Vollers' digitale Transformation: Mehr Effizienz dank Dynamics 365 Finance

Die Herausforderung: manuelle Prozesse erschweren Flexibilität in einem volatilen Geschäftsfeld

Vollers ist einer der führenden Anbieter von Logistikdienstleistungen für die Lagerung, Verwaltung, Qualitätskontrolle, Reinigung und Aromatisierung von Waren – insbesondere Kaffee, Tee und Kakao. Das Unternehmen übernimmt für seine Kundschaft die gesamte logistische Abwicklung, einschließlich Zollabfertigung und Lagerverwaltung. Der Gesamtwert der in den Lagerhäusern gelagerten Waren an 13 Standorten in Europa ist hoch. „Das zeugt vom Vertrauen, das unsere Kundschaft in uns hat. Sie können sich darauf verlassen, dass wir ihre Waren jederzeit sicher und qualitativ hochwertig verwalten“, sagt Johannes Hartholt, Head of IT bei der Vollers Group.

Doch das Geschäftsumfeld von Rohstoffen ist äußerst volatil, Preise ändern sich rasant beispielsweise je nach Wetterbedingungen oder globaler Nachfrage. „Die bei uns gelagerten Waren können als Sicherheit für Kredite dienen, die unsere Kundinnen und Kunden bei Banken aufnehmen. Wir sind also zentraler Bestandteil in ihrem Finanzierungsprozess“, so Johannes Hartholt. „Wenn Preise zum Beispiel plötzlich steigen, müssen wir in der Lage sein, für unsere Kundschaft schnell darauf zu reagieren. Dafür müssen wir Bestände und Qualitäten jederzeit korrekt und transparent verwalten können.“

Die Verwaltung der Bestände, die Eingabe der Stammdaten, das Management von Zollpapieren, Versicherungsdokumenten oder Eigentumsnachweisen sowie die Steuerung und Überwachung der Qualitätskontrolle und Lagerverwaltung wurden in der Vergangenheit jedoch teilweise noch manuell durchgeführt. „Manuelle Prozesse sind aber immer fehleranfällig und häufig äußerst ineffizient“, berichtet Hartholt. „Wir brauchten also eine echte Transformation – und ein effizientes, standardisiertes, zuverlässiges und robustes ERP-System, das in der Lage ist, diese hohen Warenwerte zu händeln. Denn unser altes ERP-System auf Basis von Microsoft AX 2012, das sehr stark auf unsere Bedürfnisse individualisiert war, wird nicht mehr unterstützt.“

Als Unternehmen verfolgt Vollers eine Cloud-First-Strategie. Zukünftig sollen alle IT-Prozesse nicht nur technisch, sondern auch operativ primär in der Cloud betrieben werden. Deshalb entschied sich Vollers dazu, vollumfänglich auf Microsoft Azure zu setzen und Dynamics 365 Finance zu implementieren. Christian Vollers, Co-Geschäftsführer und Inhaber von Vollers, betont: „Die Implementierung von Dynamics 365 Finance war der erste Schritt zur vollständigen Digitalisierung unseres Unternehmens.“

Die Lösung: Effizienz, Transparenz und eine umfassende digitale Transformation dank Dynamics 365 Finance

Durch die neue Cloudbasis und Dynamics 365 Finance hat Vollers heute deutlich mehr Transparenz und Kontrolle über Bestände, Qualität und Finanzdaten und kann schnell und flexibel auf Veränderungen im Markt und im Geschäftsumfeld reagieren. Die Cloud ermöglicht es zudem, Ressourcen nach Bedarf zu skalieren – ohne in teure Hardware investieren zu müssen – und schafft so die Grundlage für zukünftiges Wachstum.

Ein zentraler Bestandteil der digitalen Transformation: die Optimierung der Stammdatenprozesse. Zentralisierte Prozesse verwalten und synchronisieren heute Kundenstammdaten automatisiert. Das erhöht die Datenqualität erheblich und ermöglicht gleichzeitig eine schnellere und präzisere Datenverarbeitung. Hartholt erklärt: „Nur autorisierte Personen können Stammdaten erstellen und pflegen. Indem wir Daten jetzt also zentral erfassen und verwalten, stellen wir die Konsistenz und Genauigkeit der Daten sicher.“ Zusätzlich werden Stammdaten zwischen verschiedenen Systemen synchronisiert. So wird gewährleistet, dass alle Abteilungen und Standorte auf die gleichen aktuellen Daten zugreifen.

Datensynchronisation und -austausch erfolgen aber nicht nur innerhalb der unternehmenseigenen Systeme, sondern auch zwischen dem eigenen ERP-System und denen der Kundschaft. Möglich macht das eine digitale Schnittstelle namens ‚V-Interface‘. „Durch die Integration von V-Interface erhalten unsere Kundinnen und Kunden Echtzeit-Updates über ihre Bestände, Buchungen und andere relevante Informationen. Das verbessert die Transparenz und ermöglicht eine bessere Planung für uns und unsere Kundschaft. Dank Microsoft Dynamics 365 Finance haben wir unsere Effizienz auf ein neues Level gehoben“, sagt Johannes Hartholt. Dazu trägt auch die benutzerfreundliche Oberfläche bei: Sie erleichtert zum einen die Bedienung für die Mitarbeitenden bei Vollers immens und führt die Benutzerinnen und Benutzer zum anderen intuitiv, schnell und effizient durch die einzelnen Prozessschritte.

Ein weiteres Beispiel für die erfolgreiche Implementierung der neuen Cloud-Technologien ist der Einsatz der Power Platform bei der Erfassung von Containerdaten in den Warenhäusern mithilfe von Handheld-Geräten. Diese Geräte sind mit Scannern ausgestattet, die Barcodes und QR-Codes auf Waren und Containern erfassen. So werden Bestandsdaten, Standortinformationen und der Status der Waren in Echtzeit an das ERP-System von Vollers übertragen. Johannes Hartholt bestätigt: „Die nahtlose Integration der verschiedenen Microsoft Technologien erhöht die Qualität unserer Bestandsverwaltung und die Zufriedenheit unserer Kundschaft.“

Vollers fokussiert sich auch in Zukunft darauf, die Digitalisierung weiter voranzutreiben und die Effizienz der Geschäftsprozesse kontinuierlich zu verbessern. In den kommenden Jahren ist geplant, den Lieferketten- und Vertriebsprozess in Microsoft Dynamics 365 abzubilden. „Durch die Automatisierung und Effizienzsteigerung können wir langfristig rund 70.000 Arbeitsstunden pro Jahr einsparen, die unsere Mitarbeitenden für andere wertschöpfende Aufgaben nutzen können. Das hilft uns, dem Fachkräftemangel zu begegnen“, betont Johannes Hartholt.