Keräämme ja käsittelemme henkilökohtaisia tietojasi alla kuvattuja tarkoituksia varten, jotka voivat sisältää seuraavia tietoja, mutta eivät rajoitu seuraaviin. Jos et toimita meille henkilötietoja pyydettäessä, emme ehkä kykene suorittamaan näitä tehtäviä ja/tai noudattamaan laillisia velvoitteitamme. Tutustu myös Microsoft Data Program (MDP) -ohjelmaan ja Learning and Skills Data Addenda -lisäykseen DPN:ssä saadaksesi lisätietoja siitä, miten voimme käsitellä henkilökohtaisia tietoja näiden toimintojen yhteydessä.

Rekrytointi ja palkkaus. Rekrytointia ja palkkaamista varten, mukaan lukien yhteyden ottaminen sinuun Microsoftin työmahdollisuuksista, työhakemuksesi huomioon ottaminen tiettyihin rooleihin, työnhakijoiden seulonta, haastattelujen aikatauluttaminen ja hallinta, laillinen tarkastus ja taustaselvitys sekä tarjouskirjeen valmistelu.

Työsuhteen hallinta. Uusien työntekijöiden perehdyttämiseen ja työsuhteemme hallintaan.

Palkanlaskenta, korvaukset ja kirjanpito. Palkka- ja korvaustoiminnoissamme, mukaan lukien veroraportointi, oman pääoman hallinta ja kannustinpalkkiot, palkitsemisten hallinta, kulukorvaukset ja muut kirjanpitotehtävät.

Etujen rekisteröinti ja hallinta. Työntekijöiden (sekä huollettavien ja edunsaajien) etuuksien rekisteröintiin ja hallinnointiin liittyvät toiminnot, mukaan lukien lomat, muut vapaat, vakuutukset, terveys, osakepääoma, eläke, lastenhoito, uudelleensijoittaminen, vero- ja matkanhallintapalvelut, rahoituspalvelut sekä Microsoft Give -ohjelman kautta saatavat edut ja mahdollisuudet.

Urasuunnittelu ja kehitys. Urasuunnitteluun ja -kehitykseen liittyvissä toimissa, mukaan lukien Microsoftin uramahdollisuuksien arviointi ja tarjoaminen, osaamisen kehittämisen ja oppimisen tukeminen sekä sisäisen liikkuvuuden ja työvoimamahdollisuuksien mahdollistaminen.

Koulutus ja valmennus. Roolisi mukaisen koulutuksen ja valmennuksen hallitsemiseksi, auttaaksemme sinua oppimaan uusia taitoja tai osana yleistä urakehitystäsi.

Suorituskyvyn hallinta. Suorituskyvyn hallinta- ja tarkistustoimintojen toteuttamiseksi, mukaan lukien yksittäisten työntekijöiden suorituskyvyn tarkastelu, palkitseminen ja arviointi, sekä Connects.

Yleinen henkilöstöhallinto (HR). Yleisen henkilöstöhallintoamme varten, mukaan lukien työntekijöiden tukipalvelut, yleinen henkilöstöhallinto ja työpaikan hallinta, työntekijä- ja ulkoisen henkilöstöhakemiston ylläpitäminen, työntekijöiden tunneilmaston ja hyvinvoinnin mittaaminen sekä muu työpaikka-analytiikka.

Hätäilmoitukset. Yhteydenpitoa tai ilmoitusten antamista varten sinulle tai nimetylle hätäyhteyshenkilölle luonnonkatastrofissa tai muussa henkeä tai turvallisuutta uhkaavassa hätätilanteessa, mukaan lukien viestintä työntekijöille ja työntekijöiden nimeämille yhteyshenkilöille, työntekijöiden kirjanpito hätätilanteissa ja muu viestintä, jota tarvitaan työntekijöiden ja muiden ihmisten hengen ja turvallisuuden suojelemiseksi.

Yhtäläisyysmahdollisuuksien arviointi ja sopeutus. Tasa-arvoisten työllistymismahdollisuuksien, monimuotoisuuden, osallistamisen ja helppokäyttöohjelmien hallintaan ja arviointiin, mukaan lukien yhdenvertaisen kohtelun ja mahdollisuuksien seuranta ja varmistaminen, työhön liittyvien mukautusten tarjoaminen sekä maailmanlaajuiset tasa-arvoisia mahdollisuuksia koskevat aloitteet.

Juridisten ja säädösten vaatimustenmukaisuuden hallinta ja valvonta. Hallinnoidaksemme ja valvoaksemme juridisia ja käytäntöjä koskevia yhteensopivuusohjelmiamme ja -vaatimuksia, mukaan lukien sopimuksiin, julkishallinnon hyväksyntöihin ja sovellettaviin Microsoftin käytäntöihin liittyvien velvollisuuksiemme täyttäminen; vaadittujen tietueiden säilyttäminen (esim. entisen ja nykyisen henkilöstön verotiedot); henkilökohtaisten tietojen kerääminen tai luovuttaminen oikeudellisen valtuutuksen nojalla (esimerkiksi tuomioistuimen määräys, hallinnollinen tai oikeudellinen prosessi tai muu viranomaisen lainmukainen pyyntö Yhdysvalloissa tai ulkomaisella lainkäyttöalueella); juridisten taustaseulontojen suorittaminen; lakien ja säädösten noudattaminen (esimerkiksi vähimmäispalkasta, työajasta, veroista, terveydestä ja turvallisuudesta, syrjinnän vastaisista laeista,   julkishallinnon raportointivelvoitteista, maailmanlaajuisista siirroista, väärinkäytösten paljastamismenettelyistä ja rekisteröidyn oikeuksista); ja tutkimme mahdollisia rikkomuksia, harjoitamme tai puolustamme Microsoftin laillisia oikeuksia (mukaan lukien oikeudellisen neuvonnan hakeminen, petosten torjuminen ja työntekijöiden sekä muiden henkilöiden hengen ja turvallisuuden suojaaminen).

Kurinpitoasiat ja tutkimukset. Kurinpidollisiin asioihin vastaamiseksi ja tutkimusten tekemiseksi, mukaan lukien virheellisten tekojen tai sisäisten käytäntöjen mahdollisten rikkomusten tutkiminen, työntekijöiden tapauksiin liittyvien tietojen hankkiminen sekä kurinpitotoimien hallinnointi ja täytäntöönpano.

Yritystapahtumat. Yritystapahtumien toteuttamiseksi ja hallitsemiseksi, mukaan lukien koko liiketoimintamme tai sen osan myynti, toimeksianto tai muu siirto tai Microsoftin hankinta ja integrointi toiseen liiketoimintaan tai sen osaan (esimerkiksi integroimalla tai mahdollistamalla pääsy yksittäisten työntekijöiden tietoihin Microsoftin ja hankitun liiketoiminnan välillä).

Järjestelmiemme hallinta, seuranta, suojaaminen ja parantaminen. Tietojärjestelmiimme, palveluihimme, verkkoihimme  , sovelluksiimme, laitteisiin ja muihin resursseihin, infrastruktuuriin, teknologiaan ja resursseihin liittyviin toimintoihin, mukaan lukien luottamuksellisten yritysten, työntekijöiden ja asiakkaiden tietojen tai järjestelmien luvattoman käytön hallinta, mittaaminen, arviointi ja suojaaminen; sekä järjestelmiemme suojaaminen tunkeutumiselta (mukaan lukien kyberturvallisuuden ja tietosuojatoimenpiteiden toteuttaminen, hallinta, testaus ja päivittäminen), Microsoftin dogfooding-ohjelmien (esim. Elite dogfooding -ohjelma) tutkimus ja parantaminen sekä ihmisten ja koneiden tietojen tarkastelu tekoälymallien kouluttamiseksi ja Microsoft-tuotteiden ja -palveluiden koneoppimisen parantamiseksi. Käytämme myös yritystietoja ja muita työpaikan käyttö-, laite- ja sisältötietoja organisaation ja yksittäisiin analytiikka- ja datatietotarkoituksiin, jotta voimme parantaa Microsoftin liiketoimintatoimintoja, esihenkilöominaisuuksia ja työntekijöiden kokemusta.

Toimitilojemme hallinta, seuranta, suojaaminen ja parantaminen. Toimintoihin, jotka liittyvät kampuksen hallintaan, valvontaan, suojaamiseen ja parantamiseen, pysäköintiin, rakennuksiin, toimistotiloihin, kokoushuoneisiin, ravintola- ja kahvilapalveluihin ja muihin fyysisiin tiloihin (Tilat), mukaan lukien tilojen käytön seuranta ja hallinta, rakennusten käyttöasteen ja käytön analysointi sekä kampuksen pysäköinti ja liikenne, tilojen suunnittelu ja kohdentaminen, työntekijöiden palveluiden ja tilojen tarjoaminen ja parantaminen, toimenpiteet tilojamme käyttävien henkilöiden terveyden ja turvallisuuden varmistamiseksi; fyysisten suojausjärjestelmien, kuten valvontakameroiden, avainkorttien tai merkkien hallitsemien sisääntulojärjestelmien ja vieraslokien, käyttö ja valvonta; henkilökohtaisten ajoneuvojen rekisteröinti ja sisään- ja ulosajoaikojen kirjaaminen; ja hätäilmoituspalvelut.

Tieteellinen tutkimus. Tieteelliseen tutkimukseen liittyviin toimiin, mukaan lukien yleistä etua koskeva tutkimus, jolla pyritään edistämään yleistä tietämystä, asianmukaisten teknisten ja organisaation valvontatoimien pohjalta (esim. tietojen anonymisointi ja koostaminen, tietosuojastandardiemme noudattaminen sekä etiikka- ja vaatimustenmukaisuusarviointien tekeminen).

Mukauttaminen. Mukautustoimintoihin, kuten työntekijöiden käyttökokemuksen parantamiseen liittyvien mieltymystesi ymmärtämiseen, mukaan lukien asetusten tallentamiseen ja noudattamiseen sekä siihen, että voit kirjautua sisään tai muuten käyttää järjestelmiämme ja resurssejamme.

Tekoäly- ja automatisoidut päätökset. Koska Microsoft mahdollistaa tekoälyn tukemat kokemukset tuotteissaan, tekoäly voi käsitellä henkilökohtaisia tietojasi myös tiettyjen Microsoft-vuokraajassa käyttöön otettujen ominaisuuksien ja käyttökokemusten helpottamiseksi, mukaan lukien tekoälypohjaiset Copilot -ominaisuudet, kuten keskustelubottiominaisuudet, yhteenveto-ominaisuudet ja tykkäykset. Sallituilla alueilla, myös tekoäly- ja koneoppimistekniikoita voidaan käyttää tietojen käsittelyyn tässä osiossa kuvattuja liiketoimintatarkoituksia varten. Microsoftin tietojen käsittely noudattaa sen sitoumusta vastatuuliseen tekoälyyn. Saatamme myös käyttää automaattisia päätöksentekojärjestelmiä trendien ja käyttökatkosten tunnistamiseen, järjestelmien ja tietojen valvontaan ja suojaamiseen, keskustelubottien ja muiden vuorovaikutteisten palvelujen tarjoamiseen sekä käytäntöjen ja menettelyjen noudattamisen valvontaan.

Yleiset yritystoiminnot. Yleisiä yritystoimintojamme varten, mukaan lukien liiketoiminnan yleinen hallinta (esimerkiksi työntekijöiden ja liiketoimintatehtävien hallinta), liiketoimintasovellusten ja -järjestelmien käyttöönotto ja hallinta sekä viestinnän ja yhteistyön helpottaminen.

Työpaikkaviestintä. Tarjotaksemme, tukeaksemme ja ylläpitääksemme työpaikan viestintätyökaluja ja -tekniikoita, mukaan lukien sähköposti-, keskustelu-, puhelin- ja videoviestintää tukevat työkalut (mukaan lukien tallennus, kuten alla olevassa Workplace Security and Monitoring -osiossa on kuvattu).

Saatamme yhdistää tietoja eri lähteistä yllä mainittuihin tarkoituksiin.

Henkilökohtaisten tietojen käyttö edellä mainittuihin tarkoituksiin, kuten yleisiin liiketoimintatoimintoihin, voi sisältää Microsoft-vuokraajassa käyttöön otettuja tekoälyn tukemia kokemuksia, kuten AI Copilot -ominaisuuksia, kuten keskustelubotti- ja yhteenveto-ominaisuuksia. Näihin käyttökokemuksiin liittyvä käsittely noudattaa Microsoftin sitoutumista vastuulliseen tekoälyyn.

Microsoft Give -ohjelmaan rekisteröityville työntekijöille (eli osa- tai kokoaikaisille työntekijöille, harjoittelijoille, opiskelijoille tai vieraileville tekijöille), jotka rekisteröityvät Microsoft Give -ohjelmaan suostumuksellasi, käytämme henkilökohtaisia tietoja edellä kuvatulla tavalla. Give on vapaaehtoinen etuohjelma, josta osallistujat voivat poistua ja osallistujat voivat peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Ohjelmasta poistuminen ja suostumuksen peruuttaminen eivät kuitenkaan vaikuta henkilötietojen aiempaan käsittelyyn. Lisätietoja Microsoft Give -ohjelmasta on täällä.

Saatamme myös käsitellä henkilökohtaisia tietoja muihin asianmukaisiin liiketoiminnallisiin tarkoituksiin sovellettavan lain sallimalla tavalla, jotta voimme hallita työsuhdettamme sinuun.

Lain vaatiessa pyydämme lupaasi yllä mainittuihin käyttöihin; ja jos lupaasi pyydetään, varmistamme, että suostumuksesi perustuu tietoon, on vapaaehtoinen ja että et sinulle ei aiheudu mitään kielteisiä vaikutuksia päätöksestä olla antamatta tai kumota suostumuksesi.

Päivitetty viimeksi: kesäkuu 2024

Tämä lisäys koskee Microsoftin tieto-ohjelmaa (MDP-ohjelma) ja liiketoimintaan liittyviä tietoja, joita MDP käsittelee uusien ja olemassa olevien tuotteiden sekä palveluiden virheenkorjausta, testausta, kehittämistä ja parantamista varten (näistä kaikista käytetään yhteisnimitystä MDP-tiedot). MDP-tietoja voidaan käyttää tieteellisiin tutkimustarkoituksiin sekä tekoäly- ja koneoppimismallien kouluttamiseen. MDP:tä ja tämän lisäyksen ehtoja sovelletaan ainoastaan Microsoftin työntekijöihin, mukaan lukien entiset työntekijät, jos he olivat työsuhteessa tietojen poimintahetkellä. Ulkopuolisen henkilöstön, vieraiden ja hakijoiden tiedot eivät nimenomaisesti kuulu MDP:n piiriin. Saat lisätietoja tarkoista ehdoista ja MDP:n laajuudesta  lisätietosivulta. Työntekijät voivat kieltäytyä osallistumasta ohjelmaan milloin tahansa ilman kielteisiä seurauksia napsauttamalla tätä http://aka.ms/MDPOptOut.

MDP on tarkoitettu etenkin Microsoftin työntekijöiden Microsoftin sisäisillä järjestelmille, ohjelmistoille, palveluilla ja resursseilla työsuhteensa puitteissa lähettämien, luomien, vaihtamien tai tallentamien tietojen käsittelyyn. Microsoft pyrkii kohtuullisin toimin ottamaan käyttöön ohjausobjekteja, joiden avulla ei-liiketoimintaan liittyvät tiedot jätetään pois MDP:n laajuudesta, kun mahdollista. Vaikka menetelmillä pyritään rajoittamaan MDP Microsoftin liiketoimintaan liittyvien tietojen käsittelyä (kuten  lisätietosivulla tarkemmin kerrotaan), MDP voi kuitenkin vahingossa käsitellä joitain työntekijöiden henkilötietoja, jotka on luotu, tallennettu tai lähetetty Microsoftin omistamissa tai tarjoamissa järjestelmissä tai tällaisilla resursseilla. Kun näin tapahtuu, Microsoft pyrkii kohtuullisin keinoin tarkentamaan ohjausobjektejaan niin, että tällaiset tiedot jätetään tulevaisuudessa paremmin pois. MDP:n tietojen käsittely noudattaa aina MDP:n ilmoitettuja vaatimuksia sekä Microsoftin sisäisiä käytäntöjä (mukaan lukien Vastuullinen teknologian käyttö ja Microsoftin pääsy liiketoimintaan ja muuhun kuin liiketoimintaan liittyviin tietoihin) sekä paikallista lakia.

MDP-tietojen lähteitä ovat esimerkiksi sähköposti- ja kalenteritiedot Exchangessa, OneDrive for Businessiin tallennetut tiedostot, kokoustallenteiden sisältö, työlaitteilla kerätty äänisisältö, viestit Teamsissa, SharePoint-sivustojen sisältö, työlaitteiden vianmääritystiedot, hakutiedot, tuotteiden ja palveluiden palautetiedot, sisäisten toimialakohtaisten sovellusten tiedot, esimerkiksi myyntiprosessien tukemiseen kehitetyt sovellukset. Nämä ovat vain esimerkkejä sellaisista Microsoftin liiketoimintaan liittyvistä tiedoista, joista MDP voi käsitellä tietoja. MDP:tä koskevat ajantasaiset tiedot löytyvät Lisätietoja-sivulta.

Yllä mainittujen lähteiden sisältöön liittyvien tietojen lisäksi Microsoft voi käsitellä myös muita tietoja yllä mainituista lähteistä MDP:n tukemiseksi. Tällaisia toivat olla esimerkiksi seuraavat:

• Demografiset perustiedot, kuten nimesi ja aliaksesi, jne.;

• soveltuvaan sisältöön liittyvät metatiedot, esimerkiksi kellonaika- ja päivämäärätiedot, tietojen luomiseen ja muokkaamiseen liittyvät signaalit, tiedostojen ja kokousten nimet ja niin edelleen

• telemetriatiedot, esimerkiksi tiedot tuotteiden ja toimintojen käyttöön liittyen, yllä mainittuihin sisältötyyppeihin ja palveluihin liittyvät tiedot, ja koneisiin liittyvät tiedot, esimerkiksi ohjelmistoversiohistoria, konetyyppi, käyttöjärjestelmäversio ja niin edelleen.

Microsoftin MDP-tietojen käyttö perustuu Microsoftin lailliseen oikeuteen käyttää omia liiketoimintatietojaan liiketoimintaan liittyviin tarkoituksiin, sillä tällainen käyttö kumoaa ehdottomasti työntekijöiden yksittäiset oikeudet tietosuojaan tällaisissa liiketoimintaan liittyvissä tiedoissa. Microsoft voi käsitellä tiettyjä MDP-tietoja työntekijän suostumuksella, jos (1) työntekijän tietosuojaoikeus on suurempi kuin Microsoftin oikeus käsittelyyn ja jos (2) paikallinen laki edellyttää Microsoftia hankkimaan suostumuksen ennen käsittelyä. Kun suostumus on ensisijainen perusta tietojen käsittelemiselle MDP:ssä, Microsoft varmistaa kaikissa tapauksissa, että suostumus on vapaaehtoinen ja informoitu, ja varmistaa myös, että työntekijöille ei ole kielteisiä seurauksia suostumuksen antamisesta tai myöhemmästä hylkäämisestä, eivätkä he saa mitään erityistä etua siitä, että he haluavat osallistua MDP:hen tai jakaa tietoja MDP:hen.