Tiimin tehtävien hallinta Kanban-ratkaisun avulla

Jos haet ratkaisua, jossa on Kanban-toiminnot, etsi sellainen, joka auttaa sinua luomaan sisältörikkaita tehtäväkortteja, joissa on tarkistusluetteloita, otsikoita ja määritettyjä määräpäiviä.  Synkronointi tavallisesti käyttämiesi ohjelmien kanssa tulisi myös olla mahdollista, jotta voit liittää tekstitiedostoja, laskentataulukkoja ja esityksiä kuhunkin korttiin. Näin tiimisi pystyy käyttämään kaikkia tarvittavia tietoja yhdessä paikassa tarvitsematta vaihtaa sovellusta.  

Jotta voit jatkaa tehtäviesi siirtämistä Valmis-palstaan, harkitse myös ohjelmistoa, joka voi automaattisesti muuntaa tehtävän tilan ympyrä- ja pylväskaavioiksi. Tämä auttaa sinua saamaan nopeasti merkityksellisiä tietoja siitä, mitkä tehtävät sujuvat ajallaan ja mitkä eivät. Pystyt esimerkiksi tekemään säätöjä ja määrittämään tehtäviä uudelleen, jos havaitset, että jokin tiimisi jäsenistä ei säännöllisesti saa työtään valmiiksi määräaikaan mennessä.

Lopuksi, kun yhä useampi yritys siirtyy virtuaalityövoiman käyttämiseen, harkitse ottavasi käyttöön pilvipohjaisia tehtävienhallintasovelluksia, jotka auttavat sinua pysymään ajan tasalla tehtäväluetteloidesi suhteen mistä tahansa ja mistä laitteesta käsin tahansa.

Kanban-taulut tarjoavat vankan perustan tehtävien järjestämiseen johdonmukaisella ja jäsennetyllä tavalla. Ne ovat erityisen houkuttelevia ihmisille, jotka pitävät itseään “visuaalisina oppijoina” ja haluavat käyttää kaavioita, diagrammeja ja muita kuvia tietojen tulkitsemiseen ja käyttämiseen.  

Oikein käytettynä Kanban-taulut sujuvoittavat työnkulkua ja vähentävät keskeytyksiä, joita väistämättä ilmenee projektien ja tehtävien aikana. Tämä johtuu siitä, että tiimin jäsenet keskittyvät työn suorittamiseen yhtenäisellä rytmillä. Kanban-taulut voivat näyttää, kun jokin tietty tehtävä estää projektin etenemisen, minkä ansiosta on helppo vaihtaa suuntaa tarvittaessa.  

Kanban-taulut keskittyvät lopulta tehokkuuden lisäämiseen varmistamalla, että tiimin jäsenet eivät kuluta aikaa tarpeettomiin tehtäviin, vaan sen sijaan kukin tehtävä edistää laajempaa tavoitetta. Tämän tuloksena Kanbanilla voi tehostaa tehtävätiimin tuottavuutta merkittävästi.

Jos tiimisi epäonnistuu tehtävien viimeistelemisessä jatkuvasti, nyt on erinomainen aika kokeilla Kanban-menetelmää. Voi kestää jonkin aikaa, että saat taulusi valmisteltua ja kehität prosessin täydelliseksi, mutta päättäväisyydellä ja jatkuvaan kehitykseen tähtäävällä asenteella sinulla ja tiimilläsi on edessänne entistä tuottavammat ajat.

Lue lisää tehtävienhallintaohjelmistosta, joka perustuu Kanban-menetelmään.