Tämä yhteenveto koskee Microsoft 365- ja Office-tuotteita, kuten Access, Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint ja Word, jotka on suunniteltu auttamaan asiakkaitamme saavuttamaan enemmän. Täydellinen luettelo näiden tietosuojatietojen piiriin kuuluvista tuotteista on kohdassa Office-tuotteisiin saatavilla olevat tietosuoja-asetukset.

Microsoft on sitoutunut toimimaan läpinäkyvämmin asiakkaidensa suhteen ja antamaan heille enemmän mahdollisuuksia hallita tietojaan. Osana tätä työtä olemme siirtäneet tärkeimpiä tuotteitamme ja palvelujamme malliin, jossa asiakkaiden laitteista kerättyjen henkilötietojen luokat on määritetty joko pakollisiksi tai valinnaisiksi. Tämän ansiosta asiakkaiden on helpompi löytää tietoja siitä, mitä tietoja keräämme ja miten käytämme niitä, sekä tehdä tietosuojaa koskevia harkittuja valintoja.

Tämä artikkeli sisältää yleiskatsauksen pakollisista ja valinnaisista tietotyypeistä, sovellusten keräämien henkilötietojen luokista ja siitä, miten asiakkaamme voivat muuttaa tietosuoja-asetuksiaan mukauttaakseen Microsoftin kanssa jakamiaan tietoja.

Pakollinen-luokkaan kuuluvia tietoja tarvitaan pitämään tuotteemme ajan tasalla, suojattuina ja oikealla tavalla toimivina. Pakollisia tietoja ovat esimerkiksi asiakkaan laitteen tyyppi ja versio, joita tarvitaan pilvipalveluyhteyksien sekä käyttökokemuksen turvaamiseen tarvittavien suojauskorjausten tarjoamiseen, ja diagnostiikkatiedot, joiden avulla voimme havaita merkittävät ominaisuuksien virheet.

Joissakin tapauksissa asiakas voi hallita pakollisten tietojen keräämistä määrittämällä, käyttääkö hän tiettyjä tuotteen ominaisuuksia tai toimintoja, jotka ovat riippuvaisia näistä tiedoista. Jos esimerkiksi yritysasiakas käyttää Wordia asiakirjojen tallentamiseen ja yhteistyöhön pilvipalvelussa, keräämme tarvittavat tiedot, jotta työntekijöiden asiakirjat pysyvät suojattuina ja synkronoituina heidän laitteissaan.

Kun käytät palveluita Microsoft 365 -sovellusten kanssa, kuten lisäät kuvan PowerPoint-diaan tai päivität Excelin uusimpaan versioon, Microsoftille lähetetään tietoja, jotka se käsittelee kyseisen toiminnon tarjoamista varten. Nämä tiedot, joita kutsumme pakollisiksi palvelutiedoiksi, ovat välttämättömiä, jotta Microsoft voi tarjota nämä toiminnot, mikä auttaa varmistamaan, että ne ovat turvallisia, ajan tasalla ja toimivat odotetulla tavalla.

Yhdistetyt kokemukset, Microsoft 365 Copilot ja olennaiset palvelut luovat kaikki pakolliset palvelutiedot, kun käytät Microsoft 365 -sovelluksia.

Pakolliset palvelutiedot eivät ole tiettyä tietotyyppiä, kuten asiakastietoja tai henkilötietoja (jotka on määritetty Microsoft-tuotteiden ja -palveluiden tietosuojalisäyksissä (DPA)). Sen sijaan se tarkoittaa yleistä kuvausta kaikista tiedoista, joita on käsiteltävä, kun palvelua käytetään Microsoft 365 -sovellusten kautta. Se koostuu seuraavista eri elementeistä: palvelukutsut, sisältö ja palveluun liittyvät diagnostiikkatiedot.

Lisätietoja, mukaan lukien esimerkkejä kerätyistä ja Microsoftille lähetetyistä tiedoista, on kohdassa Microsoft 365 -tuotteiden pakolliset palvelutiedot.

Jos käytät yhdistettyjä käyttökokemuksia ja Microsoft 365 Copilotia, voit estää pakollisten palvelutietojen keräämisen ja lähettämisen Microsoftille käyttämällä nykyisiä tietosuojan hallintatoimintojamme ja asetuksiamme.

Pakolliset palvelutiedot kerätään ja lähetetään Microsoftille aina olennaisista palveluista. Et voi poistaa näitä olennaisia palveluita käytöstä, koska ne ovat avain siihen, miten Microsoft 365 -sovellukset toimivat.

Valinnaiset tiedot eivät ole keskeisiä tai välttämättömiä sen varmistamisessa, että asiakasohjelmisto toimii turvallisesti, ajantasaisesti ja odotusten mukaisesti. Valinnaisiin tietoihin kuuluu esimerkiksi se, mitä kuvia käyttäjät valitsevat Wordin kuvakirjastosta, jotta voimme tarjota parempia kuvavaihtoehtoja, ja se, kuinka paljon aikaa kuluu siihen, että PowerPoint-dia tulee näkyviin, jotta voimme parantaa ohjelmistomme suorituskykyä.

Koska valinnaisia tietoja ei tarvita sovellusten tarjoamiseen, asiakkaat voivat päättää, sallitaanko tämän tyyppisten tietojen kerääminen. Kotikäyttäjät voivat tehdä tämän päätöksen sovellusten ensimmäisen asennuksen aikana tai asennuksen jälkeen sovellusten tietosuoja-asetusten kautta. Työpaikka- ja oppilaitosympäristöissä järjestelmänvalvojien käytettävissä on työkaluja, joiden avulla he voivat tehdä tämän päätöksen organisaationsa kohdalla.

Vaikka valinnaisten tietojen jakamista ei edellytetä, näiden tietojen avulla voimme kehittää uusia ja parempia kokemuksia asiakkaillemme. Toivomme, että asiakkaamme jakavat nämä tiedot kanssamme, mutta sovellukset toimivat riippumatta siitä, mitä he päättävät. Nämä ovat asiakkaidemme tietoja, ja olemme sitoutuneet kunnioittamaan päätöksiä, joita he tekevät tietosuojaansa koskien.

Microsoft tarjoaa diagnostiikkatietojen katseluohjelman, joiden avulla voit nähdä, mitä diagnostiikkatietoja kerätään sovellusten käytön aikana sekä pakollisten että valinnaisten diagnostiikkatietojen osalta.

Asiakkaan käytettävissä olevat tietosuoja-asetukset riippuvat siitä, onko asiakas kirjautunut sisään Microsoft-tiliin (esimerkiksi henkilökohtaista outlook.com-sähköpostiosoitetta käyttämällä) vai työpaikan tai oppilaitoksen tiliin. Lisätietoja henkilötietojen hallinnan asetuksista:

• Tilin tietosuoja-asetusten käyttäminen
• Microsoftin tietosuoja -koontinäyttö

Organisaatioissa järjestelmänvalvojat hallitsevat sitä, lähetetäänkö pakolliset tai valinnaiset diagnostiikkatiedot Microsoftille. He voivat hallita myös sitä, mitä yhdistettyjä kokemuksia käyttäjien käytettävissä on. Lue lisätietoja järjestelmänvalvojien saatavilla olevista vaihtoehdoista, joilla hallitaan tietosuoja-asetuksia organisaatioissa:

• Microsoft 365 -sovellukset suuryrityksille -tilauksen tietosuoja-asetusten yleiskatsaus
• Microsoft 365 -sovellukset suuryrityksille -tilauksen tietosuoja-asetusten hallinta käytäntöasetusten avulla
• Office for Macin tietosuoja-asetusten hallinta asetusten avulla
• iOS-laitteiden Officen tietosuoja-asetusten hallinta asetusten avulla
• Android-laitteiden Officen tietosuoja-asetusten hallinta käytäntöasetusten avulla
• Officen verkkoversion sovellusten tietosuoja-asetusten hallinta käytäntöasetusten avulla

Useimmat asetukset ovat saatavilla riippumatta siitä, käytetäänkö sovelluksia Windows-, Mac-, Android- vai iOS-laitteessa.

Lue lisätietoja siitä, miten tietoja yleensä kerätään ja käytetään:

• Microsoftin tietosuojatiedot
• Microsoftin tietosuoja