Suurten tiedostojen lähettäminen pilvitallennustilan kautta

Oletko koskaan saanut sähköpostiviestin, joka kertoo seuraavaa: ”Tiedosto, jota yrität lähettää, ylittää sähköpostin kokoylärajan.” Suurten tiedostojen lähettämiseen on onneksi muita vaihtoehtoja.  

Tutustutaanpa muihin tapoihin lähettää suuria tiedostoja, niin voit valita sinulle parhaan tavan.  

Miksei suuria tiedostoja voi lähettää sähköpostiviestin liitteinä? 

Voi olla turhauttavaa, jos sähköpostiviesti palautuu tai se estetään suuren liitetiedoston takia. Miksi niin tapahtuu?  

Useimmat Internet-palveluntarjoajat ja sähköpostipalveluntarjoajat rajoittavat niiden tiedostojen kokoa, joita voit ladata palvelimeen tai lähettää sähköpostitse. Nämä rajat estävät niiden palvelujen hidastumisen suurten tietomäärien takia. Kokorajat vaihtelevat palveluntarjoajan mukaan.  

Joskus voit ostaa mahdollisuuden siirtää suuria tiedostoja. Esimerkiksi jotkin yrityssähköpostipalveluntarjoajat sallivat sinun lähettää enintään 150 Mt:n kokoisia tiedostoja, mikä ylittää tavallisen rajan selvästi. Sinun ei kuitenkaan tarvitse päivittää sähköpostitiliäsi voidaksesi lähettää suuria tiedostoja. Suurten liitteiden lähettämiseen on muita tapoja, jotka eivät vaadi palvelutason muuttamista.   

Parhaat tavat tiedostojen lähettämiseen 

Jos tiedosto on liian suuri sähköpostin kautta lähetettäväksi, sinulla on kolme muuta vaihtoehtoa sen lähettämiseen. 

Pilvitallennustila 

Vaikka pilvitallennustilaa pidetään usein tiedostojen säilyttämisen ja suojaamisen työkaluna, se sopii erinomaisesti myös suurten asiakirjojen ja mediatiedostojen lähettämiseen tai jakamiseen. Kun olet ladannut tiedoston pilvitallennustilaan, voit jakaa sen yksinkertaisen linkin avulla tiedoston koosta riippumatta.  

Jos käsittelet asiakirjaa tai laskentataulukkoa, näet todennäköisesti jakamispainikkeen oikeassa yläkulmassa. Painikkeen napauttaminen luo linkin, joka voit lähettää sähköpostin kautta tai tekstiviestinä. 

Jos katselet pilvitiedostojasi kansiossa, voit tuoda jakamisasetuksen näkyviin napauttamalla tiedostoa. Voit jakaa myös kokonaisen kansion. 

Keskustelu- ja kokousohjelmisto  

Viestintä- ja yhteistyöympäristöt yhdistävät työpaikan keskustelut, videoneuvottelut ja tiedostojen tallennustilan. Nämä järjestelmät on usein integroitu pilvitallennustilaan, ja ne helpottavat tiedostojen lähettämistä keskustelun kautta. 

Tiedostojensiirtosivustot 

Tiedostojensiirtosivustojen avulla voit ladata palvelimeen suuren tiedoston ja lähettää linkin jollekulle, joka voi sitten ladata tiedoston. Jotkin sivustot tarjoavat tämän palvelun maksutta, kun taas toiset vaativat tilauksen. 

Ajattele tällaisten sivustojen käyttämiä suojausprotokollia ennen sivustojen käyttämistä. Nämä sivustot eivät todennäköisesti käytä vahvaa suojausta tai tietotuojaprotokollia. Siksi tiedostojen jakamisessa on parasta käyttää pilvitallennustilan tarjoajaa.  

Edut, jotka saadaan lähetettäessä suuret tiedostot pilvitallennustilan kautta 

Suurten tiedostojen lähettäminen pilvitallennustilan kautta on lopulta turvallisin ja kustannustehokkain tapa.  

Pilvitallennustilan käytössä on lisäetuja muihin tapoihin nähden: 

Helppokäyttöisyys

Voit lähettää suuria tiedostoja sähköpostikutsun tai suoran linkin avulla. Vastaanottajat voivat käyttää tiedostoasi helposti napsauttamalla linkkiä. He eivät tarvitse pilvipalveluntarjoajan tiliä voidakseen käyttää linkkiä.  

Tietoturva

Pilvitallennustilapalvelut ovat erittäin suojattuja. Suojauksia ovat tiedostojen salaus, epäilyttävän kirjautumistoiminnan valvonta, kiristysohjelmien tunnistus, virusskannaus, kaksimenetelmäinen todentaminen ja salasanasuojatut jakamislinkit. Jos tiedostosi ovat luottamuksellisia, pilvitallennustila tarjoaa parhaan suojauksen. Voit lisäksi varmistaa, että vain oikeat henkilöt voivat käyttää jakamiasi tiedostoja, lähettämällä heille salasanasuojatut ja vanhenevat linkit. 

Käyttöoikeudet

Kun lähetät tiedostoja pilvitallennustilan kautta, voit käyttöoikeuksien avulla määrittää,ketkä voivat tarkastella tiedostoja, lisätä niihin kommentteja, muokata niitä tai jakaa niitä uudelleen. Voit esimerkiksi rajoittaa käytön yhteen henkilöön, ryhmään, yrityksen kaikkiin työntekijöihin tai keneen tahansa.   

Palautus

Voit suojautua myös inhimillisiä erehdyksiä vastaan. Jos vastaanottaja poistaa tiedostosi, voit palauttaa sen roskakorista. Jos vastaanottaa tekee tiedostoosi muutoksia vahingossa, voit palauttaa edellisen luonnoksen sisäisen versiohistorian avulla. 

Varmuuskopiointi

Kaikki tiedostot, joita säilytät pilvitallennustilassa, varmuuskopioidaan. Jos tietokoneesi katoaa, varastetaan tai kaatuu, tietosi ovat edelleen tallessa.  

Yhteistyö

Suuren tiedoston jakamiseen on useimmiten jokin syy. Useimmiten haluat käsitellä tiedostoa yhdessä jonkun muun kanssa. Mahdollisuus tehdä yhteistyötä on pilvitallennustilan tärkeä hyöty. Voit jakaa tiedostoja työtovereiden kanssa. He voivat sitten tehdä ehdotuksia tai muokkauksia reaaliaikaisesti. Voit myös jäljittää muutokset ja tarkastella muiden tekemiä lisäyksiä ja poistoja. 

Tallennustilan tarpeen väheneminen

Pilvitallennustilan käyttäminen pienentää laitteessasi tarvittavan paikallisen tallennustilan määrää ja sinulle määritetyn sähköpostikiintiön kokoa. 

Kustannukset

Useimmat pilvitallennustilapalvelut tarjoavat maksuttomia ja maksullisia palvelupaketteja. Jos käytät tilauspalvelupakettia, miksi maksaisit ylimääräistä sähköpostipalvelusi päivittämisestä tai palvelun ostamisesta tiedostonsiirtosivustosta?   

Suurten tiedostojen lähettäminen sähköpostin kautta voi olla turhauttava kokemus. Pilvitallennustila on onneksi nopea, turvallinen ja ominaisuuksiltaan monipuolinen tapa lähettää suuria tiedostoja. 

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt
Aiheeseen liittyvä sisältö
Yritysteknologia

Pilvitallennustila ja paikalliset palvelimet: yhdeksän muistettavaa asiaa

Lue lisää
Yritysteknologia

Maksuttomien videoneuvottelujen hyödyntäminen täysipainoisesti

Lue lisää
Yritysteknologia

Näytön jakaminen on helppoa myös maksuttomalla ohjelmalla, mutta teetkö sen oikein?

Lue lisää
Yritysteknologia

Telehoidosta vaihtoehto potilaille poikkeusoloissa

Lue lisää

Liiketoiminnan tiedot ja ideat -palveluun ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.