

قيِّم الأداة التي ستعتمدها بناءً على أمر واحد بعد مرور شهر: إذا توقف الناس عن تدوين الملاحظات يدوياً، فهذا يعني أنه تحقق الغرض منها.