5 projektstyringsværktøjer, der sparer tid, penge og energi

At styre et projekt gennem presset, der opstår, når en organisation konstant er i bevægelse, kan være en overvældende opgave. For tiden bebyrdes den almindelige kontormedarbejder af utallige deadlines, møder, mails og opgaver – og dette betyder, at de nok ikke har tid eller sindsro til fuldt ud at dedikere til deres evner til dig og dit projekt. Du kan heldigvis bidrage til at gøre tingene nemmere. For at sikre succesfulde projekter hver gang, hvad enten det er for en klient eller en intern medarbejder, skal du tage et kig på disse fem softwarefunktioner til projektstyring, der spare tid penge og energi.

Gantt-diagrammer og samarbejdstavler

I en tid, hvor uendelige mængder indhold konstant konkurrerer for at få vores opmærksomhed, kan en enkel visualisering være forfriskende og meget effektiv. Gantt-diagrammer bruger enkle vandrette søjler til at vise projektfaser og -statusser. Ved første øjekast kan dine teammedlemmer se, hvilket arbejde er i gang med at blive fuldført (eller rettere sagt, hvilket arbejde, der bør være i gang med at blive fuldført), og hvornår deres indsats er påkrævet. De vil også være i stand til at se, hvor lang tid hver fase forventes at tage.

Samarbejdstavler fungerer på en lignende måde og er velegnet til projekter, hvor tidsplanen er mindre stringent og involverer flere teams. Tavlen viser forskellige projektfaser – planlægning, udførelse osv. – samt markeringer til hvert team. Efterhånden som teamene fuldfører faser og gør fremskridt, kan de flytte deres markering hen over tavlen. Dette giver alle mulighed for at få det store overblik og få styr på deres egen rolle i projektet.

Tildeling af opgaver

Det er nemt at erklære sig villig til at udføre en opgave, men det er meget sværere at huske at gøre det. Især når alle nye meddelelser synes at komme med en ny anmodning. Det er derfor et online værktøj til opgavetildeling er så nyttigt. Personerne, der er ansvarlige for fuldførelsen af del af et projekt – hvad enten dette omfatter et logodesign eller regnskabsføring – kan logge på og nemt se præcis det, de har brug for. Afhængig af kontoindstillingerne modtager de også meddelelser om kommende deadlines via mail.

Projektledere kan på samme tid have hånd i hanke med teamet og sørge for, at alle opgaverne fuldføres til tiden uden at skulle rulle gennem lange mailsamtaler. Dette hjælper med at undgå dyre forsinkelser og unødvendige frustrationer.

Ressourceallokering

I en kontorkontekst spiller ressourceallokering en afgørende rolle. Projektledere har brug for et effektivt værktøj til at planlægge og overvåge arbejdstimerne af hvert teammedlem for at undgå overbookning, overskridelse af tidsfrister og utilfredse klienter. Denne måde at organisere sig på behøver ikke at være begrænset til den "kreative" branche. Ville det ikke være nyttigt – selv i et kontormiljø – at have et tydeligt billede på hvert teammedlems tilgængelighed?

Få dine teammedlemmer til på forhånd – efter bedste evne – at estimere deres tilgængelighed under projektet. Få dem til at angive alle de dage, hvor de er på ferie, hvor de ikke kan arbejde på grund af møder, og hvor de har andre deadlines. Når du får en fornemmelse af, hvor mange arbejdstimer er tilgængelige fra hvert teammedlem, kan du bygge realistiske tidslinjer. Et onlineværktøj til ressourceallokering gør det nemt for dig og dine teammedlemmer at overvåge faktiske arbejdstimer i forhold til estimater, og i fremtiden vil dette føre til mere effektive arbejdsprocesser.

Værktøjer til feedback

At give feedback betyder noget forskelligt fra person til person – nogle tilbyder rigide og hævdvundne "rettelser" og andre vage indtryk og reaktioner. Forskellige involverede personer giver nogle gange modstridende anbefalinger. Alt dette gør det svært for den person, der modtager feedback, at vide, hvilken retning de skal udvikle sig i. Hvem skal de lytte til?

Værktøjer til feedback giver involverede personer mulighed for at stemme på og rangere forskellige versioner af delmål, hvilket gør det nemmere for en gruppe at give sammenhængende vejledning på en fair måde. Hvis en bestemt persons anbefalinger skal veje tungere, hvis de f.eks. har relevant ekspertise, kan du få deres stemme til at tælle som to stemmer.

Indbyggede rapporter

Fremskridts- og evalueringsrapporter er afgørende komponenter af ethvert projekt – og de behøver ikke at kræve så meget tid. Fremfor at bruge kostbare arbejdstimer på at oprette en brugerdefineret rapport, kan du vælge en indbygget mulighed. Du kan indsætte de relevante tal og figurer og lade programmet generere fyldestgørende formateringer og datavisualiseringer.

Dette betyder, at du kan begynde at planlægge det næste projekt på et tidligere tidspunkt.

Om forfatteren

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Kom i gang med Microsoft 365

Det er det Office, du kender, plus de værktøjer, som er med til at forbedre samarbejdet, så du kan få mere fra hånden – når som helst og hvor som helst.

Køb nu
Relateret indhold
Manage my business

Fire måder at gøre din forretningskommunikation bedre på

Læs mere
Manage my business

Fem udfordringer og muligheder for trusselsadministration

Læs mere
Manage my business

Hold bedre styr på økonomien i en mindre virksomhed

Læs mere
Manage my business

Spar tid og penge med bedre kommunikationssoftware

Læs mere

Vækstcenteret tilbyder ikke professionel rådgivning i skat eller økonomi. Du skal kontakte din egen skatte- eller finansmedarbejder for at drøfte din situation.