Crea una representación visual de un proceso empresarial o de un diagrama de flujo de procesos que defina los eventos del flujo de trabajo futuro.
Cómo ayudará la asignación de procesos al éxito de su empresa
¿Qué es la asignación de procesos?
La asignación de procesos puede ayudar a crear un proceso empresarial o un diagrama de flujo de procesos que defina una secuencia de eventos en el flujo de trabajo futuro y que, a menudo, sea una representación visual. Después, los mapas de procesos permiten a los responsables y a los administradores de proyectos reunir a los equipos, ayudar a cada persona a entender dónde encaja en un proyecto y cómo su trabajo afecta al de otras personas, lo que, en última instancia, impulsa un resultado exitoso.
Los mapas de procesos suelen definir un proceso nuevo o mejorar uno existente. Con un software de asignación de procesos, cualquiera puede crear una representación visual de un proyecto.
Beneficios de la asignación de procesos
Al poder ver y comprender visualmente un proceso de principio a fin, las áreas en las que se puede mejorar la eficiencia aparecerán rápidamente. Esta transparencia es crucial, sobre todo en un entorno pospandémico en el que la agilidad es una necesidad. Además, un diagrama de flujo de procesos puede ayudarle a:
- Proporcionar documentación de procesos, cumplimiento y auditoría.
- Ver un proyecto visual de principio a fin.
- Compartir detalles de forma visual, de modo que se entiendan de inmediato, y facilita transmitir el contenido a la dirección.
- Resaltar complejidades y redundancias, así como posibles problemas y soluciones.
- Reorganizar los procesos en pasos mediante un sistema fácil de entender.
- Comprobar cómo se conectan los miembros del equipo, lo que ayuda a facilitar interacciones más significativas.
- Darle a su equipo un marco de referencia para plantear y responder preguntas más estratégicas y tomar decisiones más informadas.
- Crear una biblioteca de diagramas de flujo que pueda usar, reutilizar y adaptar a medida que surjan nuevos proyectos.
- Ofrecer mejores productos y servicios a los clientes.
Formas de usar la asignación de procesos
Tanto si trabaja en un entorno industrial, una oficina, un almacén o un centro sanitario, asignación de procesos ayuda a su equipo a comprender mejor cómo se conecta su trabajo con otros proyectos. Para cualquier pequeña empresa, implementar la asignación de procesos puede ayudar a identificar al instante las áreas que necesitan mejorar, así como el momento de abordar problemas de clientes, fabricación o inventario. La pandemia ha provocado que cada vez más personas pasen al trabajo híbrido y remoto, así que los equipos necesitan poder ver cómo se conectan los proyectos de forma sencilla, rápida y eficiente.
Hay dos formas de usar la asignación de procesos: flujo de procesos y proceso empresarial. Eche un vistazo a ambas para decidir cuál se adapta mejor a su proyecto.
Flujo de proceso
Un diagrama de flujo de procesos ayuda a detallar las relaciones entre los componentes de un proyecto o sector. Le ayuda a establecer normas y procedimientos, o puede servir como guía para las tareas. Además, ayuda a garantizar que los equipos sigan cada paso de su flujo de trabajo en el orden establecido.
Los diagramas de flujo de procesos documentan o mejoran un proceso, o simplemente modelan uno nuevo. Cuando los diagramas de flujo de procesos se crean con software de asignación de procesos, puede crear símbolos interactivos que se expanden para mostrar detalles adicionales de cada fase del proceso. Así que, antes de configurar un flujo de trabajo o un diagrama de flujo empresarial con tareas, considere describir su proceso general en un diagrama de flujo.
Proceso empresarial
Imagen de ejemplo de flujo de proceso
Proceso empresarial
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La asignación de procesos empresariales detalla el proceso. De principio a fin, muestra lo que debe ocurrir para alcanzar el objetivo final. El procedimiento incluye a las personas necesarias, sus tareas y sus fechas de finalización. Proporciona a los miembros del equipo un motivo para pensar y obtener información sobre los objetivos mayores. Muestra el alcance de su función, por qué son esenciales para el proceso y cómo todos los miembros del equipo trabajarán juntos para finalizar el proyecto.
Como todos los diagramas de asignación de procesos, la asignación de procesos empresariales usa símbolos con capacidad de expandirse para mostrar más información e indicar los puntos de contacto a lo largo del camino.
Ejemplo de diagrama de proceso empresarial
Tipos de asignación de procesos
Como cada empresa y cada proyecto tiene sus propias necesidades, usar el mismo estilo de diagrama de flujo de procesos para todos los proyectos no sería el mejor uso de la herramienta. Por eso, hay varios tipos de asignación de procesos para necesidades más específicas. Eche un vistazo para decidir cuál es el adecuado para su proyecto.
- Asignación detallada de procesos. Al ofrecer los detalles más minuciosos de un proyecto en forma de mapa de procesos, la asignación detallada de procesos proporciona una visión técnica de los pasos exactos, incluidos los datos de entrada, los resultados, las métricas y las personas necesarias para completar el proceso. Reduzca la confusión, muestre las dependencias y prepare a su equipo para empezar el proyecto y mantener la concentración. Los mapas detallados de procesos suelen vincularse al mapa de procesos de alto nivel, principal o primario.
- Asignación de procesos de documentos. Definir las entradas y salidas de un proyecto. Al describir la información necesaria en cada etapa, así como los resultados (o elementos o servicios tangibles) vinculados al proyecto, comprenderá mejor lo que necesita su equipo y se hará una idea de los resultados finales. Añadir un mapa de procesos de documentos a un mapa de procesos detallado proporciona transparencia sobre las variables y decisiones que pueden afectar a su trabajo.
- Asignación de procesos de alto nivel. Ofrece una visión general de los procesos y objetivos de una organización. En los proyectos, puede especificar los departamentos y los roles posteriores que necesitará que estén representados. Gracias al software de asignación de procesos, cada departamento o rol puede hacerse interactivo para ver con más detalle las necesidades del proyecto.
- Asignación de procesos renderizada. Al describir sus procesos actuales y futuros, puede obtener una vista panorámica de su organización o proyecto. Esta visión general puede ayudarle a encontrar nuevas formas de agilizar el trabajo, identificar a los principales interesados y los puntos de conexión, mejorar las relaciones de trabajo y crear un proceso que aproveche el tiempo y el talento de su equipo.
- Asignación de procesos por carriles / funciones cruzadas. Identificar los departamentos implicados en un proyecto, dividir el proceso en pasos y asignar recursos a las personas adecuadas. Es una excelente manera de ver el proceso desde una nueva perspectiva, encontrar áreas de mejora e identificar con precisión brechas o superposiciones reales o potenciales en el proceso para que pueda anticiparte y planificar.
- Asignación de procesos de cadena de valor agregado. Proporcionar una vista general del proyecto a los miembros del equipo. Es un mapa sencillo de cuadros no conectados que le permite visualizar un proceso de un vistazo. Al hacerlo, verá qué partes interesadas debe incluir en un proyecto para entender cómo se desarrollará.
- Asignación de procesos del flujo de valor (VSM). Ilustra, analiza y mejora los pasos necesarios para entregar un producto o servicio, al tiempo que identifica y elimina el desperdicio. Una parte clave de la metodología lean, VSM revisa el flujo de los pasos del proceso y la información desde el origen hasta la entrega al cliente. Normalmente lo usan las empresas que producen bienes tangibles para los consumidores.
- Asignación de procesos de actividad. Muestra las actividades que agregan valor y las que no dentro de un proceso. Esta herramienta de asignación del flujo de valor ayuda a identificar cuándo y dónde ocurren estas actividades, y facilita detectar las sinergias entre las partes interesadas en las que existe la posibilidad de agregar valor que antes no existía.
Asignación de procesos de flujo de trabajo
Al crear un diagrama de procesos en “formato de flujo”,no incluirá símbolos de Lenguaje unificado de modelado (UML). En su lugar, usa notaciones informativas o palabras. Es una gran solución para comunicarse con personas que no entienden los símbolos UML o prefieren las palabras a los símbolos.
La asignación de procesos empresariales lleva tiempo, pero merece la pena. Al proporcionar a todos los miembros de su equipo una visión, un proceso y sus tareas, o simplemente un conocimiento más profundo de cómo funciona su negocio, puede establecer límites claros, describir roles y responsabilidades e informar a todos de lo que necesitan saber y cuándo. Y si cree que la asignación de procesos solo es adecuada para una empresa que genera entregas tangibles, piense de nuevo.
En 2018, la Biblioteca Nacional de Medicina y los Institutos Nacionales de la Salud de Estados Unidos publicaron un artículo sobre la importancia de la asignación de procesos en la atención sanitaria. Según el informe, la asignación de procesos benefició a los profesionales sanitarios al ayudarles a:
- Aprenda y obtenga una comprensión compartida
- Identifique oportunidades de mejora
- Involucre a las partes interesadas del proyecto
- Defina los objetivos de un proyecto
- Supervise el progreso del proyecto
- Obtenga un método sencillo para planificar
Cree diagramas de asignación de procesos que ocupen el centro del escenario
Así que, independientemente del tipo de empresa que administre, ya sea desarrollo de software, atención sanitaria, construcción o marketing, la asignación de procesos puede ayudarle a trabajar mejor y a seguir por buen camino. Para las pequeñas empresas que se adaptan al trabajo en un mundo pospandémico, la asignación de procesos ayuda a optimizar cada proceso, estrategia y tarea, lo que se traduce en más eficiencia, menores costes, mejores decisiones empresariales y crecimiento. Además, puede ayudar a su equipo a trabajar juntos bajo una visión compartida, para que todos puedan hacer todo lo posible por la empresa y sus clientes.
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