Comment tirer le meilleur des 10 minutes que le dirigeant
de la société vous accordées pour présenter votre projet ?
L’un des points communs des dirigeants est qu’ils ont des agendas très chargés. Leur temps d’attention pour votre projet sera donc très limité et il ne faut pas gâcher une seconde de cette opportunité de vous adresser directement à eux dès qu’elle se présente.
Cela dit, le temps est précieux pour chacun d’entre nous car c’est une denrée qui nous est donnée en quantité limitée à notre naissance sans extension possible.
Donc, soyez précis, concis, adaptez votre propos à votre interlocuteur, attisez son intérêt, soyez attractif…
Quatre points me semblent réellement primordiaux selon mon expérience:
1. Faites simple
Soyez direct. Exposez les faits et pourquoi l’implication du dirigeant est nécessaire. Ne l’inondez pas d’informations et de détails, soyez concis et éviter tout jargon de votre profession. Ne pas vous y contraindre serait un gaspillage de temps pour cette personne et elle aurait tous les droits de penser que vous êtes incapables de faire preuve de synthèse et de vous exprimer clairement.
2. Proposez des solutions, pas uniquement des problèmes
Offrez une ou deux options (mais pas plus). Il ne sert à rien de présenter des problèmes sans propositions de solution. Et il ne sert à rien de présenter de trop nombreuses options car vous devriez avoir déjà sélectionner les meilleures, celles qui méritent l’attention du dirigeant. Il saura décider entre deux ou trois mais c’est votre responsabilité de les présenter de façon cohérente et documentée et de mettre en évidence avantages, inconvénients, coûts et impacts sur le projet.
3. Soyez spécifiques sur ce que vous attendez de cette personne
Un message électronique, un mémo, un coup de fil pour débloquer une situation, davantage d’argent, de temps ou de ressources, un arbitrage, une décision sur les priorités… Que cherchez-vous à obtenir de ces précieuses minutes ?
4. Fournissez une vue d’ensemble
Rappelez au décideur le contexte dans lequel s’inscrit votre projet. N’assumez pas qu’il/elle se souvient de qui nous sommes ni de l’objet de notre projet. Il/elle a beaucoup de choses à manager en parallèle. Commencez par relier votre projet aux objectifs stratégiques de l’entreprise (gagner des parts de marché, réduire des coûts, améliorer la qualité…) avant d’entrer dans les détails. Poursuivez ensuite avec un résumé des livrables et apports attendus du projet avec ses coûts, délais, et jalons majeurs. Exposez l’état d’avancement du projet avec les résultats déjà atteints.
N’hésitez pas à commenter ce billet pour y ajouter votre propre expérience et vos meilleures pratiques.