Savoir déléguer est une compétence clé chez

Nous avons tous entendu parler de délégation mais comprenons-nous réellement tout ce qu’elle comprend ? Ce n’est pas une excuse pour faire reposer l’échec sur un subalterne mais une dynamique de motivation et de développement de l’équipe pour que chacun puisse atteindre son plein potentiel et étendre ses compétences.

La délégation, c’est principalement confier votre autorité à d’autres.

Ceux à qui vous avez délégué peuvent agir et initier indépendamment et en assument la responsabilité avec vous. Si quelque chose tourne mal, vous restez responsable puisque vous êtes le chef de projet. Il s’agit donc de déléguer d’une telle façon que les choses soient faites et n’aillent pas (trop) mal.

Quel objectif ?

L’objectif de la délégation est de faire faire le travail par quelqu’un d’autre. Donc, de démultiplier votre capacité à faire. Pas seulement des taches simples telles que lire des instructions et les exécuter mais aussi la prise de décision et l’adaptation aux changements qui surviendraient. Avec la délégation, les membres de l’équipe projet ont autorité pour réagir aux situations et informations sans devoir vous en référer.
Si vous dites à vos équipes de mettre à jour leurs actions dans le registre dédié 2 fois par semaine, les lundi et jeudi par exemple. Si une action est complétée le mardi, elle ne sera pas mise à jour avant le jeudi et si elle était nécessaire pour déclencher le démarrage d’une autre action, vous avez perdu 48 heures. Si vous leur demandez de mettre à jour leurs actions aussi souvent que nécessaire, ce délai est potentiellement évité. Vous pouvez toutefois leur suggérer de revoir l’ensemble de leurs actions en cours au moins 2 fois par semaine.

Donner des instructions détaillées versus expliquer l’objectif

Vous pouvez demander à votre équipe d’envoyer un questionnaire de satisfaction aux utilisateurs une semaine après la livraison. Ou bien, vous pouvez expliquer que pour que le projet soit un succès, il faut se donner les moyens de collecter et exploiter les retours des utilisateurs du nouveau progiciel. Un questionnaire est l’un de ces moyens. Un forum interactif, un fil twitter, une page Facebook pourraient tout aussi bien répondre au besoin voire mieux ou plus rapidement selon la population adressée.
D’où l’importance de communiquer clairement sur la nature de la tâche, la marge de manœuvre et d’autonomie, et les sources appropriées de connaissances et d’informations.

Une autre raison de déléguer : aider un membre de l’équipe à se développer

Parfois des membres de l’équipe souhaitent en faire davantage. Ils n’ont cependant pas forcément toutes compétences et expérience nécessaires. Plutôt que les décourager de prendre des initiatives, nous allons les aider à prendre des responsabilités supplémentaires tout en dérisquant autant que possible cet apprentissage.

Quelques idées :

1. Appairer le junior avec un senior (de la tâche à déléguer). Demander au senior de permettre au junior d’observer, apprendre et participer progressivement de plus en plus.
2. Penser progression mesurée : Donner petit à petit de plus en plus de tâches de plus en plus difficiles. Permettez-leur ainsi de construire leur propre expérience.
3. Choir des tâches adaptées : Durée, complexité, compétences requises… en gardant à l’esprit votre propre compétence à les encadrer efficacement sur la tâche à faire.
4. Former : Prenez les devants en lui prévoyant un plan de formation qui le préparer aux responsabilités que vous allez lui déléguer. Gestion budgétaire, planification, suivi de chantier, présentations…

Que déléguer ou plutôt que conserver?

3 étapes simples pour commencer :

1. Identifiez les tâches que vous êtes seul à pouvoir faire. Par exemple, des tâches de management des objectifs et revue de performance des personnes qui vous reportent directement.
2. Listez le reste des tâches que vous faites. Repartez de votre agenda et de votre boite mail car on ne se rappelle pas toujours de tout ce que l’on fait. Lesquelles peuvent facilement être externalisées ? Les quelles nécessitent une formation spécifique pour qu’une autre personne puisse les faire ?
3. Lesquelles souhaitez-vus garder parce qu’elles vous font plaisir. Ne vous forcez pas à déléguer systématiquement des choses qui vous rendent heureux.

Prenez en compte les 4 niveaux d’autorité

Autorité zéro

Ces sujets peuvent être répétitifs, mornes et fastidieux, mais ce sont des tâches si importantes ou complexes que vous avez besoin de vous assurer personnellement qu’elles soient complétées parfaitement. Elles pourraient aussi exiger un haut niveau d’autorité. Il est important de bien expliquer ceci à la personne. Il ne s’agit pas d’un manque de confiance en elle, c’est simplement lié à la nature de la tâche.
Un exemple pourrait être de compiler les statistiques d’usage de la nouvelle application mise en production ou de vérifier l’orthographe ou l’anglais d’une présentation critique.

Autorité minimale

Etape cruciale consistant à permettre au collaborateur de commencer à avoir un impact sur le résultat désiré. Le sentiment de satisfaction, loyauté et valeur sont plus importants. La délégation à ce niveau nécessite un processus de contrôle de la progression et d’incitation à vous contacter en cas de difficultés.
Un exemple est d’analyser les statistiques d’usage mentionnées ci-dessus et proposer des actions d’amélioration.

Autorité modérée

La personne s’engage dans la prise de décision sur les tâches confiées sans votre participation directe. Elle gère les objectifs de la tâche et l’évaluation de leur atteinte. La personne vous informe toujours des progrès et vous attendez d’elle qu’elle élève le seuil des problèmes sur lesquels elle vous consulte. Elle est responsable de ses décision et de la résolution des problèmes sans avoir besoin de votre constante surveillance et approbation.
Cette fois-ci, dans le même exemple, le collaborateur va mettre en place les plans d’action en vous informant mais sans attendre votre feu vert.

Autorité totale

La personne a le complet contrôle de chaque tâche jusqu’à son achèvement réussi. Ceci exige la confiance. Le collaborateur est mature, efficace, autosuffisant, fiable et peut se débrouiller seul sans beaucoup de surveillance. Recevoir une délégation avec ce niveau d’autorité est un grand changement pour le collaborateur, à la fois valorisant et motivant.
Le collaborateur prend en charge le problème global de la satisfaction des utilisateurs et met en œuvre métriques et actions adaptées pour l’accroitre.

Comment déléguer en 10 points ?

1. Expliquez pourquoi le travail à faire est important. Ceci peut paraitre évident mais est trop souvent oublié.
2. Définissez clairement vos attentes. Exposez les résultats attendus de manière aussi précise que possible.
3. Mettez-vous d’accord sur un délai réaliste. Si la cible vous semble trop éloignée dans le temps, prévoyez des livrables intermédiaires.
4. Exposez simplement le niveau d’autorité (voir précédent point sur les 4 niveaux).
5. Vérifiez la bonne compréhension de tous les points ci-dessus.
6. Faites un suivi avec des points de rencontre réguliers.
7. Soyez disponible !
8. Gardez vos distances avec la tâche à faire. N’intervenez pas.
9. Maintenez un journal de qui fait quelle tâche. Utile pour le suivi.
10. Remerciez et donnez tout le crédit à la personne quand la personne réussit ou progresse bien.

A qui déléguer ?

1. Il sait ce que vous voulez
2. Il a l’autorité pour le réaliser
3. Il sait comment le faire (compétences de base)
4. Il a le temps de le faire

Puis tenez une réunion avec la personne. Demandez à la personne de quel autre support ou ressources elle pense avoir besoin. Vérifiez son niveau de confort avec la mission en fonction de ses questions.
Confirmez le contenu de la discussion par email et récapitulez bien ce qui a été convenu.
Déterminez toute formation nécessaire et organisez-la.
Il peut arriver que certaines tâches puissent être déléguées vers le haut, vers votre supérieur direct ou autre manager. Il peut s’agir de trouver du budget additionnel, dégager des ressources clés prévues mais pas libres, renforcer un message sur le nécessaire accompagnement au changement par les sponsors exécutifs…