KI, Automatisierung und Analytics: Das sind die Highlights der 2023 Release Wave 1 für Dynamics 365 Finance, Project Operations und Human Resources
Über 500 CFOs und erfahrene Finance-Führungskräfte haben wir für unseren Bericht zu den Zukunftstrends im Finanzmanagement 2023 befragt – und eine zentrale Erkenntnis war, dass viele Organisationen noch immer mit einem Mangel an IT-Ressourcen, zu hoher Arbeitsbelastung in ihren Teams und schlecht vernetzten Systemen zu kämpfen haben. Zwar hat eine Mehrheit der Befragten (79 Prozent) angegeben, dass sich die Rolle des Finanzmanagements hin zu mehr Verantwortung und Einflussnahme bei der Innovation von Geschäftsmodellen und der digitalen Transformation in ihrem Unternehmen wandelt; doch ganze 88 Prozent mussten feststellen, dass sie nicht über die IT-Ressourcen oder Tools verfügen, die sie benötigen würden, um die operative Effizienz zu verbessern und ihre Mitarbeitenden von Routineaufgaben zu entlasten. Führungskräfte und Entscheider*innen in Finanz- und Personalabteilungen sowie im Projektmanagement müssen daher ihre Prozesse auf den Prüfstand stellen und neu ausrichten, um bessere Ergebnisse bei ihren Teams zu fördern.
Mit der aktuellen Release Wave für Microsoft Dynamics 365 und die Power Platform liefern wir deshalb wichtige Erweiterungen und Neuerungen für Dynamics 365 Finance, Dynamics 365 Project Operations und Dynamics 365 Human Resources: Diese sollen dazu beitragen, dass unsere Unternehmenskunden sich schneller an neue Entwicklungen anpassen, intelligenter arbeiten, ihre Leistung verbessern und nachhaltiger wirtschaften können.
Schneller an neue Entwicklungen anpassen – mit vereinfachten Finanzkonsolidierungen und Abschlüssen
Die Finanzberichterstattung und Abschlussprozeduren – ob Monats-, Quartals- oder Jahresabschlüsse – sind für Finanzteams meist mit hohem Aufwand verbunden: Daten aus dem gesamten Unternehmen müssen schnell aggregiert und die Konsolidierungs- und Abschlussbuchungsprozesse pünktlich durchgeführt werden, ohne dass die Genauigkeit leidet. Mit unseren neuen Funktionen für Dynamics 365 werden die Abschlussprozesse weiter optimiert und vereinfacht, während gleichzeitig die Geschwindigkeit und Präzision verbessert werden. So können sich Unternehmen schneller an neue Entwicklungen und Veränderungen aus ihrem Geschäftsumfeld anpassen.
Mehr Tempo, mehr Präzision
Mit den Updates der 2023 Release Wave 1 bieten wir neue Funktionen, die die Aufzeichnung bestimmter Arten von Transaktionen erleichtern und die Geschwindigkeit und Genauigkeit verbessern.
Zum einen führen Wechselkursschwankungen im Laufe der Zeit zu unterschiedlichen Wertstellungen von offenen Transaktionen in Fremdwährungen. Diese Schwankungen auf granularer Ebene genau zu erfassen, ist für korrekte Analysen und Berichtsprozesse wichtig, aber in der Praxis oftmals schwierig umzusetzen. Unser aktualisiertes Buchungsprofil für Währungsregulierungen ermöglicht es Finanzteams, die entsprechenden Buchungen pro Währung und Modul vorzunehmen. Die Unterkonten in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung werden dadurch automatisch aktualisiert, um den nicht realisierten Gewinn oder Verlust widerzuspiegeln.
Zum anderen ist es nicht immer einfach zu bestimmen, wie bestimmte Transaktionen, beispielsweise die Ausbuchung eines Postens aus dem Anlagevermögen als „defekt“, erfasst werden sollen. Da sich solche Transaktionen wie Beschaffungsregulierungen, Abschreibungsanpassungen und Neubewertungen auch auf Bilanzkonten auswirken, müssen sie in jedem Fall präzise erfasst und nachverfolgt werden. Unsere neuen Updates bieten Optionen, mit denen Sie die Buchungsdetails für derartige Anforderungen selbst bestimmen und somit die Veräußerung oder Außerdienststellung und Verschrottung von Anlagegütern effektiv abbilden können.
Kleinteiligere Nachverfolgung, genaueres Reporting
Finanzdaten müssen nicht nur schnell konsolidiert werden, um die Bücher abzuschließen, sondern es braucht auch eine passende Granularität im Reporting, die Finanzführungskräften genau das Maß an Transparenz bietet, die sie für strategische Entscheidungen benötigen.
Nachdem Transaktionen gebucht worden sind, ist es üblich, dass Entscheider*innen Einblick in die Daten von Unterkonten benötigen, um die Auswirkungen bestimmter Transaktionen analysieren zu können. Dafür gibt es mit der 2023 Release Wave 1 nun neue Optionen für die Vergabe von Finanz-Tags. Diese Tags funktionieren ähnlich wie Buchhaltungsdimensionen und erlauben die Nachverfolgung von Transaktionen nach individuell definierten Feldern in den Posten, die auf Sachkonten gebucht werden. Die Finanz-Tags können auch verwendet werden, um Daten auf den Unterkonten nachzuverfolgen, und stehen ebenso für den Abgleich bei den Kontenabstimmungen zur Verfügung, wodurch die Anzahl der manuell abzugleichenden Transaktionen reduziert wird.
Auch die Erfassung von Kreditoren- und Debitorenzahlungen auf den Bankkonten wurde verbessert: So können Unternehmen jetzt ihre Zahlungsausgänge und Zahlungseingänge in separaten Belegen buchen, aber das Bankkonto zusammenfassend aktualisieren, um es mit dem Kontoauszug abzugleichen. So wird die Bankkontenabstimmung erleichtert und beschleunigt.
Bessere Unterstützung für globale Expansionsinitiativen und neue Abläufe
Um die Komplexität bei internationaler Geschäftstätigkeit besser zu bewältigen, bieten wir Globalisierungsfunktionen für das Reporting, mit denen neue Gesetze und Compliance-Vorgaben in verschiedenen Ländern nahtlos abgebildet werden können, beispielsweise für die Europäische Union (EU), Mittel- und Südamerika (im Speziellen Chile, Costa Rica, Kolumbien, Nicaragua, Panama, Paraguay und Uruguay) und im asiatisch-pazifischen Raum (APAC).
Zu diesem Update zählt unter anderem die Ausweitung der Berichterstattung über mehrere Steuer-IDs auf zusätzliche EU-Länder. Auf diese Weise werden genaue Steuernummern für Transaktionen gewährleistet, die Compliance optimiert und die operative Effizienz für global operierende Unternehmen gesteigert. Dank der Bereitstellung lokalisierter Lösungen können Benutzer*innen von Dynamics 365 Finance ihre Organisationen sicher durch das regulatorische Umfeld steuern, Compliance-Risiken reduzieren und ihre Effizienz steigern.
Intelligenter arbeiten – mit Automatisierung, um Routineaufgaben und Datenerfassungen zu minimieren
In vielen Unternehmen bestehen die Abläufe im Finanzmanagement noch immer aus zahlreichen manuellen und sich wiederholenden Tätigkeiten, die sowohl ressourcen- als auch zeitintensiv sind. Gleichzeitig halten sie die Führungskräfte von strategisch wichtigeren Aufgaben ab. In den Umfragen, die die Basis für unseren Bericht zu den Zukunftstrends im Finanzmanagement 2023 bilden, haben 88 Prozent der Finanzleiter*innen angegeben, in erster Linie für transaktionale Funktionen wie die Erstellung von Finanzberichten verantwortlich zu sein – im Gegensatz zu den stärker strategisch ausgerichteten Funktionen der Unternehmensführung, etwa als Berater*innen bei neuen Innovationsinitiativen. Ebenso stellten 88 Prozent der Befragten fest, nicht über die Automatisierungstools zu verfügen, die sie benötigen, um repetitive Aufgaben zu automatisieren (z. B. Software für digitale Fakturierung oder Online-Gehaltsabrechnung) und so mehr Zeit für innovativere Aufgaben zu erhalten. Mit der 2023 Release Wave 1 führen wir daher neue Funktionen ein, die den Finanzbereich durch Automatisierung unterstützen, um manuelle und sich wiederholende Aufgaben zu minimieren und einfach intelligenter zu arbeiten.
Optimierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen, schnelleres Procure-to-Pay
Die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen ist nach wie vor von vielen manuellen Arbeitsschritten geprägt. Aufgrund des hohen Volumens von Dokumenten und Belegen, die bearbeitet werden müssen, kostet der gesamte Vorgang nicht nur viel Zeit, sondern ist auch anfällig für (menschliche) Fehler.
Indem Unternehmen die Bearbeitung ihrer Eingangsrechnungen digitalisieren und automatisieren, können sie wertvolle Zeit sparen und die Fehlerquote erheblich verringern. Dynamics 365 Finance bietet eine durchgängige Automatisierung für die Kreditorenbuchhaltung – einschließlich einer automatisierten, KI-gestützten Rechnungserfassung, bei der die Lösung Rechnungen selbst erkennt und einliest. Neu sind jetzt Funktionen für Rechnungen ohne zugehörige Bestellung sowie das Rechnungsausgangsjournal. Ferner können Freitextrechnungen schneller und Lieferantenrechnungen schon während des Imports direkt verarbeitet werden, was Zeit und Aufwand spart und gleichzeitig die Genauigkeit verbessert. Dank der Automatisierung entfallen bisher nötige manuelle Schritte, und Ihre Mitarbeitenden haben mehr Zeit, um sich um Unstimmigkeiten, persönliche Klärungen oder Ausnahmeregelungen zu kümmern.
Besseres Personalmanagement
Um als Unternehmen insgesamt intelligenter zu arbeiten, braucht es durchgängige Transparenz und Kontinuität – und dazu müssen die Systems of Record, also die Aufzeichnungssysteme aus verschiedenen Geschäftsbereichen, nahtlos integriert werden. Mit der 2023 Release Wave 1 erhalten Sie wichtige neue Integrationsoptionen, die Ihnen letztlich die strategische Unternehmensführung erleichtern werden.
Ein Beispiel ist die Integration der Ressourcenverwaltung: Indem Mitarbeiterdaten künftig direkt konsolidiert werden, wird der gesamte Prozess der Ressourcenzuordnung zu Projekten vereinfacht und beschleunigt. Ressourcenmanager können beispielsweise schnell geeignete Mitarbeiter*innen anhand von Kompetenzen, erworbenen Zertifikaten und personeller Verfügbarkeit ermitteln und zuweisen. Zudem gibt es eine neue Integration für das Lernmanagement: Nutzer*innen erhalten damit eine zentrale Ansicht von Schulungsdaten und weiteren Mitarbeiterinformationen, die die Personalentwicklung rationalisiert, für mehr Produktivität sorgt und einen besser fundierten Entscheidungsprozess fördert.
Vereinfachung manueller Abläufe
Wie mehrfach ausgeführt, binden manuelle Aufgaben Ihre wertvollen Ressourcen und erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. Dennoch lassen sich nicht alle Tätigkeiten automatisieren – und für Vorgänge, die weiterhin manuelle Eingaben erfordern, ist es entscheidend, die dafür nötigen Umgebungen und Oberflächen so einfach und intuitiv wie möglich zu gestalten.
Ein Beispiel ist die Zeiterfassung durch Ihre Mitarbeitenden. Für diesen Update-Zyklus wurde nun die Benutzerumgebung für die Erfassung von Arbeitszeiten in Dynamics 365 Project Operations modernisiert sowie effizienter und benutzerfreundlicher gestaltet. Die überarbeitete Oberfläche optimiert die Usability, ist barrierefrei zu nutzen und kann individuell erweitert werden, sodass Ihre Projektmitarbeitenden ihre geleisteten Stunden nun effektiv und genau eintragen können.
Leistung verbessern – durch neue Business-Performance-Analysen
Die Rolle von Führungskräften im Finanzmanagement wandelt sich derzeit erheblich, und viele von ihnen übernehmen immer mehr strategische Verantwortung für ihre Unternehmen. Somit steigt der Bedarf an qualitativ hochwertigen Daten und Erkenntnissen, die sie als Entscheidungsgrundlagen benötigen. Doch in vielen Unternehmen bleibt es eine Herausforderung, diese Transparenz auch abteilungsübergreifend zu erreichen. Mit den neuen Dynamics 365-Funktionen lässt sich die Analyse der Unternehmensleistung nun erheblich verbessern.
Daten – Informationen – Erkenntnisse
Für ihren Erfolg benötigen Führungskräfte nicht nur zuverlässige Daten, sondern vor allem deren Konsolidierung und Aufbereitung als leicht verständliche Insights und umsetzbare Erkenntnisse, die sie bei der Umsetzung der Geschäftsstrategie unterstützen. Neue Record-to-Report- und Procure-to-Pay-Datenmodelle liefern Finanz- und weitere Daten und Metadaten an Microsoft Dataverse und wandeln diese in analytische Tabellen um. Durch die Strukturierung dieser komplexen Daten entsteht eine zentrale Datenquelle für das Reporting, die es Nutzer*innen zugleich ermöglicht, klar definierte und sofort nutzbare Beziehungen zwischen Sachkonten, Nebenbüchern und Ursprungsbelegen aus mehreren Systemen aufzubauen.
Der neue Reporting-Hub und die Berichte basieren auf umfassenden Data-Governance-Definitionen und bieten Sicherheit auf Zeilen- und Rollenebene. Diese Funktionen helfen Finanzteams, relevante Berichte in Abhängigkeit von einzelnen Geschäftsprozessen einfach und schnell aufzufinden, zu bearbeiten und mit anderen Nutzer*innen auszutauschen, sodass aus Insights rasch neue Maßnahmen abgeleitet werden können.
Sicherheit für Ihr wichtigstes Kapital
Bei Finanzdaten hat Sicherheit oberste Priorität. Unsere Investitionen im Bereich Security werden kontinuierlich vorangetrieben – ein Beispiel sind die zusätzlichen Sicherheitskontrollen für Dynamics 365 Finance. So können Sie die Business Performance Analytics mit Sicherheitsfunktionen auf Zeilen- und Rollenebene für mehrere Benutzer*innen in den Finanz- und Buchhaltungsteams Ihrer Organisation sowie für die Mitarbeitenden in anderen Abteilungen einsetzen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Berichte nur von Personen mit entsprechender Berechtigung aufgerufen werden können.
In Kombination mit der Erweiterbarkeit des Datenmodells lassen sich die Benutzerberechtigungen so definieren, dass Berichte in Abhängigkeit der Dimension und rechtlichen Einheit angezeigt werden können. So können einzelne Teams aktualisierbare, vorgefertigte Berichte einrichten, die auch an Anwender*innen außerhalb der Finanzabteilung verteilt werden können, wodurch die Freigabe von Daten besser kontrollierbar und sicherer wird.
Einfachere Verwaltung von Steuern und Abgaben
Mit direkten Währungsumrechnungen und der Unterstützung für länderspezifische Steuersätze lassen sich die Steuerberechnungs- und Berichtsprozesse für Import-/Exportunternehmen künftig weiter optimieren. Darüber hinaus wird die Interoperabilität mit Anbietern von Steuersoftware vereinfacht und so eine effiziente Verwaltung komplexer Steuersätze über mehrere Gerichtsbarkeiten hinweg ermöglicht. Die Berechnung der Quellensteuer während der Rechnungsstellung hilft Ihren Kunden auch, die eigenen Compliance-Verpflichtungen zu erfüllen, und reduziert zugleich den manuellen Aufwand für Unternehmen, die in Ländern mit spezifischen Steueranforderungen tätig sind.
Durch die Integration dieser Funktionen in nur eine umfassende Lösung profitieren Unternehmen von einer höheren Genauigkeit bei ihren Steuererklärungen, einer nahtlosen Verknüpfung zwischen Projektmanagement- und Buchhaltungsmodulen und einem verbesserten Steuermanagement für länderübergreifende Transaktionen. So können die Unternehmen ihre Effizienz steigern, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften leichter sicherstellen und bessere Entscheidungen für ein erfolgreiches Engagement auf einem zunehmend globalisierten Markt treffen.
Nachhaltiger wirtschaften
Mit neuen Funktionen unterstützen wir Unternehmen, die Traceability im Sinne der Nachhaltigkeit zu verbessern, indem sie sich die Möglichkeiten der Automatisierung, Digitalisierung und Compliance mit neuen globalen Vorschriften zunutze machen. Dazu zählen unter anderem die Archivierung von Daten und elektronische Fakturierungsservices für verschiedene Länder. Die Implementierung dieser Lösungen kann dazu beitragen, dass unsere Geschäftskunden ihren Energieverbrauch senken, die Effizienz steigern und länderspezifische wie internationale Vorschriften sicher einhalten.
Weniger Energieaufwand für die Datenspeicherung
Eine neue Funktion für die Datenarchivierung ermöglicht es Unternehmen, den benötigten Speicherplatz zu verringern und zugleich die Performance zu verbessern, da die Größe des Datasets, mit dem sie zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeiten, komprimiert wird. Auf diese Weise können Daten konsistent und sicher archiviert werden, während sowohl für Reporting als auch Analysen stets die historischen Daten über Standardberichte zugänglich bleiben.
Auf dem Weg zum papierlosen Büro
Elektronische Fakturierungsservices sind ein wichtiger Baustein in der Entwicklung hin zu einer papierlosen Arbeitsumgebung, da sie Unternehmen dabei unterstützen, den gesamten Rechnungsprozess zu automatisieren. Durch den Wegfall von Ausdrucken und physischen Ablagesystemen entsteht weniger Papiermüll. (In unseren aktuellen Updates sind elektronische Fakturierungsservices für Frankreich, Polen und Japan enthalten.)
Darüber hinaus reagieren wir mit der globalen E-Invoicing-Funktion auf die wachsende Nachfrage, die durch Initiativen zur Steuerdigitalisierung und Rechnungsautomatisierung angetrieben wird. Wir arbeiten mit offiziellen Stellen und vorgelagerten zertifizierten Betreibern zusammen, um Unternehmen die Nutzung der globalen E-Invoicing-Funktion zu erleichtern, damit sie elektronische Rechnungsdokumente effizient mit Steuerbehörden sowie mit anderen Unternehmen austauschen können.
Die neuen Funktionen sind da – nutzen Sie sie!
Viele der neuen Funktionen konnten bereits seit Ende Januar 2023 in einer Early-Access-Phase zu Testzwecken eingesetzt werden. Derzeit wird die 2023 Release Wave 1 sukzessive für alle unsere Kunden weltweit ausgerollt, sodass Sie sie im vollen Umfang für Ihr Unternehmen verwenden können. Einen ausführlichen Überblick finden Sie in diesem YouTube-Video.
Außerdem empfehlen wir Ihnen wie immer einen Blick in den Release Planner, um sich über die aktuellen und weiteren Neuerungen und Updates für Dynamics 365 Finance zu informieren.
