Mis on Gantti diagramm ja kuidas seda kasutada

Gantti diagrammist on kasu näiteks tehaolevate tööde loendis olevate ülesannete täitmiseks. Õnneks on Gantti diagrammi ise lihtne luua. Jätkake lugemist, et teada saada, kuidas Gantti diagramm aitab teil kodus või kontoris asjad kontrolli all hoida.

Tõenäoliselt olete Gantti diagrammi varem endale teadmata näinud. Gantti diagrammid on kontorikeskkondades väga levinud tööprojektide toetamiseks. Gantti diagrammid aitavad planeerida nii tööprojektide kui ka isiklike ettevõtmiste, näiteks kodu renoveerimise ajaskaalasid. Gantti diagrammi kasutamisest on palju kasu

Gantti diagramm sai oma nime Henry Gantti järgi, kes oli Ameerika mehaanikainsener, kes selle välja töötas. Gantti diagrammid on levinud projektijuhtimise tööriistad, mis võimaldavad ülesandeid, edenemist ja ajaskaalasid kiiresti ja lihtsalt jälgida. Need on kasulikud ka juhtidele, sest aitavad jälgida projekti lõpuleviimiseks vajalikke ressursse ja meeskonnaliikmeid ning hoida silm peal projekti algus- ja lõppkuupäevadel. Gantti diagrammid sobivad suurepäraselt iga pikkusega projekti jälgimiseks, olgu see kas kahepäevane või kümme kuud kestev.

Gantti diagramm on sellist tüüpi diagramm, kus projekti ajaskaala visualiseeritakse tulpadena. Selliste diagrammide abil saab jälgida projekti kestust päevades, nädalates või isegi kuudes. Gantti diagrammil on iga projekti ülesanne loetletud ning kujutatud horisontaalse tulbana. Diagrammi X-telg on ajajoon ning Y-telg sisaldab kõiki täitmist vajavaid ülesandeid.

Mõnel Gantti diagrammil on projekti ajaskaala näitamiseks ühtlase muutumatu värviga tulbad, mõnel aga saab edenemist värskendada, mis muudab riba värvi või selle osa värvi vastavalt tehtud tööle. Näiteks kui märgite, et konkreetne ülesanne on 25% ulatuses valmis, võib veerand tulbast olla edenemise näitamiseks roheline, aga ülejäänud 3/4 tulbast on punane, et näidata allesjäänud tööd. Selline vaade annab projektijuhtidele kiire ülevaate sellest, kui palju tööd iga ülesandega veel vaja teha on.

Gantti diagrammi on ise lihtne teha. Saate selle luua ise, kasutades Excelis lihtsaid valemeid. Kui teil pole aega või ei tea te Excelist piisavalt palju, saate alustada tasuta mallist.

Gantti diagrammi kasutamiseks peaks olema järgmine teave.

• Tehaolevate ülesannete loend
• Iga ülesande algus- ja lõpukuupäev
• Iga ülesande juhid ja meeskonna liikmed

Gantti diagrammi loomine on malli abil palju lihtsam ning veebis on palju tasuta Gantti diagrammi malle. Kui kasutate näiteks sellist malli, saate ülesannete eraldi sildistamiseks muuta igat veeru Tegevus lahtrit. Sisestage järgmisse kahte veergu projekti algus- ja lõpukuupäev. Veergu E ja F sisestatakse tegelikud algus- ja lõpukuupäevad. Tegelik algus- ja lõpukuupäev näitab, millal projekt tegelikult algas. Näiteks kui plaanisite katust parandada 5. kuupäeval, kuid tormi tõttu ei saanud enne 10. kuupäeva alustada, siis 5. kuupäev oleks teie planeeritud alguskuupäev ja 10. kuupäev teie tegelik alguskuupäev. Näete, kuidas tulbad X-teljel vastavalt teie algus- ja lõpukuupäevale muutuvad. Sisestage kindlasti ka projekti valmidusprotsent, et ülesande edenemisel silma peal hoida. Laadige valmis Gantti diagramm jagatud tööruumi, kus kõik kolleegid sellele juurde pääsevad ja seda värskendada saavad.

• Kodeerige ülesanderibad värvide alusel meeskonna, täitja või tähtsusastme järgi. Näiteks saate pakiliste ülesannete tulbad teha punaseks. Tänu sellistele visuaalsetele märkidele on Gantti diagrammist kerge kiire lühiülevaade saada.
• Mida täpsemad on ülesanded, seda parem. Ülesande olekut võib olla keeruline värskendada või hinnata, kui detaile pole piisavalt.
• Gantti diagrammile saab lisada verstaposte, mis on suurepärane võimalus meeskonda innustada ja näidata neile, kui kaugele nad on jõudnud.

Gantti diagramm on läbiproovitud ja tõestatud võimalus projektide korraldamiseks ning nende algus- ja lõpukuupäevade jälgimiseks. Nüüd teate, kuidas Gantti diagrammi luua ja saate oma projekte hõlpsalt juhtida.