Dokumentenverarbeitungsanwendungen nutzen maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz (KI), um Daten aus Dokumenten und Formularen zu extrahieren. Sie nehmen Daten wie Informationen aus Rechnungen, Belegen und Lieferaufträgen in E-Mail- oder Papierform entgegen, digitalisieren sie und speichern sie in einem strukturierten Datenbankformat. Diese Daten werden dann in ein Zielsystem importiert, z. B. eine ERP- (Enterprise Resource Planning) oder CRM-Lösung (Customer Relationship Management). Die Effizienz, die Anwendungen für die Dokumentverarbeitung bieten, kann einen großen Einfluss darauf haben, wie Unternehmen Geld sparen, die Produktivität steigern und Mitarbeiter von sich wiederholenden, fehleranfälligen Aufgaben mit geringem Nutzen hindern.
Eine Lösung für die Digitalisierung großer Mengen von Papierdokumenten zu finden, ist eine Herausforderung, der sich viele Unternehmen irgendwann stellen müssen. Anwendungen zur Dokumentverarbeitung liefern in diesem Bereich große Effizienzvorteile, indem sie nicht nur die arbeitsintensive manuelle Dateneingabe überflüssig machen, sondern Unternehmen auch Aufschluss darüber geben, wie sie mehr aus ihren Daten herausholen können.
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