Almacenamiento en la nube para pequeñas empresas

Una de las herramientas esenciales que necesitan los trabajadores remotos es el acceso desde cualquier lugar a todos sus archivos de trabajo. Muchas empresas pequeñas
recurren ahora al almacenamiento en la nube para satisfacer esta necesidad. Sin embargo, algunas empresas todavía no están seguras de cómo pueden usarlo ni qué opciones elegir.

Sigue leyendo para saber si el almacenamiento en la nube para
pequeñas empresas es adecuado para ti.

¿Qué es el almacenamiento en la nube para pequeñas empresas?

El almacenamiento en la nube suena complejo. La gente usa el término
con frecuencia y pocas veces lo explica.

El almacenamiento en la nube es un servicio que de manera segura
almacena documentos, hojas de cálculo, fotos y otros tipos de archivos. Además, se configura
el acceso desde cualquier lugar a estos archivos con tu PC, Mac, teléfono o explorador de Internet.

Antes de que apareciera el almacenamiento en la nube, muchos
trabajadores almacenaban los archivos y datos en el disco duro de su computadora, en unidades externas
o en un servidor de la empresa. En el mundo conectado de hoy, el almacenamiento en la nube ofrece muchas
ventajas sobre el almacenamiento local. Por ejemplo, puedes guardar, acceder, editar y compartir
archivos desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar, además de que protege tu archivos contra la
pérdida accidental y las amenazas en línea. Y eso es solo el comienzo de la lista.

¿Cómo usan los empleados el
almacenamiento en la nube?

Los servicios de almacenamiento en la nube son fáciles de usar y a menudo
están integrados en los programas que los empleados usan a diario. El almacenamiento en la nube se usa para lo siguiente:

  • Almacenar y acceder a los archivos. Almacenar archivos en la nube es tan seguro y fluido como almacenarlos en tu PC. Los empleados usan la nube para mantener los datos seguros y protegidos. El almacenamiento en la nube también evita que los archivos se acumulen en escritorios y discos duros. Con características como el historial de versiones, los miembros del equipo incluso pueden recuperar una versión anterior de un archivo si lo eliminan o lo modifican por accidente.
  • Compartir archivos. Los servicios de almacenamiento en la nube permiten que los miembros del equipo compartan archivos con otros empleados o con clientes. El uso compartido de archivos permite que los equipos compartan vínculos a archivos por correo electrónico en lugar de enviar el archivo mismo. En concreto, no es necesario que las empresas se preocupen de que el tamaño de un archivo bloquee el correo electrónico. Además, con los vínculos protegidos con contraseñas, los equipos pueden garantizar que los archivos confidenciales lleguen a quienes corresponda.
  • Organizar archivos. Los sistemas de almacenamiento en la nube suelen ser fáciles de usar. Los miembros del equipo pueden crear carpetas dentro de carpetas para organizar los archivos. Las barras de búsqueda permiten que los empleados localicen los archivos en un instante. La inteligencia artificial incorporada ahora sugiere archivos a los empleados en función de los trabajos recientes que han hecho ellos y sus compañeros de equipo. Los equipos también pueden crear carpetas grupales para que cada miembro del equipo pueda ver y acceder a documentos clave. Los miembros del equipo pueden agregar archivos a las carpetas grupales cuando estén listos para su revisión.
  • Colaborar en archivos. Los empleados pueden editar y comentar documentos, hojas de cálculo y otros archivos de manera conjunta en tiempo real. Se acabó lo de enviar varias versiones de un mismo documento de un lado a otro. Con un sistema de almacenamiento en la nube, hay un solo documento y una única fuente confiable. Además, los propietarios de los archivos pueden hacer un seguimiento de los cambios y revocar cualquier ajuste no deseado.
  • Crear copias de seguridad de los archivos. Una vez que los empleados ponen los archivos en el almacenamiento en la nube, pueden estar tranquilos sabiendo que están respaldados.
  • Proteger los archivos. Los servicios de almacenamiento en la nube incluyen varias características de protección de archivos, como el cifrado de archivos, la supervisión de actividades sospechosas, la detección de ransomware, la detección de virus y vínculos de uso compartido protegidos con contraseña. En conjunto, estas características protegen los archivos de las amenazas en línea.

¿Por qué
el almacenamiento en la nube es imprescindible para las pequeñas empresas?

El almacenamiento en la nube para pequeñas empresas es vital para la productividad y la seguridad de los archivos. Estas son algunas de sus ventajas:

  • Permite el trabajo remoto. El setenta por ciento de las personas en todo el mundo trabaja de manera remota al menos una vez por semana. Muchas de estas personas trabajan para empresas pequeñas. El almacenamiento en la nube para pequeñas empresas permite a los equipos almacenar, acceder, compartir y trabajar en archivos sin importar dónde estén.
  • Productividad. Las pequeñas empresas no tienen tiempo que perder. El almacenamiento en la nube es confiable y siempre está activo; no se apaga para hacer actualizaciones como sí pasaría con los servidores locales. Las características de colaboración son necesarias para los equipos remotos. La edición conjunta en tiempo real permite que los miembros del equipo trabajen como si estuvieran en la misma sala, incluso si están a varios estados de distancia.
  • Rentable. Por lo general, el almacenamiento en la nube tiene una tarifa mensual fija entre USD 5 y USD 15 por empleado. Compara este costo con los gastos que implica comprar, licenciar, hospedar, actualizar y mantener un servidor. Y que no se te olvide que tendrás que defender al servidor frente a hackers y ataques de malware.
  • Seguridad. El cincuenta y ocho por ciento de los ciberataques está dirigido a las pequeñas empresas. Los servicios de almacenamiento en la nube ofrecen una solución para eso. La mayoría de estos servicios tienen medidas de seguridad sólidas que detienen a los malos actores, entre las que se incluyen el cifrado de archivos, la supervisión de intrusiones y la autenticación en dos fases. Las principales plataformas de almacenamiento incluso ofrecen detección y recuperación en caso de ransomware. El almacenamiento en la nube brinda más tranquilidad que el almacenamiento en escritorio o en el servidor local.
  • Protección. Si bien el almacenamiento en la nube no es una verdadera solución de copia de seguridad para todos tus sistemas, hace un trabajo fantástico al crear copias de seguridad y proteger todos los archivos que guardas en él.

¿Cómo
se evalúa el almacenamiento en la nube para pequeñas empresas?

Cuando busques un
servicio de almacenamiento en la nube, vas a encontrar muchas opciones
en el mercado.

Elige un servicio que ofrezca:

  • Gran seguridad. Busca
    almacenamiento en la nube con cifrado en reposo y en tránsito, detección de virus,
    historial de versiones y un proceso opcional de inicio de sesión con autenticación en dos fases.
    La defensa contra hackers y malware es fundamental. Fíjate que existan controles de
    roles y permisos, los que garantizan que los miembros del equipo solo verán los archivos que están destinados a ellos.
  • Herramientas de colaboración.
    A los empleados les encanta usar el almacenamiento en la nube para hacer el trabajo de oficina, pero de manera remota
    y en movimiento con sus teléfonos. El servicio de almacenamiento debe ofrecerte la posibilidad de compartir archivos,
    colaboración en tiempo real y una aplicación que con la que puedas acceder a los archivos y editarlos
    desde cualquier sitio.
  • Facilidad de uso.
    Por último, el servicio de almacenamiento en la nube debería ser fácil de usar. Si no es intuitivo, puede que los empleados se resistan a usarlo.
  • Costo. La mayoría de los proveedores
    ofrecen precios que van de los USD 5 a los USD 12 por empleado al mes. Por lo general, ese costo
    incluye no solo el almacenamiento en la nube, sino también un paquete de aplicaciones como correo electrónico, hojas de cálculo,
    procesador de textos, notas y aplicaciones de chat o reuniones.

¿Deberías
obtener una cuenta de almacenamiento en la nube personal o empresarial?

Una vez que elijas a un proveedor,
te vas a enfrentar a otra pregunta más. ¿Deberías obtener una cuenta personal
o empresarial?

La mejor opción
es una cuenta empresarial. Esto es especialmente cierto cuando diriges una empresa
pequeña, porque estas cuentas ofrecen características adicionales, como las siguientes:

  • Controles
    de administración
  • Características de colaboración
    mejorada
  • Mayor
    seguridad
  • Almacenamiento agregado
    o ilimitado
  • Soporte técnico
    actualizado

Con certeza, con una cuenta empresarial aprovecharás al máximo el almacenamiento en la nube.

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