Mitä asiakirjojen käsittely on? | Microsoft Power Automate

Asiakirjojen käsittelysovellukset käyttävät koneoppimista ja tekoälyä (AI) tietojen poimimiseen asiakirjoista ja lomakkeista. Ne keräävät tietoja esimerkiksi laskuista, kuiteista ja toimitustilauksista sähköposti- tai paperimuodossa, digitoivat tiedot ja tallentavat tiedot rakenteisessa tietokantamuodossa. Nämä tiedot tuodaan sitten kohdejärjestelmään, kuten toiminnanohjauksen (ERP) tai asiakkuudenhallinnan (CRM) ratkaisuun. Asiakirjojen käsittelysovellusten tehokkuudella voi olla suuri vaikutus siihen, miten yritykset voivat säästää rahaa, parantaa tuottavuutta ja vapauttaa työntekijät toistuvista, vähäarvoisista ja virhealttiista tehtävistä.

Suurien paperiasiakirjamäärien digitointiratkaisun löytäminen on haaste, jonka moni yritys kohtaa jossain vaiheessa. Asiakirjojen käsittelysovellukset tuovat merkittäviä tehokkuusetuja tällä alueella – ei vain vähentämällä tietojen manuaalisen syöttämisen työläitä tehtäviä vaan myös tarjoamalla yrityksille merkityksellisiä havaintoja siitä, miten ne voivat hyödyntää tietojaan monipuolisemmin.

Power Automate helpottaa työnkulkujen käsittelyä

Minimoi manuaaliset ja toistuvat tehtävät Power Automatella – low-code-ratkaisulla, joka auttaa automatisoimaan monimutkaisia liiketoimintaprosesseja ja luomaan entistä parempia mutta yksinkertaisempia asiakirjahallinnan työnkulkuja.

Kokeile maksutta

Miten asiakirjojen käsittely toimii?

Asiakirjojen käsittely perustuu optiseen merkkien tunnistukseen (OCR), koneoppimiseen ja ohjelmistorobotiikkaan (RPA). Nämä kolme elementtiä pystyvät tulkitsemaan ja ymmärtämään tietoa samaan tapaan kuin ihmiset.

Optinen merkkien tunnistus tunnistaa skannatuista asiakirjoista ja kuvista tulostetun tai käsin tai kirjoituskoneella kirjoitetun tekstin. Se tunnistaa skannatun sisällön vaaleat ja tummat alueet ja etsii kirjaimia tai numeroita, jotka luokitellaan sitten mallien tai ominaisuuksien perusteella.
Koneoppiminen luo algoritmeja, jotka oppivat asiakirjojen malleista ja konteksteista. Kun koneoppimistoiminto käsittelee yhä enemmän tietoja, se oppii kaikista käsittelemistään käyttötapauksista muuttuen yhä älykkäämmäksi ja tehokkaammaksi päätöksenteossa.
Ohjelmistorobotiikka käyttää botteja, jotka suoritetaan saatujen sääntöjen ja ohjeiden mukaan toistuvien tehtävien automatisoimiseksi. Käyttämällä edistyneitä tekstintunnistustoimintoja ohjelmistorobotiikka voi nopeasti käsitellä tietoja useista lähteistä.

Asiakirjojen käsittely etenee optisen merkkien tunnistuksen, koneoppimisen ja ohjelmistorobotiikan yhteistyönä yleensä seuraavasti:

Kerääminen

Tiedot eri lähteistä, kuten paperiasiakirjoista, PDF-tiedostoista, sähköposteista ja sähköisistä lomakkeista skannataan ja digitoidaan.

Esikäsittely

Skannattujen tietojen laatua ja tarkkuutta parannetaan esimerkiksi korjaamalla vinot kulmat, vähentämällä häiritsevää dataa eliminoimalla taustan tahrat tai merkinnät sekä rajaamalla ei-toivotut reuna-alueet pois kuvista.

Luokittelu

Asiakirjat erotellaan eri luokkiin niiden muodon, sisällön ja tyypin mukaan, mikä helpottaa tietojen poimintaa ja arkistointia.

Poimiminen

Tärkeä vaihe prosessissa on se, jossa OCR poimii tiedot asiakirjoista ja määrittää käännettävät tyypit (esimerkiksi nimet, numerot, päivämäärät, käsin kirjoitettu teksti).

Tarkistus

Ohjelmistorobotiikka tarkistaa ja vahvistaa kaikki tiedot, ennen kuin ne siirretään asianmukaisiin järjestelmiin, tietokantoihin ja työnkulkuihin. Mahdolliset epätarkkuudet merkitään tässä vaiheessa manuaalista tarkistamista ja korjaamista varten.

Integrointi

Kun kaikki muut prosessit suoritetaan, tiedot lähetetään asianomaisiin tietokantoihin ja tietovarastoihin ohjelmointirajapintojen kautta.

Mitä on asiakirjojen syväoppimisanalyysi?

Asiakirjojen syväoppiminen integroituu asiakirjojen käsittelyyn käyttämällä neuroverkkojen ominaisuuksia, joiden avulla se tunnistaa tietojen malleja erityisesti asiakirjojen ja asetteluiden analyysissa, tekstin tunnistuksessa sekä asiakirjojen noutamisessa. Ihmisaivojen tapaan neuroverkot keräävät tietoa monilla tasoilla hankkimalla yhä enemmän tietoa ja tietämystä muuttuen koko ajan älykkäämmiksi.

Asiakirjojen syväoppimisanalyysi hyödyntää ihmisaivojen tapaan toimivaa tekoälyä erilaisten neuroverkkoalgoritmien, pääasiassa konvoluutio- ja takaisinkytkentäalgoritmien, avulla. Konvoluutioneuroverkoissa suodatetaan kuvia ja etsitään kaikki niiden elementit. Takaisinkytketyt neuroverkot voivat muistaa datapisteitä, mikä vaikuttaa niiden kykyyn arvioida tulevia tuloksia.

Automatisoidun asiakirjojen käsittelyn edut

Automatisoitu asiakirjojen käsittely parantaa liiketoimintaprosesseja ja tiimien tehokkuutta lisäämällä nopeutta, tarkkuutta ja skaalautuvuutta. Tällä voi olla kauaskantoiset vaikutukset siihen, miten asianajotoimistoissa, kiinteistönvälityksessä, terveydenhuollossa ja pankkitoiminnassa parannetaan prosesseja ja tulosta.

Automatisoidun asiakirjojen käsittelyn tärkeimpiä etuja:

Nopea nouto:

Kun asiakirjat on digitoitu, ne ovat käytettävissä periaatteessa koska tahansa ja missä tahansa, kun käyttäjällä vain on tarvittavat käyttöoikeudet.

Parannettu tietoturva ja tietosuoja

Yritykset voivat salata tiedostonsa ja määrittää suojaustasot, jotka suojaavat yrityksen tietoja asiattomilta käyttäjiltä.

Aika- ja kustannussäästöt:

Kun poistat aikaa vievän ja kalliin paperiasiakirjojen hallintaprosessin, työntekijöillä on enemmän aikaa keskittyä liiketoiminnan kannalta tärkeisiin tavoitteisiin ja toimia tuottavammin.

Pienempi inhimillisen virheen riski:

Kun tietojen manuaalista syöttämistä ei tarvita, asiakirjojen automatisointi parantaa merkittävästi asiakirjojen tarkkuutta ja laatua.

Enemmän yhteistyötä:

Eri osastojen ja eri tiimien työntekijät voivat jakaa ja käsitellä asiakirjoja yhteistyössä sekä olla tietoisia asiakirjojen tilasta reaaliaikaisesti.

Standardoidut mallit:

Asiakirjojen automatisointi mahdollistaa työnkuluissa jatkuvasti käytettävien mallien ja rakenteiden standardoinnin.

Asiakirjojen käsittelyn ohjelmistoratkaisun valinta

Asiakirjojen käsittelyratkaisun valitseminen riippuu eri tekijöistä tarpeidesi mukaan. Yksi tärkeimmistä päätöksistä on se, suoritetaanko ratkaisuasi pilvipalvelussa vai paikallisesti. Pilvipalvelupohjaiset järjestelmät ovat saatavilla maksua vastaan palveluntarjoajalta, ja ne tallentavat automaattisesti kaikki tiedot, jolloin ne ovat käytettävissä verkossa. Paikallinen ratkaisu tarkoittaa, että käytät omia palvelimia ja tallennustilaa, huolehdit ylläpidosta ja otat omat varmuuskopiot.

Muita tärkeitä asiakirjojen käsittelyratkaisun valitsemiseen liittyviä seikkoja:

Haku:

On hyvä periaate, että käytettävissä on erilaisia hakuvaihtoehtoja, kuten haku asiakirjan nimen, tyypin, sisällön ja muokkauspäivämäärän mukaan. Lisäksi on hyvä, jos asiakirjoihin voidaan määrittää metatietoja ja tunnisteita kaikkien asiakirjojen järjestämistä varten.

Helppokäyttöinen tiedostorakenne:

On tärkeää, että tiedostorakenne on helppokäyttöinen ja looginen kaikille käyttäjille.

Tietoturva:

Järjestelmän tulisi mahdollistaa luottamuksellisten asiakirjojen käyttöoikeuksien rajoittaminen ja määrittäminen käyttäjäkohtaisesti.

Yksinkertaisuus:

Kaikilla työntekijöillä pitää olla mahdollisuus käyttää järjestelmää helposti, suoraviivaisesti ja ilman keskeytyksiä päivittäisissä tehtävissä.

Integraatio:

Varmista, että voit käyttää järjestelmää jo käytössäsi olevilla ohjelmilla, kuten sähköpostiohjelmalla ja asiakkuudenhallinnan ohjelmistolla.

Aloita asiakirjakäsittelyn uudistaminen nyt

Microsoft Power Automate on helppokäyttöinen työnkulun optimointiratkaisu, jonka avulla työntekijät voivat luoda asiakirjojen käsittelyratkaisun. Vähennä toistuvia, manuaalisia ja aikaa vieviä tehtäviä ja anna tiimien keskittyä strategiseen työhön yhden automaatioympäristön avulla.

Tutustu Microsoft Power Automateen

Asiakirjojen käsittelysovellukset ovat automatisoitu ratkaisu suurien paperiasiakirjamäärien digitointiin.
Asiakirjojen käsittely perustuu koneoppimiseen ja tekoälyyn, jotka keräävät tietoja asiakirjoista ja tallentavat ne tietokantaan.
Asiakirjojen syväoppimisanalyysi perustuu neuroverkkoihin, jotka oppivat ja hankkivat tietoja samaan tapaan kuin ihmisaivot. Mitä enemmän tietoja neuroverkot hankkivat ja oppivat, sitä älykkäämmiksi ne muuttuvat tietojen käsittelyssä.
Automatisoidun asiakirjojen käsittelyn etuja ovat esimerkiksi tuottavuuden lisääntyminen, inhimillisten virheiden väheneminen ja parempi skaalautuvuus.
Aloita arvioimalla nykyinen asiakirjatyönkulku ja määritä, mitä haluat parantaa. Asiakirjakäsittelyratkaisujen tärkeimpiä ominaisuuksia ovat esimerkiksi skannaustoiminnot, tallennus pilvipalveluun, hakutoiminnot, asiakirjaversioiden hallinta sekä käyttöoikeuksien hallinta.

Mitä ovat asiakirjojen käsittelysovellukset?

Power Automate helpottaa työnkulkujen käsittelyä

Miten asiakirjojen käsittely toimii?

Kerääminen

Esikäsittely

Luokittelu

Poimiminen

Tarkistus

Integrointi

Mitä on asiakirjojen syväoppimisanalyysi?

Automatisoidun asiakirjojen käsittelyn edut

Nopea nouto:

Parannettu tietoturva ja tietosuoja

Aika- ja kustannussäästöt:

Pienempi inhimillisen virheen riski:

Enemmän yhteistyötä:

Standardoidut mallit:

Asiakirjojen käsittelyn ohjelmistoratkaisun valinta

Haku:

Helppokäyttöinen tiedostorakenne:

Tietoturva:

Yksinkertaisuus:

Integraatio:

Aloita asiakirjakäsittelyn uudistaminen nyt

Usein kysytyt kysymykset

Mitä ovat asiakirjojen käsittelysovellukset?

Miten asiakirjojen käsittely toimii?

Mitä on asiakirjojen syväoppimisanalyysi?

Mitkä ovat automatisoidun asiakirjojen käsittelyn edut?

Miten valitsen asiakirjojen käsittelyn ohjelmistoratkaisun?

Seuraa Power Platformia