Auswählen des effektivsten Flussdiagramms

Was ist ein Flussdiagramm? 

Mithilfe von Flussdiagrammen lassen sich Prozesse oder Systeme anhand von Formen oder einer Kombination aus Formen und Wörtern visuell abbilden. Sie können von schnell per Hand gezeichneten Bildern bis hin zu robusten, Computer-generierten Diagrammen reichen, in denen komplexe Ideen in verwertbare, leicht verständliche Teile aufgeschlüsselt werden. Zudem können Flussdiagramme von Personen mit technischem und nicht technischem Hintergrund in nahezu allen Bereichen verwendet werden. 

Sie sind insbesondere hilfreich in einer Vielzahl von Situationen, einschließlich der folgenden:  

• Dokumentieren und Analysieren von Prozessen 
• Entwickeln von Computersoftware oder Netzwerken 
• Kommunizieren oder Standardisieren von Prozessen 
• Identifizieren von Redundanzen, Hürden und Ineffizienzen in Prozessen 
• Erstellen eines Plans oder einer Struktur für ein neues Projekt, eine neue Abteilung oder ein neues Geschäft 
• Planen der Projektmitarbeit mit mehreren Beteiligten 
• Verstehen, wie Benutzer auf einer Website oder in einem Store navigieren 
• Illustrieren eines Fertigungsprozesses 
• Erstellen eines neuen Produkts oder Diensts 

 Vorteile von Flussdiagrammen 

Neben der Möglichkeit, in nahezu jedem Szenario eingesetzt zu werden, bieten Flussdiagramme eine Vielzahl von Vorteilen, einschließlich der folgenden:  

Informationsvisualisierung 

Ein Flussdiagramm kann ein Segen sein, da es visuell veranschaulicht, wie ein Produkt oder Dienst funktionieren soll, wie ein Projekt verlaufen soll oder wie ein Netzwerk funktionieren kann, bevor es erstellt bzw. entwickelt wird. Da Sie Abhängigkeiten, Effizienz, Personalbedarf und andere Variablen identifizieren können, die im späteren Verlauf Einfluss auf Ihr Projekt nehmen könnten, helfen Ihnen Flussdiagramme dabei, Zeit und Geld zu sparen. 

Dokumentation 

Mit einer Flussdiagrammerstellung können Sie all Ihre Dateien digital speichern, nahezu sofort verteilen und sogar eine Bibliothek mit Flussdiagrammvorlagen erstellen. Dadurch sind Ihre Dateien immer zugänglich, Ihre Teams können auf dem neuesten Stand bleiben, Ihr Unternehmen kann die Konformität wahren, und Sie müssen bei der Erarbeitung eines ähnlichen Diagramms das Rad nicht neu erfinden. 

Vereinfachte Kommunikation 

Flussdiagramme verdeutlichen sämtliche Details. Dadurch können Teams schnell nachvollziehen, wann die vorliegenden Aufgaben zu erledigen sind und von wem. Dank dieser Informationen müssen möglicherweise weniger Meetings abgehalten werden, es fallen weniger Fragen an, und alle Beteiligten haben mehr Zeit für ihre Arbeit. Flussdiagramme sind auch für informative Handbücher oder sogar beim Rekrutieren von Mitarbeitern hilfreich. Im Wesentlichen ergänzen Flussdiagramme Anweisungen mit Kontext, und sie erhöhen die Effizienz bei wiederkehrenden Aufgaben.  

Leichte Ausführung 

Mithilfe von Online-Flussdiagrammvorlagen gehen die ersten Schritte schnell von der Hand. Zudem können Sie mit einfachen Anpassungen, der rationalisierten Zusammenarbeit und integrierten Versionskontrolle genau das erstellen, was Ihre Organisation benötigt. Sie können in jeder Phase um Anregungen bitten und wissen immer, wo sich die neuesten und umfangreichsten Dateien befinden.   

Flussdiagrammtypen  

Obwohl Flussdiagramme für die Erklärung nahezu aller Sachverhalte verwendet werden können, werden sie meistens aus einem der folgenden drei Gründe genutzt: für fundierte Entscheidungen, zum Veranschaulichen von Prozessen oder zum Visualisieren von Daten. Aus diesem Grund gehören die meisten Flussdiagrammvorlagen zu einer dieser drei Kategorien. Werfen wir also einen Blick darauf, was die einzelnen Flussdiagrammtypen mit sich bringen und wann und warum sie verwendet werden.  

1. Entscheidungsbaum 

Stellen Sie sich einen Entscheidungsbaum wie ein Flussdiagramm vom Typ “Wenn dies, dann das” vor. Sie können eine Übersicht mit möglichen Ergebnissen erstellen, die auf einer speziellen Auswahl basieren. Dadurch verhilft Ihnen ein Entscheidungsbaum zur klaren Visualisierung eines Verlaufs, und Sie können Ihre Optionen abwägen. 

Entscheidungsbäume beginnen normalerweise mit einem einfachen Knoten (der Frage) und verzweigen sich dann in zwei Optionen (Entscheidungsmöglichkeiten). Diese Optionen resultieren dann in zusätzlichen Knoten (mögliche Ergebnisse). Aufgrund ihrer Charakteristik eignen sich Entscheidungsbäume besonders gut zum Hervorheben von Wahrscheinlichkeiten und Vorteilen, und sie können sogar zum Aufstellen von Algorithmen verwendet werden, die bei der Ergebnisprognose behilflich sind. 

2. Prozessflussdiagramm 

Ein Prozessflussdiagramm ermöglicht Ihnen die Diagrammerstellung für den Ablauf der Aktivitäten sowie deren Analyse beim Herstellen bzw. Entwickeln eines Produkts oder Diensts. Dadurch können Sie Lücken und Redundanzen in Ihrem Prozess erkennen und bestimmen, wo bestimmte Ressourcen, Ausrüstungsgegenstände oder Mitarbeiter benötigt werden. Darüber hinaus können Sie potenzielle Engpässe oder Problembereiche sowie mögliche Effizienzen aufdecken.  

Prozessflussdiagramme können nicht nur aufzeigen, wie eine Aktivität ablaufen oder wie ein Produkt oder Dienst bereitgestellt werden sollte, sondern auch zur Rekrutierung neuer Mitarbeiter und Schulung vorhandener Teams verwendet werden. Zudem helfen sie externen Lieferanten oder Beratern dabei, Ihr Geschäft bzw. Unternehmen und deren Rolle darin zu verstehen. 

3. Datenflussdiagramm 

Wenn Sie Ihre Daten detailliert untersuchen müssen, kann ein Datenflussdiagramm hilfreich sein. Mithilfe von Symbolen und kurzen Beschriftungstexten zum Veranschaulichen der Dateneingaben, -ausgaben, -speicherpunkte und -wege können sie Informationen, die möglicherweise nur schwer zu verbalisieren sind, in einer grafischen Darstellung komprimieren. Da sie sowohl von Technikteams als auch von Beteiligten ohne technischen Hintergrund verwendet werden können, sind sie eine hervorragende Wahl bei der Präsentation vor einer großen Zielgruppe.  

Tipps zu Flussdiagrammen 

Die Erstellung eines Flussdiagramms ist einfach, insbesondere dann, wenn Sie eine Flussdiagrammvorlage verwenden. Für die Erstellung eines großartigen Flussdiagramms sind jedoch mehr Überlegungen nötig. Sehen wir uns daher einige Tipps zum Erstellen eines Flussdiagramms an, das nicht nur informativ ist, sondern auch spektakulär aussieht. 

• Gestalten Sie Ihre Diagramme so, dass sie leicht lesbar sind. Denken Sie bei der Erstellung Ihres Flussdiagramms an den Endbenutzer, d. h. stellen Sie sicher, dass die Zielgruppe anhand des Layouts und der Zusammenstellung nachvollziehen kann, wo sie zuerst und wo sie danach nachlesen muss. Durch die bedarfsgerechte Anpassung der Ausrichtung, eine ordnungsgemäße Grammatik, klare Titel und die Vermeidung von Jargon können Sie sicherstellen, dass Ihr Diagramm benutzerfreundlich ist. (Hinweis: Testen Sie es im Zweifelsfall an einer Person, die sich nicht mit Ihrem Projekt auskennt.) 
• Seien Sie konsistent. Wenn Sie Formen, Schriften, Farben und Namenskonventionen im gesamten Flussdiagramm konsistent verwenden, kann Ihnen die Zielgruppe leichter folgen.  
• Verwenden Sie Kontraste. Die konsistente Verwendung von Farben ist zwar wichtig, Sie sollten jedoch nicht für alle Formen dieselbe Farbe oder Farbfamilie verwenden. Mithilfe von eindeutigen Farben können Sie Schritte oder Aktionen markanter hervorheben. Zudem ist Ihr Diagramm leichter lesbar, wenn Sie Schriftfarben verwenden, die sich vom Hintergrund abheben. 
• Verwenden Sie eine Online-Flussdiagrammerstellung. Mithilfe von Vorlagen, integrierter Versionskontrolle, problemloser Zusammenarbeit und der Bearbeitungsmöglichkeit zu einem beliebigen Zeitpunkt können Sie Designs testen und Ihre Diagramme nach Ihrem Zeitplan erstellen und verwalten.   

Integrieren Sie Ihr Flussdiagramm 

Granz gleich, ob Sie eine Entscheidung treffen, einen Prozess erklären oder Daten für Ihren Geschäftsführer freigeben müssen – durch das Einbetten von Flussdiagrammen in andere Unternehmensanwendungen und Kommunikationstools lässt sich die Produktivität weiter verbessern. Mithilfe einer Flussdiagrammerstellung und von Produktivitätstools können Sie die Inhalte für Ihre Diagramme aus all Ihren Quellen abrufen, einschließlich Dokumenten, Dateien und Social Media-Websites.  

Darüber hinaus können Sie Ihre Flussdiagramme in Business Intelligence (BI)-Tools integrieren. Dadurch haben Sie und Ihr Team die Möglichkeit, mit Ihren Daten zu interagieren und sie besser zu vermitteln. Anhand von eingebetteten Flussdiagrammen und BI-Tools können Sie Daten in ansprechende Visualisierungen umwandeln, interaktive Berichte erstellen, Daten granular untersuchen und Einblicke erlangen, die schnelle, fundierte Entscheidungen möglich machen.  

Es gibt viele neue Methoden, um Flussdiagramme zu erstellen und Innovationen in Ihr Unternehmen einfließen zu lassen. Weitere Informationen dazu finden Sie in dieser schrittweisen Anleitung zum Automatisieren von Flussdiagrammen anhand von strukturierten Daten in Tabellenkalkulationen, in der Sie detaillierte Einblicke in moderne Flussdiagrammtools erhalten.