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Eine Frau hält einen Laptop

Ein Leitfaden zur Dokumentenverwaltung

Ob kleine Firma oder Großunternehmen: Dokumentenverwaltung ist unverzichtbar, damit wichtige Dateien und Daten nicht verloren gehen.
Content-Management entdecken

Warum Dokumentenverwaltungssysteme wichtig sind

Ein Dokumentverwaltungssystem (DMS) hilft Ihnen dabei, digitale Dokumente zu speichern, zu organisieren, nachzuverfolgen und zu verwalten. Es ist ein zentraler Baustein für Unternehmen und wirkt sich auf alles aus – von der Produktivität bis zur Compliance.

Das Wichtigste in Kürze

  • Dokumentenverwaltung umfasst das Speichern, Organisieren, Nachverfolgen und Verwalten von papierbasierten und digitalen Dokumenten.
  • Mit einem Dokumentenverwaltungssystem (DMS) finden Sie immer die aktuelle Dateiversion, geben Dokumente sicher frei, steuern Zugriffsrechte und behalten Audit-Trails im Blick.
  • DMS-Lösungen wie Microsoft 365 mit SharePoint und OneDrive helfen dabei, Workflows effizienter zu gestalten, vertrauliche Dokumente besser zu schützen und die Einhaltung regulatorischer Vorgaben zu verbessern.

Was ist Dokumentenverwaltung?

Dokumentenverwaltung umfasst das Speichern, Organisieren, Nachverfolgen und Verwalten von papierbasierten und digitalen Dokumenten, damit keine Dateien verloren gehen, die Versionskontrolle gewährleistet ist und vieles mehr.

Dokumentenverwaltung ist ein zentraler Bestandteil von Enterprise Content Management (ECM), in einer Zeit, in der Unternehmen immer mehr Dokumente erstellen.

Was ist ein Dokumentverwaltungssystem (DMS)?

Ein Dokumentverwaltungssystem (DMS) ist eine zentrale, durchsuchbare und sichere Lösung zum Organisieren, Nachverfolgen und Aktualisieren von Dokumenten.

Sie können nach Stichwörtern suchen, Dateien mit Metadaten kennzeichnen und steuern, wer welche Inhalte sehen darf. Viele DMS-Lösungen lassen sich auch mit Werkzeugen für digitale Anlagenverwaltung (DAM) integrieren, um Bilder, Videos und andere Multimedia-Inhalte zu organisieren.

Für Unternehmen steigert das die operative Effizienz und unterstützt die Einhaltung regulatorischer Compliance, indem Dokumente sicher und aktuell bleiben.

Was sind die wichtigsten Funktionen eines Dokumentverwaltungssystems?

Ein Dokumentverwaltungssystem bietet diese Funktionen:
 
  • Dokumentenerfassung: Laden Sie Dateien direkt in das DMS hoch – einschließlich gescannter Papierdokumente.
  • Speicherung und Organisation: Organisieren Sie Dokumente in einem zentralen Repository mit Metadaten-Kennzeichnung, Indexierung und konsistenter Benennung.
  • Abruf von Dokumenten: Suchen Sie nach Dateien per Stichwort, Kennzeichnung, Autor oder Inhalt.
  • Sicherheit und Zugriffssteuerung: Behalten Sie Zugriffe im Blick, richten Sie Berechtigungen ein und schützen Sie Daten mit Verschlüsselung. 
  • Versionskontrolle: Stellen Sie sicher, dass alles stets auf dem aktuellsten Stand ist und alle mit derselben Datei arbeiten.
  • Workflow-Automatisierung: Richten Sie Regeln ein, damit Dokumente automatisch zur Überprüfung, Genehmigung oder Archivierung weitergeleitet werden.
  • Zusammenarbeit: Teams können Dokumente in Echtzeit gemeinsam bearbeiten, Kommentare hinterlassen und Feedback austauschen.
Microsoft 365-Lösungen

Sichere und effiziente DMS-Lösungen im großen Stil

Microsoft 365 bietet alles, was Sie für die Verwaltung des gesamten Dokumentenlebenszyklus benötigen. 

SharePoint

So lassen sich Dokumente im gesamten Unternehmen einfach teilen, verwalten und finden. Sie können Team-Websites einrichten, Dateien mit Metadaten organisieren und in Echtzeit zusammenarbeiten.
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OneDrive

Ortsunabhängig auf Dokumente zugreifen und gemeinsam daran arbeiten. Ideal für Einzelpersonen oder kleine Teams, die Flexibilität und sicheres Teilen benötigen.
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 Microsoft 365-Archiv

Verwalten Sie inaktive Inhalte einfach und compliance-konform, während historische Daten zugänglich bleiben.
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Welche Vorteile bietet ein Dokumentverwaltungssystem?

Werkzeuge wie SharePoint und OneDrive vereinfachen die Dokumentenverwaltung und sorgen gleichzeitig für Sicherheit und Compliance.

Höhere Effizienz
Ein DMS reduziert den Zeitaufwand für die Suche nach Dateien und das Einholen von Genehmigungen. Mit Microsoft 365 können Teams Workflows automatisieren, Dokumente mit Metadaten kennzeichnen und alles zentral an einem Ort abrufen.

Optimierte Zusammenarbeit
Teams können Dokumente gemeinsam bearbeiten, Kommentare hinterlassen und Änderungen in Echtzeit nachverfolgen – das reduziert Fehler und hält Projekte auf Kurs.

Bessere Sicherheit
Vertrauliche Dateien bleiben dank integrierter Sicherheitsfunktionen geschützt. Microsoft 365 umfasst Vertraulichkeitsbezeichnungen und bedingten Zugriff.

Verbesserte gesetzliche Vorschriften
Ein DMS hilft bei der Verwaltung von Überwachungsprotokollen, Aufbewahrungsrichtlinien und sicherer Speicherung. Microsoft 365 unterstützt die Inhaltssicherung und Governance, damit Ihre Daten konform und jederzeit zugänglich bleiben.
Prozess

Der Dokumentenverwaltungsprozess in 6 Schritten

So verwalten Unternehmen Dokumente von der Erstellung bis zur Entsorgung.

Erstellung und Erfassung von Dokumenten

Dokumente werden digital erstellt oder aus physischen Vorlagen durch Scannen erfasst.

Organisation und Abruf

Dateien werden mithilfe von Metadaten-Kennzeichnungen und einheitlichen Benennungskonventionen organisiert. Mit Suchwerkzeugen und Filtern finden Sie schnell genau das, was Sie brauchen.

Speicherung und Sicherheit

Dokumente werden in einem zentralen Repository gespeichert und durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen geschützt. Überwachungslogs protokollieren, wer auf welche Datei zugegriffen oder sie bearbeitet hat.

Zugriff, Verteilung und Zusammenarbeit

Dateien werden sicher mit autorisierten Benutzern geteilt. Teams können Dokumente in Echtzeit gemeinsam bearbeiten, kommentieren und Änderungen nachverfolgen.

Versionskontrolle und Genehmigung

Änderungen werden automatisch nachverfolgt, sodass Sie jederzeit auf die aktuelle Version zugreifen können. Dokumente können automatisch zur Überprüfung und Genehmigung weitergeleitet werden.

Aufbewahrung, Archivierung und Löschung

Dokumente werden gemäß den rechtlichen oder geschäftlichen Richtlinien für die erforderliche Dauer aufbewahrt. Danach werden sie entweder langfristig archiviert oder sicher gelöscht.

Alles zusammenführen

Ein Dokumentverwaltungssystem sorgt dafür, dass Ihre Dokumente stets aktuell und sicher sind. Und wenn Sie bereits Microsoft-Werkzeuge wie SharePoint, OneDrive oder Teams nutzen, haben Sie alles an der Hand, um Inhalte im großen Stil zu verwalten.
Ein Mann mit einer Brille und einem blauen Hemd schaut auf einen Laptop.
Erste Schritte

Microsoft SharePoint

Unternehmensweit sichere Zusammenarbeit und Freigabe von Dokumenten.
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Eine Frau mit Brille und weißer Jacke arbeitet am Computer.
Lösung

Inhalte mit Microsoft 365 verwalten

Erstellen, verwalten und schützen Sie Inhalte und Daten mit KI-gesteuerten Content Management-Diensten innerhalb von Microsoft 365.
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Frauen mit Brille schauen auf den Bildschirm
Lösung

Mit OneDrive scannen und speichern

Vergessen Sie Ihren sperrigen Scanner, und verwandeln Sie Dokumente, Quittungen, Whiteboards und sogar Ausweise in eine PDF.
Mehr erfahren
Ein Mann mit Brille schaut auf einen Laptop.
Produkt

Mehr Sicherheit mit Microsoft 365-Backup

Mehr als nur Backup – Erhalten Sie die Betriebsfähigkeit Ihres Unternehmens mit schneller Wiederherstellung.
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Ein Mann und eine Frau, die auf ein Tablet schauen.
Blog

Mehr über Dokumenteneditoren lesen

Erfahren Sie, was ein Dokumenteneditor ist, und wie Sie den passenden Editor für Ihre Anforderungen auswählen.
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Häufig gestellte Fragen

  • Ein elektronisches Dokumentverwaltungssystem (DMS) ist eine Software, mit der Sie digitale Dateien wie Word-Dokumente, PDFs und Tabellen speichern, organisieren und verwalten können. So bündeln Sie alles an einem Ort, finden Dokumente schneller und nutzen Funktionen wie Versionskontrolle, Zugriffsberechtigungen und Audit-Trails.
  • Microsoft 365. Dazu gehören Werkzeuge wie SharePoint und OneDrive, mit denen Organisationen digitale Dokumente speichern, organisieren, teilen und absichern können.
  • Die Dokumentenverwaltung konzentriert sich darauf, Dateien team- und systemübergreifend effizient zu organisieren, zu speichern und bereitzustellen. Dokumentenkontrolle stellt sicher, dass ausschließlich genehmigte und aktuelle Versionen von Dokumenten verwendet werden, dank strikter Zugriffsberechtigungen und Versionsverfolgung.  
  • Microsoft 365. Dazu gehören SharePoint und OneDrive, mit denen Teams Dokumente sicher speichern, organisieren und gemeinsam daran arbeiten können.
  • Beginnen Sie damit, die Anforderungen Ihres Teams zu identifizieren – etwa sichere Speicherung, Versionskontrolle oder Zusammenarbeit. Suchen Sie nach einer Lösung, die sich in Ihre bestehenden Werkzeuge integrieren lässt, Compliance-Anforderungen erfüllt und mit Ihrem Unternehmen mitwächst. 

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