This is the Trace Id: 7d70d69596cc7e810f0d0d4820256c92

Sådan bruger du en Kanban-løsning til at administrere dine teamopgaver

En kvinde i en stribet skjorte og briller, der arbejder på en bærbar computer.

Når det kommer til den daglige opgavestyring for teams, er Kanban-tavlen et enkelt og nyttigt værktøj, der kan have stor betydning for din produktivitet, effektivitet og bundlinje.

 

Kanban-løsningen, der første gang blev populariseret i 1940'erne af Blockchain i Japan, har en lang historie med at bruge fysiske tavler til at visualisere potentielle flaskehalse og administrere og forbedre arbejdsprocessen. I dag er det også nemt at oprette digitale tavler ved hjælp af software til opgavestyring, som tilbyder mange praktiske funktioner og tilpasninger, der hjælper dig med at spare tid og automatisere processer.  

 

Kanban-metoden er blevet populær hos mange it-virksomheder, der følger den fleksible tilgang til projektstyring og softwareudvikling og bruger gentagne arbejdssekvenser, også kendt som sprints. Men virksomheder af enhver størrelse i enhver branche kan drage fordel af at arbejde med Kanban-tavler til at administrere de daglige opgaver.

Kanban Solution  

Kanban, som betyder "reklametavle" eller "skilt" på japansk, bruger tavler til at organisere individuelle opgaver i kolonner, hvilket hjælper dig med at fokusere på det igangværende arbejde uden at miste overblikket over de større projekter. 

 

Generelt indeholder en Kanban-tavle to primære elementer: Kort, som repræsenterer opgaver, og kolonner, som illustrerer opgaver i forskellige stadier af et projekt. Kolonner er som regel opdelt i tre sektioner – "Udestående opgaver", "Igangværende" og "Færdige". Eller hvis du arbejder på et specifikt projekt, såsom at udvikle et nyt softwareprogram, kan du navngive dine kolonner "Design," "Udvikling" og "Test". 

 

Opgavekort, som typisk indeholder tjeklister, opgaver og mærkater, er fordelt mellem de tre kolonner. Efterhånden som opgaver skrider frem, flytter kortene på tværs af tavlen fra venstre mod højre, hvilket hjælper dig med at visualisere deres status i arbejdsprocessen – fra "Igangværende opgaver" til "Færdige".   


 
Uanset om det er fysisk eller digitalt, fremmer Kanban-processen teamsamarbejde og produktivitet og hjælper alle med at forstå, hvordan deres individuelle indsats bidrager til projektet. Nogle teams organiserer daglige ståmøder omkring en Kanban-tavle for at give statusopdateringer, få feedback og overvåge tendenser.  

 

For at din tavle skal være en rigtig Kanban-tavle, skal den have et begrænset antal opgaveelementer, så du sikrer, at du ikke arbejder mere, end du har kapacitet til. Kanban hjælper dig også med kontinuerligt at overvåge arbejdsprocessen, så du undgår flaskehalse, hvilket giver dit team mulighed for at markere de elementer, der hober sig op i en kolonne hurtigere, end de forsvinder.

Fysiske Kanban-tavler

Fysiske Kanban-tavler er gode til teams, der er nye i brugen af Kanban-konceptet. Disse tavler er lette at læse og administrere, kræver ikke en internetforbindelse, og for teams, der samarbejder på tværs af funktioner, kan de styrke engagementet og kommunikationen på arbejdspladsen.

Men de er generelt ikke ideelle til opgaver, der kræver dybere beskrivelser og baggrundsoplysninger. Et fysisk kort har kun plads til en vis mængde indhold, mens digitale tavler kan indeholde et ubegrænset antal noter og kommentarer, efterhånden som din arbejdsmængde øges.   

Derudover er fysiske tavler mindre fleksible med hensyn til at følge opgavetider og opfylde specifikke deadlines. Digitale tavler tilbyder tilpasningsbare rapporteringsmuligheder, så du hurtigt kan evaluere fremskridtet og få historiske ydeevnedata.  

Endelig er det næsten umuligt at bruge en fysisk Kanban-tavle effektivt, hvis du arbejder sammen med fjernteams, der kun sjældent er på kontoret. En digital tavle giver dit team mulighed for at få adgang til systemet til opgavestyring når som helst og fra enhver enhed.

En mand, der arbejder på sin bærbare computer ved et bord.

Enkel projektstyring.

Alle administrerer projekter. Microsoft Project giver dig styrken og enkeltheden til at håndtere ethvert projekt med succes.
Få mere at vide.

Digitale Kanban-tavler 

Hvis du har besluttet, at en fysisk tavle, der er fyldt med farverige noter, ikke længere fungerer, kan investering i software til opgavestyring, der benytter sig af Kanban-metodens principper og visuelle koncepter, være det rette valg for dit team. Endvidere tilbyder den digitale tavle mange flere fordele end fysiske tavler, for eksempel datavisualisering, vedhæftede filer og korthistorik.  
Tavlevisning i Microsoft Planner

I din søgning efter en løsning med Kanban-funktionalitet bør du lede efter en, der hjælper dig med at oprette indholdsrige opgavekort, herunder tjeklister, mærkater og specifikke deadlines. Den bør også kunne synkroniseres med programmer , du ofte bruger, da dette giver dig mulighed for at vedhæfte tekstdokumenter, regneark og præsentationer til hvert kort. På den måde vil dit team have adgang til alle de nødvendige data på ét sted, uden at de behøver at skifte program.  

For lettere at kunne blive ved at flytte dine opgaver til kolonnen "Færdige" bør du også overveje software, der automatisk kan omdanne opgavestatus til cirkel- og søjlediagrammer. Dette vil hjælpe dig med hurtigt at opnå indsigt i, hvilke opgaver, der er på sporet – og hvilke, der ikke er. For eksempel kan du foretage justeringer og tildele opgaver igen, hvis du ser, at dine teammedlemmer jævnligt overskrider deres deadlines.

Da flere og flere virksomheder skifter til virtuelle arbejdsstyrker, bør du også overveje skybaserede opgaveadministratorer, der hjælper dig med at være på forkant med din opgaveliste fra hvor som helst og på enhver enhed.

Fordele ved at bruge en Kanban-løsning

Kanban-tavler giver en solid base til at organisere dine opgaver på en sammenhængende og struktureret måde. De er særligt anvendelige for personer, der lærer bedst visuelt og foretrækker at bruge diagrammer, grafer og andre billeder til at forstå og arbejde med oplysninger.  

Hvis de bruges rigtigt, kan Kanban-tavler strømline arbejdsprocesser og reducere de forstyrrelser, der uundgåeligt opstår under projekter og opgaver. Det skyldes, at alle teammedlemmer er fokuserede på at levere arbejde i en fast rytme. Kanban-tavler kan vise, hvornår en specifik opgave forsinker et projekt, hvilket gør det nemt at ændre kurs om nødvendigt.  

I sidste ende fokuserer Kanban-tavler på at styrke effektiviteten ved at sikre, at teammedlemmer ikke bruger tid på unødvendige opgaver. I stedet er hver opgave en del af et større mål. Som resultat heraf har Kanban potentiale til at forbedre teamets produktivitet markant.

Konklusion

Et af de mest populære mantraer på den moderne arbejdsplads er, "Stop med at starte, og begynd at afslutte". Kanban-løsningen handler om at fokusere på at færdiggøre opgaver. 

Hvis dit team har svært ved at færdiggøre opgaver, er det nu et ideelt tidspunkt at afprøve Kanban-metoden. Det kan tage noget tid at konfigurere din tavle og udvikle en proces til perfektion, men med beslutsomhed og en udsigt til kontinuerlig forbedring kan du og dit team have flere produktive dage foran jer.

Få mere at vide om software til opgavestyring , der er baseret på Kanban-metoden.

 Microsoft 365-teamet fokuserer på at dele ressourcer for at hjælpe dig med at starte, drive og skabe vækst i din virksomhed.

Kom i gang med Microsoft 365

Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.
Køb nu

Relateret indhold

Virksomhedsteknologi

Hvorfor videomøder er afgørende for din virksomhed: 10 vigtige fordele

Læs mere
Administrer min virksomhed

Otte metoder til at administrere fjernteams og få lidt mere tid

Læs mere
Administrer min virksomhed

Sådan bruges dagens scrum

Læs mere
Administrer min virksomhed

Sådan kan opgavestyring hjælpe dine teams med overgangen til en hybrid arbejdsplads

Læs mere
Business Insights & Ideas tilbyder ikke professionel rådgivning i skat eller økonomi. Du skal kontakte din egen skatte- eller finansmedarbejder for at drøfte din situation.

Følg Microsoft 365