30 questions pour bien mener une revue de projet

Quand : Dans les 3 mois suivant la mise en production des livrables du projet.
Qui : Une équipe pluridisciplinaire avec le PMO, le chef de projet, le sponsor de projet et les principales parties prenantes et clients.
Quoi : La Gouvernance et la Communication; la gestion des modifications; Le management
des risques ; Les coûts ; Les délais ; La satisfaction des clients.
Comment : Avec des questions ouvertes et un système de notation de 1 à 10 pour les questions fermées. Lors d’une rencontre en face à face autant que faire se peut.
Cette liste de départ regroupe une trentaine de questions par grande thématique.

Gouvernance et Communication

1. Qu’est-ce que le comité de projet a fait de bien et qui devrait être réutilisé sur de prochains projets ?
2. Qu’aurait-il pu mieux faire ?
3. Comment les parties prenantes et clients ont-ils été informés sur le projet et sa progression ?
4. Les canaux et médias de communication utilisés étaient-ils optimaux ?
5. Chaque groupe de parties prenantes a-t-il reçu les informations nécessaires au bon moment ?
6. La quantité d’information était-elle adéquate ?

Gestion des modifications

1. Quelles furent les modifications demandées et introduites pendant le projet ?
2. Les changements implémentés ont-ils démontré leur valeur ?
3. Les changements ont-ils compromis les délais, coûts ou qualité des livrables ?

Management des risques

1. Combien des risques envisagés se sont-ils matérialisés ?
2. Les plans de mitigation de ces risques ont-ils été efficaces ?
3. Combien de risques imprévus sont survenus ?
4. Avec quelle efficacité ont-ils été traités ?
5. Quels risques furent bien managés ?
6. Lesquels auraient pu être mieux managés ?
7. Le temps alloué au management des risques était-il adéquat ?

Délais

1. Le projet a-t-il été livré dans les temps?
2. La gouvernance projet a-t-elle été mise en place au bon moment ?
3. La gouvernance projet a-t-elle pris des décisions efficaces, au bon moment pour le projet et pour le business ?
4. Tout est-il en place pour capturer les bénéfices du projet dès que possible ?

Coûts

1. Comment les coûts effectifs se comparent-ils aux estimations de coût du projet ?
2. Qu’est-ce qui a coûté plus que prévu ? Pourquoi ?
3. Qu’est-ce qui a coûté moins que prévu ? Pourquoi ?
4. Quels coûts pourraient être réduits sur de futurs projets ?
5. Le plan de réalisation des bénéfices a-t-il été exécuté dans les temps et avec le bon management ?

Satisfaction des clients

1. Les clients du projet sont-ils satisfaits par les livrables du projet ?
2. Les livrables du projet sont-ils effectivement utilisés ?
3. Le support mis en place répond-il bien aux besoins des utilisateurs ?
4. Combien de mal fonctions ont dues être corrigées ?
5. Leurs corrections ont-elles été livrées rapidement et ont-elles résolu le problème du premier coup ?

Cette liste est assez générique pour s’appliquer à bon nombre de projets, mais de nombreuses autres questions peuvent venir la compléter !