¿Qué es el procesamiento de documentos?

Aplicaciones de procesamiento de documentosLas aplicaciones de procesamiento de documentos usan el aprendizaje automático e inteligencia artificial (IA) para extraer datos de documentos y formularios. Toman datos, como información de facturas, recibos y pedidos de entrega por correo electrónico o en papel, los digitalizan y los almacenan en un formato de base de datos estructurado. A continuación, esos datos se importan en un sistema de destino, como una solución de planeamiento de recursos empresariales (ERP) o de administración de las relaciones con el cliente (CRM). La eficacia que proporcionan las aplicaciones de procesamiento de documentos puede tener un impacto importante en la forma en que las empresas ahorran dinero, aumentan la productividad y liberan a los empleados de tareas repetitivas de bajo valor y propensas a errores.

Encontrar una solución para digitalizar volúmenes de documentos basados en papel es un desafío al que se enfrentarán muchas empresas en algún momento. Las aplicaciones de procesamiento de documentos ofrecen grandes eficiencias en esta área, ya que no solo eliminan la tarea intensiva de entrada manual de datos, sino que también proporcionan a las empresas información sobre cómo sacar más partido a sus datos.

Power Automate ayuda a simplificar los flujos de trabajo de procesamiento

Reduzca al mínimo las tareas manuales y repetitivas con Power Automate, una solución de poco código que ayuda a automatizar procesos empresariales complejos para crear flujos de trabajo de administración de documentos más completos y sencillos.

Probar gratis

¿Cómo funciona el procesamiento de documentos?

El procesamiento de documentos se basa en el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el aprendizaje automático y laautomatización robótica de procesos (RPA). Estos tres elementos son capaces básicamente de interpretar y comprender información similar a como lo harían los humanos.

OCR reconoce el texto impreso, escrito o mecanografiado a partir de imágenes o documentos digitalizados. Identifica áreas claras y oscuras en el contenido digitalizado y busca letras o dígitos, que luego se clasifican en función de patrones o características.
El aprendizaje automático crea algoritmos que aprenden de patrones y contextos en documentos. A medida que procesa cada vez más información, el aprendizaje automático aprende de todos los casos de uso que encuentra. Es cada vez más inteligente y eficaz en la forma en que toma decisiones.
La RPA usa bots que se ejecutan en reglas e instrucciones que reciben para automatizar tareas repetitivas. Mediante el uso de funcionalidades avanzadas de reconocimiento de texto, la RPA puede procesar rápidamente datos de varios orígenes.

Con OCR, aprendizaje automático y RPA trabajando juntos, el procesamiento de documentos suele seguir estos pasos:

Recopilación

Los datos de orígenes como documentos en papel, archivos PDF, correos electrónicos y formularios electrónicos se analizan y digitalizan.

Preprocesamiento

La calidad y precisión de los datos digitalizados se mejora gracias a aspectos como la corrección de ángulos sesgados, la reducción del ruido mediante la eliminación de marcas o puntos de fondo y el recorte de áreas externas no deseadas de las imágenes.

Clasificación

Los documentos se dividen en diferentes categorías en función de su formato, contenido y tipo, lo que ayuda a mejorar la extracción y el archivado de datos.

Extracción

Un paso fundamental en el proceso en el que OCR extrae datos de documentos y define qué tipos se deben traducir (por ejemplo, nombres, números, fechas, texto manuscrito).

Validación

R P ARPA comprueba todos los datos antes de moverlos a sistemas, bases de datos y secuencias de trabajo pertinentes. Las imprecisiones se marcan en esta fase para su revisión y corrección manuales.

Integración

Una vez que se ejecutan todos los demás procesos, los datos se envían a las bases de datos y repositorios pertinentes a través de interfaces de programación de aplicaciones.

¿Qué es el análisis de documentos de aprendizaje profundo?

El análisis de documentos de aprendizaje profundo se integra con el procesamiento de documentos basándose en las capacidades de las redes neuronales para reconocer patrones en los datos, especialmente para el análisis de documentos y diseños, la identificación de texto y la recuperación de documentos. De forma muy similar a cómo aprende un cerebro humano, las redes neuronales recopilan información sobre muchas capas mediante la adquisición de más y más información y conocimientos. Se vuelven cada vez más inteligentes a medida que avanzan.

El análisis de documentos de aprendizaje profundo usa su capacidad para impulsar la inteligencia artificial similar a la humana a través de diferentes algoritmos de red neuronal, principalmente convolucionales y recurrentes. Las redes neuronales convolucionales filtran las imágenes para detectar todos los elementos que contienen, mientras que las redes neuronales recurrentes pueden recordar puntos de datos, lo que da forma a su capacidad para predecir resultados futuros.

Ventajas del procesamiento automatizado de documentos

Procesamiento automatizado de documentosEl procesamiento automatizado de documentos mejora los procesos empresariales y aumenta la eficiencia del equipo al ofrecer velocidad, precisión y escalabilidad. Puede tener un impacto de gran alcance en la forma en que sectores como el legal, el inmobiliario, la atención sanitaria y la banca mejoran sus procesos y sus resultados.

Entre las principales ventajas del procesamiento automatizado de documentos se incluyen:

Recuperación rápida:

Una vez digitalizados los documentos, son accesibles prácticamente en cualquier momento y en cualquier lugar para que cualquier persona autorizada pueda verlos.

Seguridad y privacidad mejoradas

Las empresas pueden cifrar sus archivos y asignar niveles de seguridad para proteger sus datos frente a usuarios no deseados.

Ahorro de tiempo y costes:

Al eliminar el proceso lento y costoso de administrar archivos de papel, los empleados tienen más tiempo para dedicarse a los objetivos críticos para la empresa y ser más productivos.

Menor riesgo de error humano:

Sin necesidad de la entrada de datos manual, la automatización de documentos mejora considerablemente la precisión y la calidad de los documentos.

Mayor colaboración:

Los empleados de distintos equipos de distintos departamentos pueden compartir documentos y trabajar en ellos juntos, y mantenerse al tanto del estado en tiempo real.

Plantillas estandarizadas:

La automatización de documentos permite la normalización de plantillas y estructuras que se pueden aplicar a los flujos de trabajo de forma continuada.

Cómo elegir una solución de software de procesamiento de documentos

La elección de una solución de procesamiento de documentos depende de factores específicos para tus necesidades. Una de las decisiones más importantes a tener en cuenta es si quieres que la solución se ejecute en la nube o en tu ubicación física. Los sistemas basados en la nube están hospedados por un proveedor por un precio y guardan automáticamente todos los datos, lo que hace que todo sea accesible online. Una solución local significa que usarás tus propios servidores y almacenamiento, realizarás tu propio mantenimiento y ejecutarás tus propias copias de seguridad.

Otras consideraciones importantes para seleccionar una solución de procesamiento de documentos son:

Búsqueda:

Es una buena regla tener una amplia variedad de opciones de búsqueda, como el nombre y el tipo de archivo, el contenido y las fechas modificadas. También es útil poder asignar metadatos y etiquetas para organizar todos los archivos.

Estructura de archivos sencilla:

Es importante que la estructura de archivos sea fácil de usar y lógica para todos los usuarios.

Seguridad:

El sistema debe permitirle restringir el acceso a documentos confidenciales y establecer permisos por usuario.

Simplicidad:

Todos los empleados deben poder usar fácilmente el sistema sin confusiones y sin interrupciones en sus tareas diarias.

Integración:

Asegúrate de que puedes usar el sistema con programas que ya usas, como el cliente de correo electrónico y el software de relación con el cliente.

Introducción a la transformación de procesamiento de documentos ahora

Microsoft Power Automate es una solución de optimización de flujo de trabajo fácil de usar que permite a los empleados crear una solución de procesamiento de documentos. Minimiza las tareas repetitivas, manuales y que requieren mucho tiempo y crea más tiempo para que tus equipos se centren en el trabajo estratégico con una única plataforma para la automatización.

Explorar Microsoft Power Automate

Las aplicaciones de procesamiento de documentos proporcionan una solución automatizada para digitalizar grandes cantidades de documentos basados en papel.
El procesamiento de documentos se basa en el aprendizaje automático y la inteligencia artificial para extraer datos de documentos y almacenarlos en una base de datos.
El análisis de documentación de aprendizaje profundo se basa en las funcionalidades de las redes neuronales, que aprenden y adquieren conocimientos similares a los del cerebro humano. Cuanto más información adquieran y aprendan estas redes, más inteligentes serán (a medida que procesan más información).
Una mayor productividad, un menor riesgo de error humano y una escalabilidad mejorada son algunas de las muchas ventajas del procesamiento automatizado de documentos.
Para empezar, evalúa el flujo de trabajo de documentos actual y determina en qué deseas mejorar. Algunas de las cosas clave que quieres de una solución de procesamiento de documentos incluyen funcionalidades de análisis, almacenamiento en la nube, funcionalidad de búsqueda, control de versiones de documentos y la capacidad de administrar permisos.

¿Qué son las aplicaciones de procesamiento de documentos?

Power Automate ayuda a simplificar los flujos de trabajo de procesamiento

¿Cómo funciona el procesamiento de documentos?

Recopilación

Preprocesamiento

Clasificación

Extracción

Validación

Integración

¿Qué es el análisis de documentos de aprendizaje profundo?

Ventajas del procesamiento automatizado de documentos

Recuperación rápida:

Seguridad y privacidad mejoradas

Ahorro de tiempo y costes:

Menor riesgo de error humano:

Mayor colaboración:

Plantillas estandarizadas:

Cómo elegir una solución de software de procesamiento de documentos

Búsqueda:

Estructura de archivos sencilla:

Seguridad:

Simplicidad:

Integración:

Introducción a la transformación de procesamiento de documentos ahora

Preguntas más frecuentes

¿Qué son las aplicaciones de procesamiento de documentos?

¿Cómo funciona el procesamiento de documentos?

¿Qué es el análisis de documentos de aprendizaje profundo?

¿Cuáles son las ventajas del procesamiento automatizado de documentos?

¿Cómo elegir una solución de software de procesamiento de documentos?

Sigue a Power Platform