So erstellen Sie das beste Organigramm für Ihr Unternehmen

Egal, wo Sie arbeiten – zu wissen, wer was tut und wer welche Rolle innehat, sorgt dafür, dass alle ihre Arbeit besser erledigen können. Mit einem Organigramm ist auf einen Blick ersichtlich, wie das Unternehmen strukturiert ist, ob es ein alteingesessenes Büro, ein Startup, ein Fertigungswerk oder etwas ganz anderes ist. 

Was ist ein Organigramm? 

Wahrscheinlich haben Sie schon einmal eines gesehen. Organigramme zeigen Kästchen, Formen oder Fotos, die Menschen und Positionen abbilden. Auch Kontaktdaten, Seiten-Links, Symbole und Illustrationen können enthalten sein.

Abbildung – Beispiel eines Organigramms

Wenn diese Kästchen mit Linien verbunden sind, bilden sie ein Diagramm, das die interne Struktur eines Unternehmens zeigt. Man sieht, wer wem untersteht, wie die unterschiedlichen Bereiche aufgeteilt sind und wie Abteilungen miteinander in Beziehung stehen.  

Die Vorteile 

Organigramme helfen neu eingestellten Mitarbeitern oder freiwilligen Helfern, das Unternehmen schnell kennenzulernen, da Namen und Gesichter und Rollen und Zuständigkeiten verknüpft werden. Selbst langjährige Mitarbeiter, Personalabteilungen und Geschäftsinhaber können von einem Organigramm profitieren.

Organigramme: 

• zeigen interne Strukturen und Hierarchien 
• helfen Mitarbeitern, herauszufinden, wer ihre Vorgesetzten sind und an wen sie sich bei Problemen wenden können 
• helfen, Rollen und Zuständigkeiten zu klären  
• bieten die Möglichkeit, die Kontaktdaten der Mitarbeiter an einem Ort zu sammeln 
• zeigen der Geschäftsführung, wie viele Mitarbeiter jede Abteilung umfasst und wie Mitarbeiter und andere Ressourcen am besten einzusetzen sind 
• vermittelt Mitarbeitern Einblicke in mögliche Karriereschritte 

Ein Organigramm reicht nicht aus – sehen wir uns also die gängigsten Arten von Organigrammen an:’

Vier Arten von Organigrammen 

Welche Art von Organigramm Sie verwenden, hängt von Ihrer Zielgruppe, Ihrem Unternehmen und davon ab, was Sie mit dem Organigramm abdecken möchten. Möglicherweise benötigen Sie nur ein Organigramm für das gesamte Unternehmen oder mehrere Organigramme für unterschiedliche Zielgruppen oder Geschäftsbereiche.  

Zwar kann jede Art von Organigramm bearbeitet und angepasst werden. Die meisten Unternehmen nutzen jedoch Organigramme, die zu einer der folgenden vier Kategorien gehören:  

1. Hierarchisches Organigramm 

Das hierarchische Organigramm eignet sich ideal für klassische Unternehmensstrukturen. Es beginnt oben mit der Führungsetage und teilt sich dann in Abteilungen oder Geschäftsbereiche auf. Für jede Abteilung werden die höchste und mittlere Führungsebene, leitende Angestellte, Mitarbeiter der mittleren Ebene und Nachwuchskräfte aufgeführt. Ein fertiges Organigramm erinnert an eine Pyramide, an deren Spitze der CEO steht. 

HINWEIS: Hierarchische Organigramme sind in der Regel leicht verständlich. Aber wenn es in der Befehlskette mehrere Ebenen gibt, ist es möglicherweise schwierig, zu erkennen, wann man sich an wen zu wenden hat, v. a. wenn ein Problem auftritt oder jemand eine neue Idee hat.  

2. Teilorganigramm 

Diese Form ist eine gute Wahl, wenn Ihr Unternehmen nach Produktlinien oder geografischen Regionen organisiert ist. Wenn diese Geschäftsfelder voneinander unabhängig sind, wird dies durch ein Teilorganigramm perfekt dargestellt. Das Teilorganigramm beginnt wie das hierarchische Organigramm mit dem President oder CEO, ist aber nicht in Abteilungen mit gemeinsamen Ressourcen aufgeteilt, sondern in Geschäftsbereiche. Das Diagramm deckt alle Abteilungen der Geschäftsbereiche, wie Personalabteilung, Buchhaltung, Rechtsabteilung und Marketing, sowie alle Mitarbeiter oder Positionen in diesen Abteilungen ab.  

HINWEIS: Da es bei solchen Unternehmen oft redundante Abteilungen in den einzelnen Geschäftsfeldern gibt, kann diese Struktur zu einer aufgeblähten Belegschaft und unnötigen Gemeinkosten führen. 

3. Matrix-Organigramm 

Diese Art von Diagramm kommt in der Regel bei Unternehmen zum Einsatz, deren Teams oder Teammitglieder mehr als einen Vorgesetzten haben. Das ist z. B. der Fall, wenn ein Reporter bei einer Tageszeitung Artikel für zwei verschiedene Sparten verfasst und dementsprechend zwei Vorgesetzte hat oder wenn ein Grafikdesigner bei einem Energieversorger, der dem Grafikleiter untersteht, an einem Projekt der Abteilung für erneuerbare Energien mitwirkt und dadurch zusätzlich einen Vorgesetzten aus dieser Abteilung hat.  

HINWEIS: Wenn Teammitglieder abteilungsübergreifend tätig sind, können Unternehmen zumeist kreativere Möglichkeiten finden, um Probleme zu lösen. So entsteht ein kooperatives Arbeitsumfeld. Wenn Teams oder Teammitglieder jedoch mehr als einen Vorgesetzten haben, kann es verstärkt zu Verwirrung und Konflikten kommen.  

4. Flaches Organigramm 

Flache bzw. horizontale Organigramme werden fast ausschließlich in kleinen Unternehmen verwendet und umfassen in der Regel zwei Ebenen: Führungskräfte und Mitarbeiter. In solchen Organigrammen stehen durchgezogene Linien für die wesentlichen Befehlsketten, gestrichelte Linien für sekundäre Autoritätslinien. Auf dem Papier können Unternehmen mit einer flachen Organisationsstruktur aussehen wie eine kleine Feuerwache mit einem Brandmeister, drei Feuerwehrhauptmännern und mehreren Feuerwehrmännern, die den Hauptmännern unterstehen, oder wie eine Führungskraft oder ein Abteilungsleiter mit wenigen Mitarbeitern, die ihr bzw. ihm direkt unterstehen. 

HINWEIS: Bei einer flachen Struktur stehen Vorgesetzte und ihre Teams oft in einer engen Beziehung und treffen Entscheidungen gemeinsam. Mitarbeiter haben normalerweise mehr Verantwortung und sind autonomer als in anderen Organisationsstrukturen. Der Aufbau von Vertrauen ist also unabdingbar – und das gilt auch für Teamarbeit. Aber da die Matrix so kompakt ist, können Konflikte zwischen den Mitarbeitern stärker ausgeprägt sein, weil das Team so klein ist.  

Organigramme mit Software erstellen 

Software zur Erstellung von Organigrammen vereinfacht die Erstellung neuer Organigramme ebenso wie die Überarbeitung vorhandener Organigramme. Nachfolgend sehen wir uns einmal an, wie Sie online mit den beliebtesten Softwaretools ein Organigramm erstellen können. 

Organigramme in PowerPoint  

PowerPoint wurde zwar als Präsentationstool konzipiert, Sie können damit aber auch  Organigramme entwickeln. Gehen Sie wie folgt vor: 

• Öffnen Sie ein neues PowerPoint-Dokument. 
• Klicken Sie auf der Registerkarte „Einfügen“ auf „SmartArt“. 
• Navigieren Sie zur Gruppe „Hierarchie“ und wählen Sie die gewünschte Organigrammvorlage aus. 
• Klicken Sie in die Formen, um Text hinzuzufügen. 
• Fügen Sie je nach Bedarf mehr Formen (oder Personen) hinzu. 

Wenn alle Mitarbeiter enthalten sind, können Sie Ihr Organigramm in PowerPoint neu anordnen. Unter „SmartArt-Tools“ können Sie auf der Registerkarte „Entwurf“ mit den Schaltflächen „Höherstufen“/„Tieferstufen“ die Formen vertikal verschieben. Mit den Schaltflächen „Nach oben verschieben“/„Nach unten verschieben“ können Sie die Formen horizontal verschieben.  

Organigramme in Word  

Vielleicht ist das nicht der klassische Weg bei der Erstellung von Organigrammen, aber  Microsoft Word  bietet die Möglichkeit, einfache Diagramme zu erstellen, die die Struktur Ihres Unternehmens zeigen. Um ein Organigramm in Word zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 

• Klicken Sie auf der Registerkarte „Einfügen“ auf „SmartArt“.  
• Navigieren Sie zur Gruppe „Hierarchie“ und wählen Sie die gewünschte Organigrammvorlage aus. 
• Als Nächstes sehen Sie ein Menü mit Formen, die Mitarbeiter repräsentieren. Geben Sie einfach für die Personen in Ihrem Organigramm einen entsprechenden Text ein. 
• Wenn Sie Formen zur Organigrammvorlage hinzufügen müssen, klicken Sie unter „SmartArt-Tools“ auf der Registerkarte „Entwurf“ auf „Form hinzufügen“. 
• Um eine Person im Organigramm zu verschieben, klicken Sie den entsprechenden Namen im Dialogfeld „Text“ an. Drücken Sie die Tabulatortaste, um den Mitarbeiter nach oben zu verschieben, oder die Umschalttaste plus Tabulatortaste, um ihn nach unten zu verschieben. Sie können Ihre Hierarchien auch unter „SmartArt-Tools“ auf der Registerkarte „Entwurf“ ändern. 

Unter „SmartArt-Tools“ können Sie auf den Registerkarten „Entwurf“ und „Format“ die Farben, Schriftarten und Schriftgrößen anpassen.  

Organigramme in Visio von Excel 

Visio ist ein visuelles Drag-and-Drop-Leinwandtool, mit dem Sie Organigramme erstellen können. Es bietet auch die Möglichkeit, Daten aus vorhandenen Excel -Dateien oder Active Directorys zu nutzen, um automatisch Organigramme zu erstellen. Wenn Sie beide Optionen kombinieren, können Sie beeindruckende Organigramme für Unternehmen aller Größen erstellen. Öffnen Sie Visio, klicken Sie auf den Organigramm-Assistenten und gehen Sie dann wie folgt vor: 

• Wählen Sie „Informationen, die bereits in einer Datei oder Datenbank gespeichert sind“ aus.
• Beantworten Sie die Fragen, wenn Sie dazu aufgefordert werden. 
• Importieren Sie bei Bedarf Fotos oder Grafiken. 
• Klicken Sie auf „Fertigstellen“. 

Neben dem Importieren von Daten aus Excel können Sie Daten auch direkt im Organigramm-Assistenten eingeben. 

Weitere Tipps zu Organigrammen  

Selbst wenn man eine Software zur Erstellung verwendet, können Organigramme schnell in eine unübersichtliche Anhäufung von Formen und Wörtern ausarten. Mit einem sinnvollen Design sind sie für alle Mitarbeiter eines Unternehmens sehr hilfreich. Versuchen Sie, folgende Aspekte bei Ihrem Organigramm zu berücksichtigen: 

• Die richtige Größe: Wenn das Organigramm zu groß ist, wirkt es schnell überwältigend. Wenn Sie statt einem Organigramm drei brauchen, erstellen Sie drei Organigramme. So kann die Zielgruppe erst einen Überblick über die Organisationsstruktur erlangen und sich anschließend detaillierter mit der Struktur der einzelnen Abteilungen oder Geschäftsfelder beschäftigen. Achten Sie jedoch darauf, dass alle Strukturen auf die höchste Ebene des Unternehmens verweisen.  
• Formen und Farben konsistent verwenden: Wenn Sie für Vorgesetzte, Mitarbeiter der mittleren Ebene und Nachwuchskräfte jeweils immer dieselben Formen verwenden, ist das Organigramm leichter verständlich. Zusätzlich empfiehlt es sich, jedem Geschäftsfeld in Ihrem Unternehmen eine eigene Farbe zuzuweisen. 
• Relevante Angaben ergänzen: Fügen Sie relevante Angaben zu den Mitarbeitern hinzu, z. B: Kontaktdaten, Standort, Kunden oder Fachgebiete. Wer Hilfe benötigt, kann somit klar erkennen, an wen er sich wenden kann. 
• Assistenten auf einer Seitenleiste unterhalb des Managers platzieren: Auf diese Weise können Sie Assistentenrollen darstellen, während das Organigramm klar die dem Manager unterstellten Mitarbeiter aufzeigt. Außerdem wissen die Mitarbeiter auf diese Weise, an wen sie sich wenden können, wenn sie den Manager erreichen müssen. 
• Auf Abstände achten: Halten Sie zwischen den Kästchen immer denselben Abstand ein. Dadurch ist das Organigramm besser lesbar und sieht professioneller aus. 

Wenn Ihr Organigramm fertig ist, lassen Sie es von jemanden überprüfen, der das Unternehmen gut kennt (und von jemandem, der es nicht gut kennt). Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass das Organigramm nicht nur korrekt, sondern auch für Mitarbeiter aller Ebenen verständlich und informativ ist. Weitere Informationen zum Erstellen von Organigrammen mit Software und Vorlagen finden Sie in diesem Schritt-für-Schritt-Leitfaden.