5 tipos de herramientas de colaboración para mejorar la productividad

Todas las empresas se benefician de un buen trabajo en equipo. Colaborar es fundamental en todos aspectos, ya sea que se vendan diseños para decorar interiores o se esté planeando la siguiente app exitosa de un smartphone. Sin embargo, una gran colaboración conlleva una gran comunicación. Y la calidad de dicha comunicación, de acuerdo a muchos estudios, es mucho más valiosa que su cantidad. 

Desafortunadamente, no siempre se puede lograr una gran colaboración en el equipo. Esto es más probable si los miembros del equipo: 

  • No comparten la misma visión o las mismas metas
  • No entienden o no concuerdan con sus responsabilidades, lo que puede llevar a confundir o duplicar las tareas.
  • La falta de comunicación o de confianza entre todos, lo cual es bastante probable si no se conocen o no se han visto en persona. 
  • No tienen oportunidades de hablar de sus puntos de vista acerca de las decisiones o cambios en un proyecto 
  • No se les motiva para innovar o discutir ideas nuevas, lo cual puede ser ocasionado por sobrepensar los temas y no llegar a ninguna resolución.

No solamente se alcanzará un ambiente pacífico si todos trabajan bien de forma conjunta, sino que los estudios demuestran que aquellas compañías que fomentan la colaboración van más allá de la suma de sus partes y por lo tanto, tienen más probabilidades de lograr un alto desempeño. Esto se vuelve verdad cuando los empleados trabajan juntos hacia una meta compartida. 

¿Cómo se puede lograr esto en la empresa?

Actualmente hay una variedad de herramientas de colaboración en línea para que todo el equipo se mantenga en constante comunicación. Hay herramientas disponibles para todas las necesidades de la empresa y aquí mencionamos algunas que te pueden ser de utilidad.

1. Herramientas para la administración de proyectos para que hagas un seguimiento de todo tu trabajo 

 Ya sea que se planeen bodas o diseño de sitios web, es probable que en algún momento surja un gran proyecto que requiera que muchas personas pongan de su parte. Afortunadamente, existen herramientas de gestión de proyectos las cuales pueden ayudar con la gestión de todas las partes de un proyecto. 

Ventajas:

  • Ayuda al líder del proyecto a mantener la organización al tiempo que mantiene al resto del equipo enfocado en sus tareas de forma adecuada y a tiempo.

Por ejemplo, una compañía está planeando un gran evento. En vez de buscar entre miles de correos y llamar a los distintos clientes, el líder del proyecto puede utilizar una plataforma central para crear fechas, calendarios, asignar tareas, medir costos y realizar representaciones visuales del estado de cada parte del proyecto.

¿De qué forma puede ayudar trabajar en línea?

Pedir a los miembros iniciar sesión en una ubicación virtual central para marcar sus tareas o para proporcionar retroalimentación hace que el proyecto se desenvuelva de una forma más ligera y rápida. 

2. Las videoconferencias ayudan a mejorar y desarrollar relaciones

Pongamos que se planea una junta importante, pero la mitad del equipo se encuentra de viaje o trabajando de forma remota. Realizar videoconferencias es una posibilidad que permite obtener todos los beneficios de una junta frente a frente sin todos los gastos que conlleva una junta en persona. 

Ventajas:

  • Mejora el trabajo en equipo
  • Permite reforzar/construir relaciones con equipos que se encuentran en lugares remotos
  • Permite ahorrar en costos de viaje

Por ejemplo: Una compañía de desarrollo de apps tiene varios proyectos qué discutir, sin embargo, la mayoría de los miembros se encuentran en diversas sucursales de la compañía en el mundo. En vez de redactar enormes correos electrónicos o realizar una llamada de conferencia, los cuales se pueden perder fácilmente, el equipo se puede juntar en un cuarto virtual. El ver a tus colegas frente a frente incrementa el compromiso y la productividad.

¿De qué forma puede ayudar trabajar en línea?

Con las video conferencias también es posible compartir datos, documentos y presentaciones con el equipo en tiempo real. De igual forma, es posible grabar la junta, lo cual puede facilitar las cosas a aquellos que no pudieron asistir a la junta. 

3. Chat en la oficina facilita el trabajo 

A veces, sólo hace falta realizar una pregunta y obtener una respuesta rápida para alcanzar los objetivos del día. Con herramientas de mensajería instantánea creadas especialmente para un ambiente de oficina, es posible realizar y resolver dudas al momento.

Ventajas:

  • Reduce la cantidad de correos electrónicos
  • Acelera todo el proceso de comunicación
  • Permite cerrar de forma más rápida los proyectos 

Por ejemplo: Un pequeño despacho jurídico de repente le llegan nuevos clientes. Los abogados deben mandar gran parte de su documentación a los asistentes y a los demás miembros del equipo. En vez de redactar incontables correos electrónicos y arriesgarse a que toda la información se pierda en un mar de datos, los miembros del equipo pueden chatear uno con el otro o con todo el grupo para llevar a cabo todos los pendientes en el acto.

¿De qué forma puede ayudar trabajar en línea?

El equipo puede chatear uno con el otro desde cualquier parte del mundo, en cualquier momento. Las herramientas de mensajería instantánea también permiten tomar decisiones cruciales al momento. También se puede guardar el historial de mensajes, lo cual permite retener el proceso que llevó a la toma decisiones. 

4. La revisión de documentos en tiempo real reduce los retrasos

Actualmente es posible olvidarse de todas esas cadenas de correos electrónicos llenas de documentos adjuntos y ediciones confusas que nadie sabe de donde salieron. Con colaboración de documentos en tiempo real, el equipo puede trabajar en el mismo documento en donde quiera que se encuentren, en cualquier momento, ya sea un documento de textos, una hoja de datos o una presentación de PowerPoint.

Ventajas:

  • Reduce la confusión
  • Acelera el proceso de retroalimentación
  • Reduce la cantidad de correos electrónicos

Por ejemplo: Una agencia de publicidad está trabajando en un proyecto, el cual conlleva una gran cantidad de lluvias de ideas, edición y revisión. Subir el proyecto a la web y trabajar en línea permite ver lo que todo el equipo está haciendo en tiempo real, rastrear los cambios sugeridos y trabajar con una retroalimentación al momento .

¿De qué forma puede ayudar trabajar en línea? 

Los miembros del equipo pueden estar trabajando en distintas oficinas, pero también pueden editar el documento juntos al mismo tiempo. El trabajar desde la nube reduce y evita retrasos y le permite a todo el equipo contribuir fácilmente al proyecto.  

5. El almacenamiento en la nube con control de versiones permite mantener los proyectos organizados

Almacenar un proyecto o documento en la nube es la manera más fácil de permitir que todos tengan acceso a él en cualquier momento, desde cualquier parte del mundo. La colaboración en tiempo reales una gran ventaja, la cual también permite que todo el equipo se conecte en cualquier momento, descargue una versión específica del documento, guardar una copia del mismo y añadirle retroalimentación. 

Ventajas:

  • Ahorra tiempo
  • Reduce la cantidad de correos electrónicos
  • Guarda todas las versiones de un documento en una ubicación central 

Por ejemplo: Una compañía está trabajando en una presentación que involucra investigaciones de mercado en el país. Los miembros del equipo pueden contribuir al documento mientras no se encuentran en la oficina, sin borrar el trabajo del otro o perderse tratando de buscar una versión específica del documento. 

¿De qué forma puede ayudar trabajar en línea? 

El tener la presentación en una ubicación central permite una rápida retroalimentación y ayuda a mantener el proyecto más organizado.

Utilizar uno mas de estas herramientas de colaboración en equipo puede mejorar drásticamente la productividad, sin importar el proyecto. Y cuando la colaboración es sencilla, se vuelve mucho más fácil establecer buenas relaciones y compromisos para la empresa, lo que conlleva a mejores resultados para todos. 

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