Guía para principiantes sobre administración de proyectos

La administración de proyectos es vital para el éxito de cualquier empresa. A toda organización que necesite resolver un problema o realizar un tarea, le resultará útil contar con una manera sistemática de hacer avanzar el proceso en forma controlada. 

¿Qué es la administración de proyectos? 

En un sentido general, la administración de proyectos significa aplicar un proceso o metodología para realizar una tarea en un plazo determinado con un objetivo definido. Puede ser cualquier cosa, desde construir un sitio web a planificar una boda. El hecho de que un proyecto tenga un plazo determinado es lo que diferencia la administración de proyectos de la administración diaria.

Por lo tanto, un administrador de proyectos es la persona responsable de planificar y monitorear sus resultados. ¿Qué hace un administrador de proyectos? Define un proyecto, lo pone en marcha, hace un seguimiento de sus diferentes elementos y se asegura de que se complete en tiempo y forma, sin excederse del presupuesto establecido. También administra las expectativas en lo que respecta a plazos, objetivos y el alcance del proyecto. Por lo tanto, las habilidades de liderazgo y comunicación son tan importantes para esta función como las organizativas.

¿Necesitas un administrador de proyectos? Si tu proyecto tiene varios componentes y varias personas que trabajan en él, la respuesta es probablemente “sí”. Con un administrador de proyectos tienes mayores posibilidades de que el proyecto sea tanto exitoso como rentable, ya que esta persona cuenta con una metodología definida y puede evitar los excesos de costos, el síndrome del lavadero y todo tipo de confusión. El “síndrome del lavadero” (“scope creep” o corrupción del alcance) es un término que se suele usar para describir la tendencia de un proyecto a seguir ampliándose o desarrollando nuevos requerimientos con el tiempo. En ocasiones, este síntoma se debe simplemente a una comunicación deficiente. Evitar la corrupción del alcance sigue siendo un factor fundamental para el éxito de un proyecto, dado que un 49 % de los proyectos se vio afectado por este problema  según datos basados en encuestas de PMI (https://americalatina.pmi.org/latam/home.aspx). 

¿Qué necesitas para saber cómo elegir el enfoque adecuado para la administración de proyectos para tu empresa? Hay muchas formas prácticas de dirigir un proyecto. Piensa en lo que el proyecto implica, la cantidad de personas que trabajan en él, las dependencias que requieren la finalización de otras partes, etcétera. 

A continuación, te presentamos los tipos de administración de proyectos de eficacia comprobada que pueden ayudar a que tu empresa se mantenga organizada y prospere. 

Cinco tipos populares de administración de proyectos

1. Ruta crítica

  • El método de la “ruta crítica” es un tipo de cronograma de proyecto que va paso a paso. Resulta más útil cuando al menos una de las tareas necesarias para completar un proyecto depende de la realización de otra. 
  • Un administrador de proyectos (Project Manager, PM) que usa la ruta crítica primero enumera las tareas, luego, determina qué tareas dependen de otras y cuáles pueden demorarse sin que se retrase todo el proyecto. Este PM busca, principalmente, la forma más rápida de completar un proyecto con el menor tiempo sin actividad entre tarea y tarea. 
  • La secuencia cronológica de las tareas es, entonces, un punto muy importante, al igual que la duración estimada de cada tarea. El software de administración de proyectos puede ayudar también con estos cálculos. 

2. Cascada

  • El método de administración de proyectos “en cascada” también es secuencial. Es una de las herramientas tradicionales y requiere un avance estrictamente lineal de las tareas que llevan a que se complete el proyecto. Progresa en una única dirección, como una cascada.
  • Este método funciona mejor cuando los integrantes del equipo dependen de que se completen otras tareas para poder comenzar la suya propia. También permite obtener mejores resultados si no es probable que haya muchas sorpresas o cambios importantes a lo largo del camino.
  • El método de cascada permite que los proyectos amplíen su escala sin problemas. Además, es un enfoque disciplinado y muy bien diseñado que hace posible mantener el control incluso en los proyectos más grandes.

3. Ágil

  • Tal como su nombre lo implica, “ágil” es uno de los métodos de administración de proyectos más flexible. Se diseñó pensando en los equipos que deben poder responder con rapidez a las fuerzas del mercado o las necesidades de los clientes. 
  • Este método divide el proyecto en una serie de ciclos iterativos o “sprints”. Por ejemplo, en la industria del software, tales sprints suelen incluir tanto el desarrollo como las pruebas de aseguramiento de la calidad sobre un aspecto del producto total.
  • El método ágil brinda flexibilidad si tu equipo no necesita tener control total sobre los entregables. Por ejemplo, si tu primer objetivo es contar con un prototipo del proyecto que funcione, la flexibilidad y la opinión del cliente es más importante que seguir un protocolo estricto. 

4. Scrum

  • El método “scrum” se incluye dentro de la categoría más amplia de la administración ágil de proyectos. Se basa en equipos pequeños que utilizan sprints cortos y enfocados para lograr objetivos iterativos. 
  • Estos sprints suelen durar un tiempo definido, por lo general, no más que unas pocas semanas. 
  • Un scrum se diseña principalmente para dividir un proyecto más extenso en segmentos manejables. Posee funciones definidas para los integrantes del equipo, objetivos establecidos para cada sprint y un método para evaluar cada sprint.
  • Además, cada sprint tiene un entregable definido. Los integrantes de un equipo de sprint suelen informar brevemente a diario de su situación durante el sprint y, luego, mantener una reunión de revisión al final.

5. PERT (técnica de evaluación y revisión de proyectos)

  • La técnica “PERT” (Program Evaluation and Review Technique) se utiliza por lo general junto con la administración de proyectos basada en la ruta crítica. Es una herramienta cuyo objetivo principal es reducir los costos y el tiempo necesario para completar un proyecto.
  • Esta técnica se suele emplear para proyectos de manufactura o construcción y funciona mejor en los proyectos complejos, de gran escala, que tienen una secuencia de tareas definida.
  • Una de las principales características de la técnica PERT es un diagrama visual de las tareas y los plazos del proyecto. Dentro de este diagrama, los usuarios pueden dibujar flechas para definir la “ruta crítica” (consulta más arriba). Las tareas que se encuentran en esta ruta son las que se necesitan para completar todo el proyecto. 

Cómo elegir el tipo adecuado de administración de proyectos para tu empresa

Aquí tienes algunas preguntas que tú y tu equipo podrían hacerse una vez determinado el enfoque central y los objetivos principales de tu proyecto.

¿A qué industria pertenece el proyecto?

  • Considerar el segmento de la industria en que trabajas puede eliminar automáticamente ciertas metodologías de administración de proyectos. Algunos métodos funcionan mejor para el desarrollo de software, por ejemplo, mientras que otros funcionan mejor para proyectos secuenciales grandes, como la construcción de edificios.

¿Qué tan flexible es tu cronograma?

  • Los cronogramas más rígidos necesitarán métodos de administración de proyectos más lineales, como el de la ruta crítica o el de cascada. 
  • ¿Cuáles son las fechas de inicio y de finalización? Si son estrictas, los métodos de administración de proyectos lineales podrían funcionar mejor. Si son flexibles y otros aspectos del proyecto son más importantes, podría ser recomendable un enfoque ágil.

¿Qué presupuesto tienes?

  • Si tu presupuesto es fijo quizás signifique que tu cronograma no puede modificarse. En tal caso, te convendría un enfoque más fijo, como el de la ruta crítica o el de cascada.
  • Algunos métodos de proyecto, como el de cascada y PERT, tienden a ser mejores para los equipos más grandes. Si no tienes presupuesto para un equipo más grande, tales métodos no tendrían mucho sentido.

¿Con qué tipos de equipos trabajarás?

  • El método scrum y otras formas de metodologías ágiles funcionan mejor con varios equipos pequeños, autodirigidos, que se comunican bien. 
  • ¿Se necesitan funciones especiales? Los métodos flexibles, como el ágil, pueden ayudar con proyectos que tienen muchas partes móviles y necesitan equipos pequeños y ligeros.

¿Qué tipo de participación tendrán todas las partes interesadas?

  • Si tus clientes u otras partes interesadas participarán en algún punto del proyecto, tienes que tomar eso en cuenta al planificar el tamaño del equipo, la complejidad, el cronograma y el presupuesto.
  • Un modelo iterativo y adaptativo tal como el ágil es el más útil para incluir cambios que surjan de las opiniones que recibas, especialmente, si será algo que se realice con frecuencia a lo largo del proyecto.
  • Por otro lado, si tu equipo o tus clientes se resisten al cambio, quizás puedes elegir un método que deje todo asentado desde un primer momento. 

¿Qué grado de complejidad tiene el proyecto?

  • La complejidad afecta el presupuesto, el cronograma y el tamaño del equipo, pero también afecta la metodología. Los proyectos más simples y cortos, con requerimientos claros y fijos, suelen funcionar mejor con un método lineal, como el de cascada o uno similar. 
  • ¿Será necesario ampliar la escala del proyecto? Para un proyecto largo y complicado también podría ser beneficioso tener un método bien planificado y documentado, como el de ruta crítica o de cascada.

Independientemente del tipo de administración de proyectos que elijas, probar un método específico puede ser útil. Con la ayuda de las herramientas para la administración de proyectos, una tarea compleja y caótica puede volverse eficiente, colaborativa y rentable.

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