Erstellen Sie eine visuelle Darstellung eines Geschäftsprozesses oder eines Prozessablaufdiagramms, das zukünftige Workflowereignisse definiert.
Wie Sie Ihren globalen Geschäftserfolg durch Prozesspläne steigern können
Was sind Prozesspläne?
Prozesspläne können helfen, einen Geschäftsprozess oder ein Prozessablaufdiagramm zu erstellen, das eine Abfolge von Ereignissen im künftigen Workflow definiert und oft eine visuelle Darstellung ist. Darüber hinaus ermöglichen Prozesspläne Führungskräften und Projektmanagern, Teams zusammenzubringen, den Mitarbeitenden zu verdeutlichen, welche Rolle sie in einem Projekt einnehmen und wie sich ihre Arbeit auf andere auswirkt – was letztendlich zu einem erfolgreichen Ergebnis führt.
Prozesspläne definieren in der Regel einen neuen Prozess oder verbessern einen bestehenden. Mit Software für Prozesspläne kann jede Person eine visuelle Darstellung eines Projekts erstellen.
Vorteile von Prozessplänen
Wenn Prozesse von Anfang bis Ende visuell erfasst und verstanden werden können, werden Bereiche mit Verbesserungspotenzial schnell sichtbar. Diese Transparenz ist besonders wichtig, vor allem in einer Zeit nach der Pandemie, in der Agilität unverzichtbar ist. Außerdem kann ein Prozessflussdiagramm dabei helfen:
- Stellen Sie Prozessdokumentation, Compliance und Audit bereit.
- Eine visuelle Projektansicht von Anfang bis Ende anzeigen.
- Teilen Sie Details visuell so, dass sie sofort verstanden werden können, und geben Sie Inhalte problemlos an die Führungsebene weiter.
- Heben Sie Komplexitäten und Redundanzen sowie mögliche Probleme und Lösungen hervor.
- Ordnen Sie Prozesse mit einem leicht verständlichen System in Schritte.
- Erkennen Sie, wie Teammitglieder miteinander verbunden sind, und fördern Sie so sinnvollere Interaktionen.
- Geben Sie Ihrem Team einen Bezugsrahmen, um strategischere Fragen zu stellen und zu beantworten und fundiertere Entscheidungen zu treffen.
- Erstellen Sie eine Bibliothek mit Flussdiagrammen, die Sie bei neuen Projekten nutzen, wiederverwenden und anpassen können.
- Bessere Produkte und Services für die Kundschaft bereitstellen.
Einsatzmöglichkeiten von Prozessplänen
Ob in einem industriellen Umfeld, einem Büro, einem Lager oder einer Gesundheitseinrichtung, Prozesspläne helfen Ihrem Team, besser zu verstehen, wie die eigene Arbeit mit anderen Projekten zusammenhängt. Für jedes kleine Unternehmen kann die Einführung von Prozessplänen helfen, Bereiche mit sofortigem Verbesserungsbedarf zu erkennen, ebenso wie den richtigen Zeitpunkt, um Kunden-, Fertigungs- oder Bestandsprobleme anzugehen. Die Pandemie hat immer mehr Menschen dazu gebracht, im Hybrid- und Remote-Modell zu arbeiten. Deshalb müssen Teams schnell, einfach und effizient sehen können, wie Projekte zusammenhängen.
Es gibt zwei Arten, Prozesspläne zu verwenden: Prozessablauf und Geschäftsprozess. Sehen Sie sich beide an, damit Sie entscheiden können, welche Variante für Ihr Projekt passt.
Prozessablauf
Ein Prozessablaufdiagramm hilft dabei, die Beziehungen zwischen den Komponenten eines Projekts oder einer Branche zu beschreiben. Es hilft Ihnen, Standards und Abläufe festzulegen, oder kann als Leitfaden für Aufgaben dienen. Außerdem hilft es sicherzustellen, dass Teams jeden Schritt Ihres Workflows in der vorgesehenen Reihenfolge befolgen.
Prozessablaufdiagramme dienen dazu, einen Prozess zu dokumentieren oder zu verbessern – oder einfach einen neuen zu modellieren. Wenn Prozessablaufdiagramme mit einer Software für Prozesspläne erstellt werden, können Sie anklickbare Symbole erstellen, die zusätzliche Details zu jeder Phase des Prozesses anzeigen. Bevor Sie also einen Workflow oder ein Geschäftsflussdiagramm mit Aufgaben einrichten, sollten Sie Ihren Gesamtprozess in einem Ablaufdiagramm skizzieren.
Geschäftsprozess
Bild: Beispiel für ein Prozessablaufplan
Geschäftsprozess
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Geschäftsprozesspläne beschreiben Ihren Prozess im Detail. Von Anfang bis Ende zeigt sie, was geschehen muss, um das Endziel zu erreichen. Das Verfahren umfasst die erforderlichen Beteiligten, ihre Aufgaben und ihre Fertigstellungstermine. Es gibt Ihren Teammitgliedern ein Warum, einen Grund, daran zu glauben, und Einblick in die übergeordneten Ziele. Es zeigt den Umfang der eigenen Rolle, warum diese für den Prozess wichtig ist und wie alle Teammitglieder zusammenarbeiten, um das Projekt abzuschließen.
Wie alle Diagramme von Prozessplänen verwenden auch die Geschäftsprozesspläne Symbole, die für weitere Informationen erweitert werden können, um Berührungspunkte auf dem Weg darzustellen.
Beispiel: Diagramm für Geschäftsprozessflow
Arten von Prozessplänen
Da unterschiedliche Unternehmen und Projekte ihre eigenen, einzigartigen Anforderungen haben, wäre es nicht die beste Nutzung des Tools, für alle Projekte denselben Stil eines Prozessflussdiagramms zu verwenden. Daher gibt es mehrere Arten von Prozessplänen für speziellere Anforderungen. Sehen Sie sich die Optionen an, um zu entscheiden, welche für Ihr Projekt passt.
- Detaillierte Prozesspläne. Durch die Darstellung der Details eines Projekts in Form einer Prozesskarte bietet die detaillierte Prozessabbildung einen technischen Blick auf die genauen Schritte, einschließlich der Eingaben, Ausgaben, Kennzahlen und beteiligten Personen, die für den Abschluss des Prozesses erforderlich sind. Vermeiden Sie Verwirrung, zeigen Sie Abhängigkeiten, und bereiten Sie Ihr Team darauf vor, das Projekt zu starten und konzentriert zu bleiben. Detaillierte Prozesspläne verweisen in der Regel auf die übergeordnete Prozesskarte auf hoher Ebene.
- Dokument zu Prozessplänen. Die Ein- und Ausgaben eines Projekts definieren. Wenn Sie die in jeder Phase benötigten Informationen sowie die mit dem Projekt verbundenen Ausgaben (oder greifbaren Elemente oder Services) skizzieren, verstehen Sie besser, was Ihr Team braucht, und erhalten eine Vorstellung von den Endergebnissen. Wenn Sie einer detaillierten Prozesskarte eine Dokumentprozesskarte hinzufügen, schaffen Sie Transparenz über die Variablen und Entscheidungen, die sich auf Ihre Arbeit auswirken können.
- Prozesspläne auf hoher Ebene. Bietet einen Überblick über die Prozesse und Ziele einer Organisation. Für Projekte können Sie festlegen, aus welchen Abteilungen und anschließenden Rollen eine Vertretung benötigt wird. Über Software für Prozesspläne kann jede Abteilung oder Rolle anklickbar gemacht werden, um einen detaillierteren Blick auf die Anforderungen des Projekts zu ermöglichen.
- Dargestellte Prozesspläne. Wenn Sie Ihre aktuellen und zukünftigen Prozesse skizzieren, erhalten Sie einen umfassenden Überblick darüber, wie Ihre Organisation oder Ihr Projekt funktioniert. Dieser Überblick kann helfen, neue Wege zu finden, um Arbeit zu optimieren, wichtige Stakeholder und Verbindungspunkte zu identifizieren, Arbeitsbeziehungen zu verbessern und einen Prozess zu schaffen, der die Zeit und Talente Ihres Teams nutzt.
- Swimlane- / funktionsübergreifende Prozesspläne. Abteilungen identifizieren, die an einem Projekt beteiligt sind, den Prozess in Schritte unterteilen und Ressourcen den richtigen Personen zuweisen. Es ist eine großartige Möglichkeit, den Prozess neu zu betrachten, Verbesserungsbereiche zu finden und tatsächliche oder potenzielle Lücken oder Überschneidungen im Prozess genau zu erkennen, damit Sie vorausschauend planen können.
- Wertschöpfungsketten-Prozesspläne. Den Teammitgliedern eine übergreifende Sicht auf Ihr Projekt bieten. Es ist eine einfache Karte aus nicht verbundenen Kästchen, mit der Sie einen Prozess auf einen Blick visualisieren können. So sehen Sie, welche Stakeholder Sie in ein Projekt einbeziehen müssen, um zu verstehen, wie ein Projekt ablaufen wird.
- Wertstrom-Prozesspläne (Value Stream Process Mapping, VSM). Die Schritte zur Bereitstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung zu veranschaulichen, zu analysieren und zu verbessern und dabei auch Verschwendung zu erkennen und zu beseitigen. Ein wichtiger Bestandteil der Lean-Methodik: VSM untersucht den Ablauf von Prozessschritten und Informationen vom Ursprung bis zur Bereitstellung für Kundinnen und Kunden. Es wird meist von Unternehmen eingesetzt, die greifbare Produkte für Verbraucherinnen und Verbraucher herstellen.
- Aktivitäts-Prozesspläne. Darstellung von wertschöpfenden und nicht wertschöpfenden Aktivitäten innerhalb eines Prozesses. Dieses Tool für die Wertstromanalyse hilft dabei, genau zu erkennen, wann und wo diese Aktivitäten auftreten. So lassen sich Synergien zwischen Beteiligten identifizieren, bei denen die Möglichkeit besteht, einen bisher nicht vorhandenen Mehrwert zu schaffen.
Workflow-Prozesspläne
Wenn Sie ein Prozessdiagramm im Format „Flow“ erstellen, sind darin keine Unified Modeling Language-(UML-)Symbole enthalten. Stattdessen werden Informationsnotationen oder Wörter verwendet. Das ist eine gute Lösung, wenn Sie mit Personen kommunizieren, die die UML-Symbole nicht verstehen oder Wörter statt Symbole bevorzugen.
Die Modellierung von Geschäftsprozessen kostet Zeit, aber es lohnt sich. Indem Sie allen im Team eine Vision, einen Prozess und die dazugehörigen Aufgaben oder einfach ein tieferes Verständnis dafür vermitteln, wie Ihr Unternehmen funktioniert, können Sie klare Grenzen festlegen, Rollen und Verantwortlichkeiten definieren und alle darüber informieren, was sie wissen müssen und wann. Und wenn Sie denken, dass Prozesspläne nur für Unternehmen geeignet sind, die greifbare Ergebnisse liefern, irren Sie sich.
Im Jahr 2018 veröffentlichten die U.S. National Library of Medicine und die National Institutes of Health einen Artikel über die Bedeutung der Prozessmodellierung im Gesundheitswesen. Laut dem Bericht brachten die Prozesspläne Fachkräften im Gesundheitswesen Vorteile, indem sie ihnen halfen:
- Lernen und ein gemeinsames Verständnis gewinnen
- Verbesserungspotenziale identifizieren
- Projektbeteiligte einbinden
- Die Ziele eines Projekts definieren
- Den Projektfortschritt überwachen
- Eine einfache Methode für die Planung gewinnen
Diagramme für Prozesspläne erstellen, die im Mittelpunkt stehen
Ganz gleich, welche Art von Unternehmen Sie führen, ob Softwareentwicklung, Gesundheitswesen, Bauwesen oder Marketing: Prozesspläne können dabei helfen, effizienter zu arbeiten und den Überblick zu behalten. Für kleine Unternehmen, die sich an die Arbeit in einer Welt nach der Pandemie anpassen, helfen Prozesspläne dabei, jeden Prozess, jede Strategie und jede Aufgabe zu optimieren. Das führt zu mehr Effizienz, geringeren Kosten, besseren Geschäftsentscheidungen und Wachstum. Plus, es kann Ihrem Team helfen, mit einer gemeinsamen Vision zusammenzuarbeiten, damit alle ihr Bestes für das Unternehmen und Ihre Kundinnen und Kunden geben können.
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