Kanban-Lösung: Teamaufgaben einfach verwalten

Wenn es um die tägliche Verwaltung von Teamaufgaben geht, ist das Kanban-Board ein einfaches und leistungsstarkes Tool, das einen großen Einfluss auf die Produktivität, Effizienz und den Geschäftserfolg haben kann.

Die Kanban-Lösung wurde erstmals in den 1940er Jahren beim japanischen Automobilhersteller Toyota eingesetzt. Ursprünglich wurden physische Tafeln verwendet, um potenzielle Engpässe zu visualisieren und Arbeitsabläufe zu verwalten und zu optimieren. Mithilfe einer Software zur Aufgabenverwaltung lassen sich heute bequem digitale Boards erstellen. Diese Lösungen bieten viele praktische Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten, um Zeit zu sparen und Prozesse zu automatisieren.

Die Kanban-Methode ist sehr beliebt bei vielen IT-Unternehmen, die beim Projektmanagement und bei der Softwareentwicklung dem agilen Ansatz folgen und dabei auf iterative Arbeitsabläufe – die so genannten Sprints – setzen. Allerdings können Unternehmen jeder Größe und Branche von der Arbeit mit Kanban-Boards profitieren, um ihre täglichen Aufgaben zu bewältigen.

Die Kanban-Lösung  

Kanban bedeutet auf Japanisch so viel wie “Plakat” oder “Tafel”. Mithilfe dieser Boards werden einzelne Aufgaben in Spalten angeordnet, damit man sich ganz auf die laufende Arbeit konzentrieren kann, ohne den Überblick über größere Projekte zu verlieren. 

Ein Kanban-Board besteht im Prinzip aus zwei Elementen: Karten zur Darstellung von Aufgaben und Spalten zur Veranschaulichung von Aufgaben in den verschiedenen Projektphasen. Die Spalten sind in der Regel in drei Bereiche unterteilt: “Zu erledigen”, “In Arbeit” und “Erledigt”. Wenn Sie an einem bestimmten Projekt arbeiten, z. B. ein neues Softwareprogramm entwickeln, können Sie Ihre Spalten auch “Entwurf”, “Programmierung” und “Test” nennen. 

Die Aufgabenkarten, die in der Regel Checklisten, Zuweisungen und Bezeichnungen enthalten, werden auf die drei Spalten verteilt. Während die Aufgaben erledigt werden, “wandern” die Karten von links nach rechts über das Board und helfen Ihnen, den Status im Workflow zu visualisieren – von “Zu erledigen” bis zu “Erledigt”.  
 
Ob physisch oder digital, der Kanban-Prozess fördert die Zusammenarbeit und Produktivität im Team. So kann jeder Einzelne nachvollziehen, inwiefern seine individuellen Leistungen zum Projekt beitragen. Einige Teams versammeln sich täglich zu einer Kurzbesprechung über das Kanban-Board, um Statusupdates auszutauschen, Feedback zu erhalten und Trends zu überwachen.  

Ein optimales Kanban-Board verfügt über eine begrenzte Anzahl von Aufgaben. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter nicht überlastet werden. Mithilfe der Kanban-Methode lässt sich der Workflow auch kontinuierlich überwachen, um Engpässe zu vermeiden. So kann Ihr Team die Aufgaben, die sich in einer Spalte ansammeln, schnell markieren, bevor diese die Spalte verlassen.

Physische Kanban-Tafeln

Physische Kanban-Tafeln eignen sich hervorragend für Teams, die mit dem Kanban-Konzept noch nicht vertraut sind. Diese Tafeln sind einfach zu lesen und zu verwalten, erfordern keine Internetverbindung und können bei abteilungsübergreifenden Projektteams das Engagement und die Kommunikation am Arbeitsplatz fördern.

Sie sind in der Regel jedoch weniger geeignet für Aufgaben, die fundierte Beschreibungen und Hintergrundinformationen erfordern. Eine physische Tafel kann nur eine bestimmte Menge an Informationen enthalten, während digitale Boards unbegrenzt viele Notizen und Kommentare aufnehmen können, sobald das Arbeitsaufkommen steigt.   

Außerdem sind physische Tafeln weniger flexibel, wenn es darum geht, Aufgaben zeitlich zu verfolgen und konkrete Fristen einzuhalten. Digitale Boards bieten anpassbare Berichtsoptionen, um den Fortschritt schnell bewerten und historische Leistungsdaten auswerten zu können.  

Wenn Sie mit Remoteteams zusammenarbeiten, die selten im Büro sind, ist die effiziente Nutzung physischer Kanban-Tafeln nahezu ausgeschlossen. Mit einem digitalen Board kann Ihr Team jedoch jederzeit und von jedem Gerät aus auf das Aufgabenverwaltungssystem zugreifen.

Digitale Kanban-Boards
 
Wenn Sie festgestellt haben, dass eine physische Tafel voller bunter Notizen nicht mehr ausreicht, könnte sich die Investition in eine Aufgabenverwaltungssoftware lohnen. Mit dieser Lösung kann Ihr Team von den Methoden und visuellen Konzepten der Kanban-Methode profitieren. Darüber hinaus hat eine digitale Alternative viele Vorteile, die physische Tafeln nicht bieten können, z. B. Datenvisualisierung, Dateianlagen und Kartenverlauf.  

 

Ansicht des Microsoft Planner-Boards

Bei der Suche nach einer funktionsstarken Kanban-Lösung darf ein Merkmal nicht fehlen: die Unterstützung inhaltsreicher Aufgabenkarten mit Checklisten, Bezeichnungen und konkreten Fälligkeitsterminen. Darüber hinaus sollte auch die Synchronisierung mit häufig genutzten Programmen möglich sein, damit Sie Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen an jede Karte anfügen können. Ihr Team hat so an einem Ort Zugriff auf alle notwendigen Daten, ohne zwischen Apps wechseln zu müssen.  

Damit Sie Aufgaben bequem in die Spalte “Erledigt” verschieben können, empfiehlt sich eine Software, die den Aufgabenstatus automatisch in Torten- und Balkendiagramme umwandeln kann. Dadurch können Sie schnell überblicken, welche Aufgaben auf Kurs sind und welche nicht. So können Sie beispielsweise Anpassungen vornehmen und Aufgaben neu zuweisen, falls ein Mitglied aus Ihrem Team Fristen regelmäßig überzieht.

Da immer mehr Unternehmen auf den virtuellen Arbeitsplatz umsteigen, sollten Sie cloudbasierte Aufgabenmanager in Betracht ziehen. Mit diesen Tools können Sie Ihre To-do-Listen unabhängig von Ort und Endgerät im Blick behalten.

Die Vorteile einer Kanban-Lösung

Kanban-Boards bieten eine solide Grundlage, um Aufgaben einheitlich und strukturiert zu organisieren. Sie sind besonders geeignet für Menschen, die auf visuelle Art lernen und deshalb Diagramme, Grafiken und andere Bilder vorziehen, um Informationen zu interpretieren und in die Arbeit einzubeziehen.  

Wenn Kanban-Boards richtig eingesetzt werden, beschleunigen sie den Workflow und reduzieren Unterbrechungen, die bei Projekten und Aufgaben stets unvermeidlich sind. Der Grund: Alle Teammitglieder folgen bei der Arbeit einem gleichmäßigen Rhythmus. Kanban-Boards zeigen auf, wann ein Projekt durch eine bestimmte Aufgabe verzögert wird und erleichtern dadurch nötige Kursanpassungen.  

Der Hauptzweck von Kanban-Boards besteht darin, die Effizienz zu steigern. Es soll sichergestellt werden, dass die Teammitglieder keine Zeit mit unnötigen Aufgaben verbringen, sondern mit jeder einzelnen Aufgabe zu einem größeren Ziel beitragen. Kanban hat somit das Potenzial, die Produktivität von Teamaufgaben erheblich zu steigern.

Fazit

Eines der beliebtesten Mantras am modernen Arbeitsplatz lautet: “Stop Starting and Start Finishing”. Die Erledigung von Aufgaben steht bei der Kanban-Lösung an erster Stelle. 

Wenn Ihr Team immer wieder daran scheitert, Aufgaben zu erledigen, dann ist jetzt der ideale Zeitpunkt für die Einführung der Kanban-Methode. Es mag einige Zeit dauern, Ihr Board einzurichten und einen Prozess zur Perfektion zu bringen. Aber mit Entschlossenheit und kontinuierlicher Verbesserung steht Ihnen und Ihrem Team eine produktive Zukunft bevor.


Erfahren Sie mehr über die Software zur Aufgabenverwaltung auf der Basis der Kanban-Methode.

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