આ સારાંશ Microsoft 365 અને Office ઉત્પાદનો જેમકે Access, Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint, અને Word પર લાગુ પડે છે, જે અમારા ગ્રાહકોને વધુ પ્રાપ્ત કરવામાં મદદ કરવા માટે ડિઝાઇન કરવામાં આવ્યા છે. આ ગોપનીયતા માહિતી દ્વારા આવરી લેવાયેલા ઉત્પાદનોની  સંપૂર્ણ સૂચી માટે,  Office ઉત્પાદનો માટે ઉપલબ્ધ ગોપનીયતા નિયંત્રણો જુઓ.

Microsoft અમારાં ગ્રાહકો પ્રત્યે વધુ પારદર્શક બનવા અને તેઓને તેમના ડેટા પર વધુ નિયંત્રણ આપવા માટે સમર્પિત છે. આ કાર્યના ભાગરૂપે,  અમે  અમારા મુખ્ય ઉત્પાદનો અને સેવાઓને એવા મોડેલમાં ખસેડ્યા છે જ્યાં અમે જેવાં ગ્રાહકો તેમના ડિવાઇસેસનો ઉપયોગ કરે છે તેવાં તેમની પાસેથી વ્યક્તિગત ડેટા એકત્રિત કરી લઈએ છીએ અને તેને જરૂરી અથવા વૈકલ્પિક તરીકે  વર્ગીકૃત કરવામાં આવશે. આ અમારા ગ્રાહકો માટે અમે એકત્રિત કરીએ છીએ તે ડેટા અને અમે તેનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરીએ છીએ તે વિષેની માહિતીને શોધવાનું અને તેઓની ગોપનીયતા વિષે સૂચિત પસંદગીઓ કરવાનું વધુ સરળ બનાવશે.

આ લેખ આવશ્યક અને વૈકલ્પિક ડેટાના પ્રકારો,  એપ્લિકેશનો દ્વારા એકત્રિત કરવામાં આવતા વ્યક્તિગત ડેટાની ચોક્કસ શ્રેણીઓ, અને Microsoft સાથે શેર કરવામાં આવેલા ડેટાને અનુકૂલિત કરવા માટે અમારા ગ્રાહકો તેમની ગોપનીયતા સેટિંગ્સને કેવી રીતે પરિવર્તિત કરી શકે છે, તેનું ઑવરવ્યૂ આપે છે.

આવશ્યક શ્રેણીના ડેટા અમારા ઉત્પાદનોને અપ-ટૂ-ડેટ, સુરક્ષિત અને અપેક્ષા મુજબ કાર્યરત રાખવા માટે જરૂરી છે. આવશ્યક ડેટામાં આ બાબતો સામેલ હોય છે, જેમ કે ગ્રાહકના ડિવાઇસનો પ્રકાર અને સંસ્કરણ, જેથી અમે અમારા અનુભવોને સુરક્ષિત અને સલામત રાખવા માટે, અમારી ક્લાઉડ સેવાઓ અને સુરક્ષા પૅચને કનેક્ટિવિટી આપી શકીએ, તેમજ એવા ડાયગ્નોસ્ટિક ડેટા સામેલ હોય છે જે નોંધપાત્ર સુવિધાની નિષ્ફળતાઓને શોધવામાં અમને મદદ કરે છે.

કેટલાક કિસ્સાઓમાં, ગ્રાહક તે ડેટા પર આધારિત ઉત્પાદન સુવિધાઓ અથવા કાર્યોનો ઉપયોગ કરવો કે નહીં તે નક્કી કરીને આવશ્યક ડેટા એકત્રિત કરવામાં આવે છે કે કેમ તે નિયંત્રિત કરી શકે છે. ઉદાહરણ તરીકે, જો કોઈ મોટી સંસ્થાના ગ્રાહક ક્લાઉડમાં દસ્તાવેજ સંગ્રહ અને સહયોગ સાથે  Wordનો ઉપયોગ કરે છે, તો અમે તેમના કર્મચારીઓના દસ્તાવેજોને સુરક્ષિત રાખવા અને તેમના બધા ડિવાઇસેસ પર  સિંક્રનાઇઝ્ડ કરવા માટેનો આવશ્યક ડેટા એકત્રિત કરીએ છીએ.

જેમ જેમ તમે Microsoft 365 એપ્લિકેશન્સ સાથેની સેવાઓનો ઉપયોગ કરો છો, જેમ કે PowerPoint સ્લાઇડમાં ઇમેજ દાખલ કરવી અથવા Excelના નવીનતમ સંસ્કરણ પર અપડેટ કરવું, તેમ તેમ તમને કાર્યક્ષમતા પ્રદાન કરવા માટે ડેટાને Microsoftને મોકલવામાં આવે છે અને તેની પર તેના દ્વારા પ્રક્રિયા કરવામાં આવે છે. અમે જેને આવશ્યક સેવા ડેટા કહીએ છીએ તેવો આ ડેટા Microsoft માટે આ કાર્યક્ષમતા વિતરિત કરવા માટે જરૂરી છે, જેના કારણે  તે  સુરક્ષિત, અપ ટુ ડેટ અને અપેક્ષા પ્રમાણે કાર્યરત છે તે સુનિશ્ચિત કરવામાં મદદ મળે છે.

જ્યારે તમે Microsoft 365 એપ્લિકેશનો સાથે ક્રિયાપ્રતિક્રિયા કરો છો, ત્યારે કનેક્ટેડ અનુભવો, Microsoft 365 Copilot અને આવશ્યક સેવાઓ આ બધું જ આવશ્યક સેવા ડેટા જનરેટ કરે છે.

આવશ્યક સેવા ડેટા એ ચોક્કસ ડેટા પ્રકાર  નથી , જેમ કે ગ્રાહક ડેટા અથવા વ્યક્તિગત ડેટા (જેને Microsoft ઉત્પાદનો અને સેવાઓ ડેટા સુરક્ષા એડેન્ડમ (DPA)માં વ્યાખ્યાયિત કરવામાં આવેલ છે). તેના બદલે, તે Microsoft 365 એપ્લિકેશનો દ્વારા કોઈ સેવા સાથે ક્રિયાપ્રતિક્રિયા કરતી વખતે જેની પર પ્રક્રિયા કરવી આવશ્યક હોય છે  તે બધા ડેટા માટેનું એક સામાન્ય વર્ણન છે. તેમાં નીચેના વિશિષ્ટ તત્વોનો સમાવેશ થાય છે: સર્વિસ કૉલ્સ, સામગ્રી અને સેવા-સંબંધિત ડાયગ્નોેસ્ટિક ડેટા.

એકત્રિત કરવામાં આવતા અને Microsoftને મોકલવામાં આવતા ડેટાના ઉદાહરણ પરિદૃશ્યો સહિતની વધુ માહિતી માટે,  Microsoft 365 ઉત્પાદનો માટે આવશ્યક સેવા ડેટા જુઓ.

કનેક્ટેડ અનુભવો અને Microsoft 365 Copilot માટે, તમે અમારા હાલના ગોપનીયતા નિયંત્રણો અને સેટિંગ્સનો ઉપયોગ કરી શકો છો, જેથી આવશ્યક સેવા ડેટાને એકત્ર કરવામાં આવતો અને Microsoftને મોકલવામાં આવતો અટકાવી શકાય.

જરૂરી સેવાઓ માટે,  આવશ્યક સેવા ડેટા હંમેશાં એકત્રિત કરવામાં આવે છે અને Microsoftને મોકલવામાં આવે છે. તમે આ જરૂરી સેવાઓને બંધ કરી શકતા નથી કારણ કે તે Microsoft 365  એપ્લિકેશન્સ કેવી રીતે કાર્ય કરે છે તેની ચાવી છે.

ક્લાયંટ સૉફ્ટવેરને સુરક્ષિત, અપ-ટુ-ડેટ અથવા અપેક્ષા મુજબ કાર્યરત રાખવા માટે વૈકલ્પિક શ્રેણીમાંનો ડેટા આવશ્યક અથવા ચૂસ્તપણે જરૂરી નથી. વૈકલ્પિક ડેટામાં એવી બાબતો સામેલ હોય છે કે જેમકે Word માં અમારી છબીની લાઇબ્રેરીમાંથી લોકો ઉપયોગ કરવા માટે ક્યા ચિત્રોનું ચયન કરે છે જેથી અમે વધુ સારા છબી વિકલ્પો પ્રદાન કરી શકીએ, અને PowerPoint સ્લાઇડ દેખાવામાં કેટલો સમય લે છે તે વિશેની માહિતી જેથી અમે અમારા સૉફ્ટવેરના પ્રદર્શનને સુધારી શકીએ.

એપ્લિકેશન્સ  પ્રદાન કરવા માટે વૈકલ્પિક ડેટા જરૂરી ન હોવાથી ગ્રાહકો નક્કી કરી શકે છે કે અમને આ પ્રકારનો ડેટા એકત્રિત કરવાની પરવાનગી આપવી કે નહીં. હોમ ઉપયોગકર્તાઓ  એપ્લિકેશન્સના પ્રારંભિક સેટઅપ દરમિયાન અથવા સેટઅપ પછી એપ્લિકેશન્સમાં ઉપલબ્ધ ગોપનીયતા સેટિંગ્સનો ઉપયોગ કરીને આ નિર્ણય લઈ શકે છે. કાર્ય અથવા શાળાના વાતાવરણમાં, વ્યવસ્થાપકો માટે તેમની સંસ્થા માટે આ નિર્ણય લેવા માટેના ઉપકરણો ઉપલબ્ધ છે.

જોકે વૈકલ્પિક ડેટા શેર કરવો આવશ્યક નથી, તેમ છતાં આ ડેટા અમને અમારા ગ્રાહકો માટે નવા અને વધુ સારા અનુભવો વિકસાવવામાં મદદ કરે છે. અમે ઇચ્છીએ છીએ કે અમારા ગ્રાહકો આ ડેટા અમારી સાથે શેર કરે, પરંતુ તેઓ ગમે તે નિર્ણય લે તો પણ  એપ્લિકેશનો અપેક્ષા મુજબ કાર્ય કરવાનું ચાલુ રાખશે. આ અમારા ગ્રાહકોનો ડેટા છે અને તેઓ પોતાની ગોપનીયતા વિશે જે નિર્ણયો લે છે અમે તેનું સન્માન કરવા માટે પ્રતિબદ્ધ છીએ.

તમે જ્યારે એપ્લિકેશન્સનો ઉપયોગ કરો છો, ત્યારે આવશ્યક અને વૈકલ્પિક ડાયગ્નોસ્ટિક ડેટા એમ બંને માટે કયા ડાયગ્નોસ્ટિક ડેટાને એકત્રિત કરવામાં આવે છે તે જોવા માટે તમને સક્ષમ બનાવવા માટે Microsoft દ્વારા ડાયગ્નોસ્ટિક ડેટા વ્યૂઅર પ્રદાન કરવામાં આવે છે.

ગ્રાહકે Microsoft ખાતા સાથે (ઉદાહરણ તરીકે, વ્યક્તિગત outlook.com ઈમેલ સરનામું) અથવા કાર્ય અથવા શાળા ખાતા સાથે સાઇન ઇન કરેલું છે કે કેમ તેના આધારે ગ્રાહકો માટે ગોપનીયતા સેટિંગ્સ ઉપલબ્ધ છે. તમારા વ્યક્તિગત ડેટાનું નિયંત્રણ કરવા માટે વિવિધ સેટિંગ્સ વિષે વધુ જાણો:

• તમારા ખાતાની ગોપનીયતા સેટિંગ્સ ઍક્સેસ કરો
• Microsoft ગોપનીયતા ડૅશબોર્ડ

સંસ્થાઓમાં, સંચાલકો એ વાતને નિયંત્રિત કરે છે કે Microsoft ને જરૂરી અથવા વૈકલ્પિક ડાયગ્નોસ્ટિક ડેટા મોકલવામાં આવે છે કે નહીં. તેઓ એ પણ નિયંત્રિત કરી શકે છે કે  કયા કનેક્ટેડ અનુભવો તેમના ઉપયોગકર્તાઓને ઉપલબ્ધ છે. વ્યવસ્થાપકો માટે તેઓની સંસ્થાઓમાં ગોપનીયતા સેટિંગ્સને સંચાલિત કરવા માટે ઉપલબ્ધ વિવિધ વિકલ્પો વિષે વધુ જાણો:

• એન્ટરપ્રાઇઝ માટે Microsoft 365 ઍપ્સ માટે ગોપનીયતા નિયંત્રણોનું વિહંગાવલોકન
• એન્ટરપ્રાઇઝ માટે Microsoft 365 ઍપ્સ માટે ગોપનીયતા નિયંત્રણોને મેનેજ કરવા માટે નીતિ સેટિંગ્સનો ઉપયોગ કરો
• Mac માટે Office માટે ગોપનીયતા નિયંત્રણોને મેનેજ કરવા માટે પ્રાથમિકતાઓનો ઉપયોગ કરો
• iOS ડિવાઇસેસ પર Office માટે ગોપનીયતા નિયંત્રણોને મેનેજ કરવા માટે પ્રાથમિકતાઓનો ઉપયોગ કરો
• Android ડિવાઇસેસ પર Office માટે ગોપનીયતા નિયંત્રણોને મેનેજ કરવા માટે નીતિ સેટિંગ્સનો ઉપયોગ કરો
• વેબ એપ્લિકેશન્સ પર Office માટે ગોપનીયતા નિયંત્રણોને મેનેજ કરવા માટે નીતિ સેટિંગ્સનો ઉપયોગ કરો

 એપ્લિકેશન્સનો  ઉપયોગ Windows, Mac, Android અથવા iOS ડિવાઇસેસ પર થઈ રહ્યો છે કે કેમ તે ધ્યાનમાં લીધા વિના મોટાભાગની સેટિંગ્સ ઉપલબ્ધ હોય છે.

અમે સામાન્ય રીતે ડેટાને કેવી રીતે એકત્રિત કરીએ છીએ અને ઉપયોગમાં લઈએ છીએ તે વિશે વધુ જાણો:

• Microsoft ગોપનીયતા વિધાન
• Microsoft ખાતે ગોપનીયતા